МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА  РФ

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ  ЗАОЧНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И ПОВЫШЕНИЯ  КВАЛИФИКАЦИИ 

Отделение Государственного и  муниципального управления

Кафедра Устойчивого развития и информационно-консультационного обеспечения сельских территорий 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

Дисциплина:

«Документирование управленческой деятельности» 
 

Тема:

«Подготовка дел и порядок  передачи дел в  архив для дальнейшего  хранения»  
 
 

  

                                                                                  Выполнил (а):

                                                                                 Студент  2 курса, 1 группы

                                                                                 Кафанова А.И

                                                                                 Шифр У08050

                                                                                 Проверил(а):ШипилинаТ.М

                                                                 

                                                                                                
 
 
 
 
 
 

Новосибирск 2009 

Оглавление

Введение                                                                                       3

1. Подготовка  дел  для последующего хранения              5
2. Экспертиза ценности документов                                  5
3. Оформление дела                                                             8
4. Оформление обложки дел                                             13
5. Составление и оформление архивных описей дел      15
6. Сдача дел в архив                                                           17

Заключение                                                                                 19

Список литературы                                                                    20

Приложения

Введение

     Система хранения информации стала формироваться  одновременно с формированием системы  деловой письменности.  
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

       Первое упоминание о сознательном  сборе хранившихся документов  относится к 1829 г., когда Николай  1 оставил резолюцию « Разобрать,  что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., « О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».  
После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.  
Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов», а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия.  В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д. Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

      Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими судами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Подготовка дел  для последующего хранения 

   Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

   В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

   Дела  для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Подготовка  документов к длительному хранению включает в себя:

• Экспертизу ценности документов;
• Оформление дел;
• Оформление обложки дел;
• Составление описей;
• Сдача дел в архив организации.

2. Экспертиза ценности документов

   Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.¹

   Экспертиза  ценности документов в организации  проводится:

   - в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

   - в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.²

   Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

   - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

   - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

   - нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.³

   Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.⁴

   При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

   - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

   - отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

   - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

   При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.⁵

   Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем  полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.⁶

   Дела  с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.⁷

   Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.⁸

   Подготовка  электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

   - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

   - запись электронных документов на машинные носители;

   - проверка качества записи;

   - описание электронных документов;

   - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

   - подготовка комплекта сопроводительной документации.⁹

   Сопроводительная  документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

   - название документа,

   - дата его создания,

   - характеристика содержания (аннотация),

   - электронный формат,

   - физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),

   - объем документа (для баз данных также – количество записей). ¹⁰

   По  результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

   Указанные описи и акты рассматриваются  на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации  одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 
 

3. Оформление дела

   Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.¹¹