Организация повседневной деятельности архива

Введение

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Важнейшими функциями архивов являются, во-первых, сохранять документы, то есть сохранять национальную историю, национальную память. Во-вторых, обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. В-третьих, документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию. И четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Существуют маркетинговые исследования Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ.

Цель моей курсовой – охарактеризовать работу архива. Для этого нужно решить следующие задачи:

• рассмотреть порядок создания архива;
• проанализировать работу с персоналом;
• определить дополнительные функции архива.

 

 

 

 

1. Организация повседневной деятельности архива

 

1.1. Создание  архива и управление

Государственный архив выступает центром хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и создается Правительством республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа. Помимо государственного архива существуют еще муниципальные и ведомственные архивы. Ведомственный архив создается приказом руководителя учреждения, предприятия, организации для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений учреждения, предприятия, организации или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает передачу этих документов на государственное хранение.

Управление архивом представляет собой организацию деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива и осуществляется на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, Правил работы архивов с помощью организационно-распорядительных, экономических методов и социальных стимулов.

Руководит деятельностью работников архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач заведующий архивом или его директор. Также на правах совещательного органа в архиве создается дирекция, которая рассматривает основные вопросы деятельности архива.

На правах научно-совещательных органов в архиве создаются:

• Экспертно-методическая комиссия, которая рассматривает вопросы экспертизы ценности документов, научно-методического обеспечения деятельности архива;
• Научный совет, задача которого коллегиально рассматривать вопросы научно-исследовательской и публикаторской работы;
• Комиссия по рассекречиванию архивных документов занимается рассекречиванием и снятием ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством.

При необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы, положения о которых и их состав утверждаются заведующим архивом.

Научно-совещательные органы создаются с привлечением представителей других организаций и научной общественности.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

В уставе (положении) архива определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав хранящихся в нем документов. Он разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России и утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Положения о структурных подразделениях архива разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России и определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива. Утверждается заведующим архивом.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Структура и штатное расписание архива утверждаются его заведующим.

 

 

1.2. Планирование  работы архива

Планирование работы архива осуществляется на основе анализа результата деятельности архива, с учетом различных программ (федеральными, региональными) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта РФ. Работу по планированию и отчетности организуют руководитель архива, его заместитель и руководящие работники архива.

Планирование осуществляется на основе планов, которые составляются на год как в соответствии с федеральными и региональными программами, так и по собственной инициативе архива – перспективные планы, развития отдельных направлений его деятельности.

При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка. Также к плану работы составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ. Обязательным приложением должны быть основные показатели плана работы архива на год - наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта РФ, директором архива. Также приложением при необходимости могут быть планы научно-публикаторской и научно-исследовательской работы и другие приложения, которые устанавливаются органами управления архивным делом или директором архива.

Проект плана работы архива обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.

Помимо плана архива на год разрабатываются:

• план структурного подразделения, который включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива;
• индивидуальный план работника, который составляется на основе плана структурного подразделения.

Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

На основе анализа основных итогов работы, показателей результативности проведенных организационно-методических мероприятий, основных показателей выполнения плана работы архива за год, сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива и др. составляется отчет о выполнении плана работы архива.

Также в архиве ведется учет труда работников, который осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Архивный маркетинг и оказание платных услуг.

Помимо своих основных функций – комплектования, учета и обеспечения сохранности документов, архивы выполняют платные работы и услуги.

Архив информирует потенциальных потребителей о платных работах и услугах, принимает заказы и заключает договора на их выполнение. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год, планы структурных подразделений. Для выполнения платных работ и услуг в архиве могут создаваться специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы.

Архив может определять категории юридических и физических лиц, для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях, например для пенсионеров, инвалидов и т.д.

При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, могут закрепляться договором. Также архив в обязательном порядке заключает договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов или справочников к ним.

Следует учитывать, что архив не может взимать плату за:

– выполнение социально-правовых запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, нахождении на излечении, получении образования; о лицах, пострадавших от массовых репрессий; о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны; о реабилитации;

– обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);

– предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;

– предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления);

– организацию рассекречивания документов по запросам пользователей (за исключением изготовления копий документов);

– организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве, работой архивов государственных организаций - источников комплектования архива;

– научно-техническое информирование организаций системы Федеральной архивной службы России.

Под архивным маркетингом понимается деятельность, которая направленна на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги с целью получения внебюджетных средств.

Архивный маркетинг включает в себя:

– изучение потребностей пользователей документной информации;

– установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом;

– рекламу информации, платных работ и услуг;

– сохранение и поиск новых потребителей.

Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующие структурные подразделения.

 Таким образом архив  может создаваться как государством, муниципальными органами власти, так и самими организациями, где  он выступает как структурное  подразделение. Для того, чтобы архив  осуществлял свою деятельность  и выполнял возложенные на  него функции нужен руководитель, которым выступает директор архива  и создаются научно-совещательных органы. Как и в любой организации в архиве основными нормативными документами являются устав, структура и штатное расписание, а для налаженного функционирования производится планирование деятельности. Помимо своих основных функций архив оказывает платные услуги и изучает спрос на ретроспективную информацию (архивный маркетинг).