Переписка как элемент деловой документации

2. ВИДЫ ДЕЛОВОЙ  ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Правила оформления делового письма 

   Деловая переписка занимает значительное место  в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых  элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

   Виды  деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и 

типовых заявок. Содержанием переписки могут  быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

   При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

   Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

        Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

   Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

• документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

     К реквизитам делового письма  относятся:

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• оттиск печати;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

     Письма оформляют в двух экземплярах  – первый подготавливают на  бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

       

2.2. Виды писем 

   Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах

должна  присутствовать – ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

     Официально-деловая переписка по  тематическому признаку делится  на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельно-сти, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них).

     По функциональному признаку  письма можно разделить на требующие и не требующие ответа. 
 
 
 
 

 

__________________

   * Не требуют ответа письма, констатирующие свершившийся факт. 

   Письма - приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и так далее обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый...», «Глубокоуважаемый…».  

   Например:

     Уважаемые коллеги!

   Главным управлением МВД Новосибирской  области 27 февраля 2005 г. в 10.00 проводится коллегия по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную  систему профилактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.

   Прошу направить Ваших заместителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия в проведении коллегии, обсуждении доклада, внесении предложений по совершенствованию взаимодействия ведомств в условиях действия федерального закона «Об основах системы профилактики безнадзорности и  

правонарушений  несовершеннолетних», принятого Государственной  Думой 21 мая 1999 года.

   Об  участии Ваших заместителей просьба  сообщить по контактному телефону…до 11.00 24.02.2005 г. Ивановой Татьяне Николаевне.

   Письма  – просьба. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения  просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма – просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

   Например:

   В настоящее время медицинская  техника нашей районной больницы изношена на 80 %. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

   Просим  предусмотреть в бюджете области  на 2006 год 1,5 млн. рублей на приобретение новой техники и ремонта действующей. 

   Письма  – предложения о сотрудничестве. В последнее время широкое  распространение получили письма –  предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем – просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

   Например:

   В Межрегиональную ассоциацию «Сибирское соглашение» поступило предложение  Межрегионального сибирского медицинского фонда им. Д.Д. Яблокова о сотрудничестве в организации и осуществлении  программы «Научное наследие» для  формирования научного мировоззрения, финансовой поддержки инновационных проектов молодых ученых и врачей Сибирского региона в области фундаментальных и прикладных исследований на конкурсной основе.

   Прошу высказать Ваше мнение о возможности  участия Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение» в реализации этого проекта на договорной основе. 

   Приложение: Проект договора и Решения МАСС, подготовленные Фондом им. Д.Д. Яблокова, на 2 л. в 2 экз.    

   Сопроводительные  письма составляют для сообщения  адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

   В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

   Например:

   Направляем  список лиц, представленных для вручения удостоверений к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.» для дополнительного рассмотрения и документ, на основании которого представляемый внесен в список. 

   Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда  невозможно решить вопрос лично или  по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между  разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. 

   Например:

   Об  оформлении заказа на мебель

Уважаемые господа!

   Предлагаем  Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой  нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы сможем оформить ваш заказ в течении текущего месяца.    

   В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

   Например:

   С 4 по 9 сентября т.г. на базе отдыха профобразования  в Ордынском районе проходил семинар  ученического актива и заместителей директоров по учебно-воспитательной работе профессиональных училищ области. В работе этого семинара принимали участие работники кафедры социализации личности и психологии воспитания Вашего института.

   Семинар прошел на высоком научно – методическом уровне, учащиеся познакомились с  идеями демократических начал в  управлении и организации учебного процесса, профессиональной подготовки, досуга, а также были включены в активное творчество по ознакомлению с некоторыми моделями организационной деятельности.

   Прошу поблагодарить и найти формы  поощрения работников, кафедры социализации личности и психологии воспитания (зав. кафедры Й.Г. Бориков).  

   Цель  информационного письма заключается  в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного  письма бывает достаточного подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом.

В целом  принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

   Объем информационного письма может варьировать  от размера обычно справки, состоящей  из одного предложения, до сообщения, занимающего  несколько страниц. Нередко к  информационным письмам прибегает  с целью пропаганды деятельности отдельных организации.

   Например:

   О спонсорской деятельности.

Уважаемые господа!