Учетные докумменты и НСА архива организации

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Архивоведение»

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы  архива……………………………………………4

1.1   Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

1.2   Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6

1.3   Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат  к документам архива…………………10

2.1    Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

3.1    Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15

3.2    Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15

3.3    Составление собственно архивной описи дел……………………….….16

3.4    Составление справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

4.1    Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19

4.2    Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и  другие архивные справочники……………...23

5.1    Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23

5.2    Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26

 

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим  для:

1.         обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2.         для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3.         для наиболее эффективного использования документов. 

При наличии в архиве организации  одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При  существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные  документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно  в хранилище) в сейфе или металлическом  шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена  группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для  архива организации:  

1.   книга учета поступления и выбытия документов;

2.   список фондов;

3.   листы фондов;

4.   описи дел.

Основными видами научно-справочного  аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники  по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и  содержанию документов архива организации  включают:

1.   описи дел;

2.   номенклатуры дел;

3.   картотеки;

4.   исторические справки.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти  данные закреплены описями дел. К  ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

 

Глава 1 Учетные  документы архива

К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета поступлений  и выбытии документов делают отметки  о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе  фондов в архиве.

Изменение объема дел могут  быть связаны, прежде всего, с приемом  дел от структурных  подразделений.

Стандартная ситуация в архивах  организации состоит в том, что  объемы дел, хранящихся в архиве будут  ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел  постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу  и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов дел  в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел  на государственное хранение или  другой архив.

Сведения, заносимые в  книгу учета поступлений и  выбытия документов, служат основой  для составления листов фондов.

Учет поступления и  выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

Список фондов служит для  суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив  хранит два или более фондов.

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный  учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

Итоги суммарного учета отражают в итоговой  записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.

Например:

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании  акта о выделении к уничтожению  дел от 26.08.98 № 3.

В описи в графе «Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп  «Выбывало».

Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут  учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве,  если архив хранит один фонд.

Лист фонда является основным учетным документом, в котором  записывают всю информацию о составе  и объеме дел, количестве и номерах  учетных документов на них.

В графе «Название фонда» указывают в  хронологической  последовательности все названия  и  подведомственность организации  фондообразователя  с момента возникновения  вне зависимости  от наличия документов   за этот период. Далее все  изменения в названиях и подведомственности  вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении  или выбытии  дел вписывают в лист фонда только на основании  тех или иных документов,

Документы, сообщающие о  поступлении или выбытии дел:

1. описи  дел структурных подразделений;

2. описи дел постоянного  хранения;

3. описи дел по личному  составу;

4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

5. акты приема-передачи  дел в государственный архив;

6. акта о выделении  дел к уничтожению;

7. акта о необнаружении  дел, пути поиска которых исчерпаны;

8. акта о неисправимом  повреждении дел;

9. акта проверки наличия  и состояния дел.