Переписка как элемент деловой документации

     Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

     Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.

     Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

     Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

• маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;
• индивидуальный номер абонента;
• сокращенное название организации (фирмы);
• сокращенное наименование страны.

     Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.

     Вторая часть служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

    Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.

     Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.

     Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится регистрационный номер документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

     В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

     Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

     Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса – ожидание ответа или нового сообщения – исключает необходимость вновь набирать номер.

     В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.

     Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

     Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

     По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

     Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ,

распоряжение, договор, протокол и другие, но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного  рода информационных сообщений.

     Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

     Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

     Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

     Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

     Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

    Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности,

фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер  полученной телефонограммы.

     В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

    Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

     Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

     Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.

     Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

                                                                                                                           

     Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры,

затем расшифрована и отпечатана. Следует  проверять правильность записи повторным  чтением телефонограммы в конце  ее передачи.

     Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.

     Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

     Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанный на принтере.

     Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

     Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в

системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т. д. 

2.3. Переписка по электронной почте 

     Стиль делового письма, отправляемого по электронной почте, не отличается от обычного письма. Переписка лишена лишена эмоций. Соответственно стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым. При почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью внешних атрибутов. Например, используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и тому подобное при электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

     Электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почти экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «Online». Требуется умение вести письменный диалог, как

отмечают  некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

     Язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскоминку стандартных при традиционной переписке выражений типа «please, be informed» (информируем Вас..), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.д. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса (перевод на русский язык).

     При частной неформальной переписке по электронной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emotucons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail.

     Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформулированные из первых букв словосочетания).

     Разумеется  Smileys это касается только личностной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

     Акронимы (Acronyms) встречаются намного чаще при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке.

     Эти взятые из западной литературы по деловой корреспонденции рекомендации наглядно свидетельствуют, насколько серьезно современные документоведы относятся к переписке по электронной почте. Они рассматривают ее как наиболее перспективную из принятых сегодня на вооружение способов коммуникации и прогнозируют нуклонный ее рост в будущем. Это обусловлено скоростью при передаче информации и простотой операции при ее использовании. Однако многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Нередко при подготовке корреспонденции на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо

играет  роль визитной карточки, и его требуется  изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов.