Организация электронного архива учреждения

В «1С: Архив 8» включены следующие отчеты:

 

 

Рисунок 1- справка об исполнительской дисциплине

 

Рисунок 2 - Список поручений, истекающих на дату

 

Рисунок 3 - Список просроченных поручений

 

Рисунок 4 - Динамика роста хранилища

 

Рисунок 5 - Справка по поручениям

• Справка по документам

ВЫВОД

 

2.4 Оценка эффективности  проекта

 

 

Таким образом  можно обобщить все плюсы данной программы и сделать вывод:

1. Приложение 1С: Архив 8 это система управления документами, позволяющая повышать эффективность электронного документооборота на больших и малых организациях. 1С: Архив 8 работает, в том числе, и с очень большими объемами электронной документации.
2. С помощью системы 1С: Архив 8 можно организовать в Пенсионном Фонде ЕАО централизованный архив документов, выполненный в виде иерархии папок. Все папки, создаваемые с помощью 1С: Архив 8 обозначаются русскими именами и могут иметь любой уровень вложенности. В данном приложении на каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка. Реквизиты, которые отмечаются в этой карточке, соответствуют требованиям ГОСТ. С их помощью можно легко и быстро определить все необходимые параметры документа в 1С: Архив 8, узнать дату его создания, редактирования и прочее.
3. Работа с документами внутри системы 1С: Архив 8 хорошо продумана и умело организована. Она позволяет вести совместное использование и редактирование файлов. Система 1С: Архив 8 следит за тем, чтобы в данный момент времени документ редактировался только одним пользователем, временно блокируя доступ к нему остальным.
4. Еще одна важная возможность 1С: Архив 8 это хранение разных версий электронных документов. Даже после редактирования вы можете вернуться к любой из старых версий документа, что может быть очень полезным в работе.
5. 1С: Архив 8 дает возможность разделить права доступа к документам и разделам для разных групп пользователей. В зависимости от уровня доступа, пользователь 1С: Архив 8 может иметь возможность чтения, добавления, редактирования и удаления электронных документов. В карточке документа пользователи могут оставлять свои рецензии, доступные для свободного просмотра.

Установка программы 1С: Архив обойдется в 24000 рублей. В комплект поставки программы документооборота 1C: Архив 8 входят:

• фирменный компакт-диск с программами и вспомогательными материалами;
• руководство пользователя;
• руководство администратора;
• конверт и регистрационная анкета;
• ключ защиты HASP

Таким образом, можно сделать вывод о том, что проект программного продукта «1С: Архив 8» для организации является эффективным и может быть реализован.

ДЕНЬГИ  И ВРЕМЯ

 

Заключение

 

 

Электронные архивы стали необходимым условием эффективной  работы современной организации.

Таким образом, под электронным  архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные  средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для  всех предприятий, организаций и учреждений. Следовательно самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Поэтому  в настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.

Таким образом, нормативно-правовая база деятельности архивов - это совокупность законов, нормативных актов, регламентирующих организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Рассматриваемым учреждением явилось - Отделение  Пенсионного фонда России по Еврейской  автономной области.

В последнее  время большинство организаций  стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной.

Поэтому  с  большими объемами информации появилась  потребность в создании программы, которая бы позволяла наиболее удобно и качественно хранить ее. Данная возможность в компьютерной среде предоставляется путем архивирования файлов. Эта программа позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

На основании  анализа рынка программных продуктов, предоставляющих возможность организации видеоконференций разных уровней, был выделен и рекомендован для внедрения продукт фирмы 1С: Архив 8.

Положительная оценка эффективности проекта была подтверждена за счет: повышения  эффективности электронного документооборота в учреждении; ведения  совместного использования и редактирования файлов; хранения разных версий электронных документов; возможности чтения, добавления, редактирования и удаления электронных документов.

 

Список использованной литературы

 

4. Организация работы с документами:  Учебник/ Под ред. проф. В.А.  Кудряева. – 2-е изд., перераб. и  доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

 

1. Декрет СНК  РСФСР от 1 июня 1918 года от «О реорганизации и централизации архивного дела» // Электронное периодическое издание «Открытый текст», доступ: www.opentextnn.ru/ censorship/russia/ sov/law/snk/1917/?id=656

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ.
2. Основные правила работы архивов организаций.- М.: ВНИИДАД,2002.
3. Основные правила, работы государственных архивов с кино-фотофонодокументами / Главар-хив СССР. ВНИИ документоведения и арх. дела.- М., 1980.- 166 с.
4. Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». 7 июля 1993 г. № 5342-1 // Отечественные архивы. 1993. № 5. С.3-10.
5. Постановление Верховного Совета РСФСР «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования». Утв. Роскомархивом 15 июня 1992 г. // Вестник архивиста. 1992. № 4. С.21-31.
6. Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». 3 марта 1993 г. № 191 // Отечественные архивы. 1993. № 3. С.3-4.
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562 «Об учреждении Положения о Федеральной архивной службе России» // Отечественные архивы. 1999. № 1. С.3-8.
8. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства РФ , 26.06.2004, №124, ст. 1231.
9. Приказ Федеральной архивной службы России (Росархив) №101 от 29 декабря 2001г. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации». – М., 2002.
10. Уголовный Кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ// Собрание законодательства РФ, 17.06.1996.- N 25.- Ст. 2954.
11. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». 17 марта 1994 г. № 552 // Отечественные архивы. 1994. № 3. С.3-12
12. Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ , 01.10.2007, №40, ст. 4717.
13. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» // Отечественные архивы. – 2005. - № 1.
14. АртизовА.Н. Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы.-1996.-№4.-с.4-5.
15. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.
16. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. . Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2005.-132с.
17. Козлов В.П. Историко-архивный институт: хроника развала и точка бифуркации // Вестник архивиста. 2003.- № 1 (73).- С. 90 - 91.
18. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Отечественные архивы. – 1993. - № 5.

 

Перечень ссылок

 

1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML
2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа:

http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631

3. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html
4. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct
5. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/

 

¹ Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 года от «О реорганизации и централизации архивного дела» // Электронное периодическое издание «Открытый текст», доступ: www.opentextnn.ru/censorship/russia/sov/law/snk/1917/?id=656

² Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. М., 2002. С. 112.