Организация повседневной деятельности архива

2. Организация труда работников архива.

 

1. Организация труда работников архива

Организация труда работников архива – это подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.

Начальным этапом организации труда работников является подбор кадров, их расстановка и использование в архиве, которые осуществляются в соответствии с его задачами и требованиями отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. Штатная расстановка работников по структурным подразделениям и функциональным группам, определяется на основе структуры и штатного расписания архива. При подборе и расстановке кадров учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества.

При приеме новых работников руководство архива в обязательном порядке знакомит их с соответствующими разделами и пунктами Основных правил работы архива и Этическим кодексом архивиста.

Для определения соответствия работников занимаемым должностям по результатам их деятельности, уровню квалификации и личным качествам периодически проводится их аттестация. Аттестационная комиссия создается приказом директора архива. А в целях совершенствования профессиональных навыков, повышения уровня знаний, овладения современными достижениями науки и техники проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива.

В архиве предусмотрено разделение и кооперация труда, т.е. разграничение деятельности работников и их группировку по характеру выполняемых функций, установление взаимосвязей между отдельными работниками и структурными подразделениями в едином процессе труда. Всё это закрепляется его структурой, положениями о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.

Формой кооперации труда отдельных работников является создание временных трудовых коллективов. Временный трудовой коллектив создается для выполнения определенной работы, например, разработки научно-исследовательской темы или подготовка сборника, выставки документов. В состав такого трудового коллектива включаются работники различных структурных подразделений архива и, при необходимости, специалисты сторонних организаций. Работа, выполняемая временным трудовым коллективом, отражается в плане работы архива на год и отчете о его выполнении.

В архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Расширение зон обслуживания — это выполнение работником наряду со своей основной деятельностью дополнительного объема работ по своей должности.

Совмещение должности — выполнение работником наряду со своей основной работой, дополнительной работы по другой должности, предусмотренной штатным расписанием архива. Совмещение должности или расширение зоны обслуживания не должно препятствовать выполнению работником его основных обязанностей.

На основные виды работ и операций в архиве применяются научно обоснованные нормы времени и выработки. Норма времени — это затрата времени на выполнение единицы работы работником соответствующей квалификации. Норма выработки — объем работы, который должен быть выполнен работником соответствующей квалификации в единицу времени при определенных организационно-технических условиях.

Нормы могут быть:

• операционными. Они регламентируют одну рабочую операцию, например, нумерацию листов или оформление ярлыков;
• укрупненными, которые разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько операций, например, подготовка выставки, совещания и т.д.;
• комплексными. Они устанавливаются на взаимосвязанные работы или цикл работ, предшествующих получению конечного результата, например норма на подготовку сборника документов, справочника и др.

По сферам применения нормы бывают:

• типовыми, которые разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России применительно к усредненному технологическому процессу для всех категорий архивов;
• местными, т.е. разрабатываются конкретным архивом на основе типовых норм, классификационного перечня работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Профессиональная этика архивиста и ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов

Работники архива при исполнении должностных обязанностей соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков-архивистов. Этический кодекс архивистов предусматривает следующее:

• первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения;
• объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;
• архивисты должны документировать свои действия с документами и быть способными обосновать эти действия;
• архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;
• архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, которые создали документы, или сведения о которых эти документы содержат;
• архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;
• архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям или коллегам. Архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.

За несоблюдение при исполнении служебных обязанностей требований Основных правил работы государственных архивов работник может быть привлечен руководством архива к дисциплинарной ответственности, а если допущенное нарушение повлекло за собой тяжелые последствия — к административной, гражданской или уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Подбор персонала является неотъемлемой частью работы архива. Он происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества. При приеме на работу будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем и профессиональной этикой архивиста. Для определения соответствия работников занимаемым должностям проводится их аттестация.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Научно-исследовательская и методическая работа архива

 

1. Научно-методическая работа архива

Для повышения научной обоснованности, эффективности и качества работы по реализации задач и функций, архив ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин. В ней принимают участие наиболее квалифицированные специалисты архива, а организует директор или его заместитель.

Научно-исследовательская и методическая работа архива состоит из проведения научных исследований, подготовки научных докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных; разработки методических документов; рецензирования научных и методических разработок других архивов, научных и иных организаций; организации и участии в научных, научно-практических конференциях и симпозиумах; обсуждении теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях Научного совета архива, зонального научно-методического совета архивных учреждений (ЗНМС); решения методических вопросов на экспертно-методической комиссии, методических совещаниях; обобщения и распространения передового опыта; методических консультаций.

Архив может проводить научные исследования как самостоятельно, так и совместно с другими архивами, научными организациями в рамках плана научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, плана ЗНМС, федеральных и региональных программ, плана работы архива на год. Также научные исследования могут осуществляться архивом в инициативном порядке на основе безвозмездных финансовых субсидий (грантов) с соблюдением условий, предусмотренных грантодателями.

Архив, который является головной организацией при совместном исследовании научной темы, отвечает за разработку темы в целом, подготавливает по согласованию с соисполнителями организационно-методические документы, определяющие порядок работы над темой, координирует работу и оказывает методическую помощь соисполнителям, обобщает представленные соисполнителями материалы и готовит итоговый документ по теме, при необходимости составляет научный отчет.

Архив, являющийся соисполнителем темы, выполняет задания в соответствии с организационно-методическими документами по теме: готовит исходные аналитические материалы, ведет разработку части темы, имеющей самостоятельное научное значение, участвует в рецензировании и экспериментальном внедрении результатов исследования.

Этапы разработки научной темы следующие:

• предпроектное обследование, т.е. ознакомление с состоянием вопроса, формирование исходной источниковой базы и библиографии, составление предложений по организации исследования);
• составление и утверждение организационно-методических документов по теме (программа, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования);
• сбор, анализ и обобщение материалов, подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

Программа исследования разрабатывается для всех тем прикладного характера кроме тем, по которым предусмотрено составление технического задания. План-проспект составляется при осуществлении исследования, результатом которого является научный доклад, справочник, аналитический обзор и т.п. Координационный план составляется в случае совместного исследования научной темы несколькими организациями, определяет виды и результаты работы по каждому этапу исследования, ответственных исполнителей и сроки выполнения каждого этапа и вида работы. Программа, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования утверждаются руководством архива — головной организации.

Разработка темы считается законченной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке. Головная организация информирует соисполнителей о результатах завершения темы.

Научные исследования, осуществляемые архивом, подлежат обязательной государственной регистрации во Всероссийском научно-техническом информационном центре.

Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит, как правило, на основе нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, отраслевых научных разработок. В нем вне зависимости от его вида, будь то методические рекомендации, рабочая инструкция, обзор, памятка и др., конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат. В пособии может даваться расчетная часть, в которой указываются объем и виды работы, единицы измерения, затраты рабочего времени, сроки проведения каждого вида работ.

Подготовка методического пособия включает следующие этапы: