Переписка как элемент деловой документации

Информируем Вас, что ЗАО «Премьер» ведет  в России широкую спонсорскую  деятельность.

   Так, в 2004 году компания оказала спонсорскую  помощь Департаменту печати и информации; выступила спонсором розыгрыша кубка России по футболу; в рамках культурной программы организовала концерты групп East 17 и Сitizens в Москве и Санкт – Петербурге.

   Компания  также ежегодно выступает генеральным  спонсором автогонок Camel Trophy.

   Руководство ОАО «Премьер» планирует расширение спонсорской деятельности в России и особенно Москве. 

   Логическая  схема письма – ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составляет ответ;
2. обоснование причины отказа( если письмо – отказ);
3. констатация отказа.

   Например:

   Вашу  просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не может из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

   Гарантийные письма составляют с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «Гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и так далее. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш авдрес наложенным плптежом (вид гарантии).

   Например:

   Просим  дать разрешение на аренду зала 6 февраля т.г. с 17.00 до 20.00 для организации концерта художественной самодеятельности участникам Всероссийского совещания руководителей начального профессионального образования.

   Оплату  аренды зала гарантируем.

   По  признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

   По  особенностям композиции письма делятся  на одноаспектные (посвящены решению  одного вопроса) и многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов.

 

__________________

   *Состоят  обычно из разделов, подразделов,  пунктов, подпунктов. Содержат просьбу, извинение, гарантии.

   **Относятся  к этикетной переписке. 

   Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

     Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора,  

дата, номер  документа, ссылка на дату и номер  входящего документа, адресат, заголовок  к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах –  отметка о наличии приложений.

   По  ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке  отрицательных эмоций (например, в  конфликтных ситуациях) это поможет  корректно изложить вопрос.

   Один  из методов составления плана  сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

      1. Сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;

2. Формулирование выводов на основе базы данных;
3. Использование выводов в качестве плана для составления текста.

     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

     Использование типовых текстов  и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

     В зависимости от типа письма  и его содержания текст письма  может быть простым или сложным.  Простые письма состоят из  одной-двух частей: вступления и  заключения. Сложные в композиционном  плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

   Во  вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса  или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

     В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

     В заключение формулируется основная цель письма.

     В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

     Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

     Для упрощения операций по  обработке писем и ускорения  их исполнения не рекомендуется  в одном письме рассматривать  два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

     Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме  «О чем?», например:  «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи»

     Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

     Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

     Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором

соответствующего  направления, если письмо будет подписываться  руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

     Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

     Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

     Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельства изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

     Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

     Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

     Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

     Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

     Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

     Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее

написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

     Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если

она представляется руководителю организации. Внешняя  докладная записка подписывается  руководителем организации.

     Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

     Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

     Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

     Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

     Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

     Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

     Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

     Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя, поэтому останавливаться подробнее на оформлении телеграмм нет смысла.

     Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.