Организация повседневной деятельности архива

• разработка плана;
• составление проекта;
• рецензирование и обсуждение экспертно-методической комиссией;
• доработка и утверждение пособия руководством архива.

Внедрение результатов научно-исследовательской и методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках разработки научной темы) и практическое (полное или частичное применение положений и выводов научных и методических разработок, нормативных документов в практической деятельности архива).

При необходимости для разъяснения основных положений внедряемых документов и разработок и сферы их применения проводятся методические совещания, занятия по повышению квалификации, семинары, практические занятия.

Архив в установленном порядке направляет на депонирование в Отраслевой центр научно-технической информации (ОЦНТИ) ВНИИДАД научные и методические разработки, другие неопубликованные работы, в том числе справочники, документальные публикации.

Центром научно-технической информации, информационного обеспечения основных направлений деятельности архива является его справочно-информационный фонд (СИФ), который представляет собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива. Он функционирует, как правило, в составе структурного подразделения, на которое возложена организация научно-исследовательской и методической работы и основными направлениями его работы являются комплектование фонда, его учет, создание справочно-поискового аппарата и организация использования материалов фонда. СИФ архива комплектуется всеми нормативными документами, научными и методическими разработками архива.

СИФ архива взаимодействует с ОЦНТИ ВНИИДАД и регулярно через ЗНМС (СИФ федерального архива непосредственно) направляет списки нормативных документов, научных и методических разработок архива; для своего пополнения заказывает в нем неопубликованные материалы и депонированные рукописи других архивов и организаций.

СИФ архива проводит регулярное и целенаправленное информирование работников архива, организует дни информации, выставки новых поступлений, готовит рекомендательные списки литературы по тематике проводимых в архиве работ. Выдача материалов СИФ архива его работникам осуществляется путем абонементного обслуживания. Порядок выдачи материалов СИФ для сторонних заинтересованных организаций определяет директор архива; их информационное обслуживание может осуществляться как платная услуга архива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Организация  применения информационных технологий  в архиве

При выполнении своих задач и функций архив, как и другие организации использует автоматизированные информационные технологии (ИТ). Организация их применения включает в себя:

• организацию получения (приобретения, создания) программного обеспечения (ПО) и компьютерной техники;
• сопровождение ПО;
• координацию ведения баз данных (БД);
• организацию доступа работников и пользователей к БД;
• обеспечение безопасности БД и ПО и их государственную регистрацию;
• организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения ИТ в архивном деле;
• планирование применения ИТ в деятельности архива; в том числе представления сведений об архиве и его документах в сети Интернет.

Использование информационных технологий в архиве организует директор или его заместитель. Функции по организации применения ИТ в архиве возлагаются на одно из структурных подразделений; в работе по применению ИТ участвуют работники основных структурных подразделений архива.

В архиве разрабатывается инструкция по работе с компьютерной техникой и ПО, которая утверждается приказом директора архива. В ней указываются основные требования к режиму работы работников, меры по поддержанию работоспособности компьютерной техники и ПО и обеспечению безопасности БД.

Также в архиве создается интегрированная информационная система (ИС), которая представляет собой комплекс взаимосвязанных БД по основным направлениям деятельности архива и процедуры автоматизированного анализа и обработки вторичной документной информации, сведений из учетных и других документов архива. В рамках ИС решаются задачи по автоматизированному учету и поиску документов; контролю за обеспечением их сохранности; ведению списков источников комплектования; учету использования документов архива и другие.

Если архив использует собственные программные разработки, то в них должны предусматриваться:

• включение в структуры информационных массивов обязательного перечня полей БД с их спецификациями, утверждаемого Федеральной архивной службой России;
• обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или машиночитаемой форме.

Подготовленная архивом программная разработка должна состоять из собственно программного обеспечения; исходного комментированного текста программы; комплекта документации, в который входят: инструкция по инсталляции, руководство пользователю, инструкция по вводу данных.

Для эффективного ведения и использования баз данных, организации распределенных баз данных, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности программного обеспечения локальной вычислительной сети, совместимости с ним приложений и баз данных, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения ИТ в архиве.

Доступ работников архива к базе данных организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов. Она обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах “пользователя”, “редактора” и “администратора”. Пароль доступа нижнего уровня (“пользователь”) разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм). В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Пароль доступа уровня “редактора” допускает при работе с базами данных ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме “администратора” разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из базы данных, слияние фрагментов базы данных, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ пользователей к базе данных по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива.

Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке. При этом архив ведет учет всех созданных баз данных в виде базы данных их описаний (базы метаданных).

Право собственности на информационные продукты (сборники документов и другие документальные публикации, архивные справочники, буклеты, каталоги, обзоры, исторические справки и др.), которые созданы работниками архива в плановом порядке, принадлежит архиву. На эти информационные продукты распространяется российское законодательство об охране авторского права и смежных правах.

Право собственности на информационные продукты, созданные архивом на договорных началах с соисполнителем или заказчиком, определяется условиями договора.

 

Научно-исследовательская и методическая работа - один из видов архивной деятельности, обеспечивающей наиболее актуальные направления практической работы архива. Архив разрабатывает научные темы как один, так и привлекая соисполнителей. Результаты этих разработок подлежит обязательной государственной регистрации.  По направлениям и видам выполняемых работ архив разрабатывает методические пособия. Все опубликованные и неопубликованные научно-методические документы хранятся в справочно-информационном фонде архива. Для того, чтобы архив эффективно функционировал, используются информационные технологии, например, базы данных. Также архив может использовать собственные программные разработки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Государственные архивы являются специализированными государственными учреждениями, основным звеном системы учреждений архивной службы России. Они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов.

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива также осуществляет руководство. Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Работа архива ведется на основании следующих основных документов:

• устава (положения) архива;
• положения о структурных подразделениях архива;
• структуры и штатного расписание архива;
• сметы расходов;
• должностных инструкций работников;
• плана архива;
• плана структурного подразделения;
• индивидуального плана работника;
• отчета о выполнении плана;
• дневника учета труда работника архива;
• табеля учета рабочего времени работника архива.

Финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Поэтому архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать расценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополнительно к основным своим функциям по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право проводить маркетинговые исследования и продавать информационные услуги по свободным ценам, что получило название архивный маркетинг.

Еще одним видом деятельности архива является научно-исследовательская и методическая работа. Главной целью научно-исследовательской деятельности являются проведение научных исследований, подготовки научных докладов, сборников документов и справочников, организация и участие в научных конференциях, рецензирование научных и методических разработок других архивов, сюда же входит и разработка методических документов. А в методическом пособии конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат.

Работа с персоналом предполагает, прежде всего, подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления. Для определения соответствия работников занимаемым должностям по результатам их деятельности, уровню квалификации и личным качествам периодически проводится их аттестация, а также мероприятия по повышению квалификации. При исполнении своих должностных обязанностей работники архива соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков-архивистов и известны как этический кодекс архивистов.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации» base.garant.ru
2. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
3. Международный этический кодекс архивистов (принят на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов в Пекине, сентябрь 1996 г.)
4. Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах (утверждены Федеральным архивным агентством в 2011 г.)
5. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика)/ Е.М.Бурова, Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева. – М.: Термика. – 2012. – 483 с.
6. А.К. Макарова Маркетинг архивной информации [Текст]/ А.К. Макарова// Информационная поддержка инновационной деятельности. – ИнВестРегион. – 2013. - №4.2. – с.89-93
7. Бурова Е.М. Маркетинг архивных документов и архивной информации [Текст] / Е.М. Бурова // Вестник Российского государственного гуманитарного университета. - 2008. - № 8. - с. 104-124
8. Павлова У.В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах // «Делопроизводство» – 2009. – № 1. – с.106-111.
9. Янковая В.Ф. Создание архива [Текст]/ В.Ф Янковая// Справочник кадровика. – 2011. - №11
10. Маркетинг ретроспективной информации для государственных архивов, библиотек и музеев [Электронный ресурс]: Вестник архивиста. – 2009. URL: vestarchive.ru
11. Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе [Текст]/ И.Н.Киселев// Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решению. – М.: 2008. [Электронный ресурс] URL: rusarchives.ru
12. Организация работы архива [Электронный ресурс]: Создание государственного и ведомственного архива. URL: 300knig.ru
13. Организация работы архива [Электронный ресурс] URL: mosarchiv.ru
14. Архив: задачи, функции, требования [Электронный ресурс] URL: pro-personal.ru
15. Изучение применения информационных технологий в архивном деле [Электронный ресурс] URL: allbest.ru