Учетные докумменты и НСА архива организации

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо  поврежден. Старый лист сохраняют и  помещают в дело фонда. На старом  и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

Лист фонда может иметь  лист-продолжение, в правом верхнем  углу  которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая).

Архив любой организации  на каждый фонд должен иметь дело фонда.

В дело фонда помещают:

1. историческую справку;

2. старые листы фонда;

3. акты передачи или  приема дел в архив;

4. акты о выделении  документов и дел к уничтожению;

5. акты о неисправимых  повреждениях дел;

6. акты о проведениях  проверок наличия дел;

7. методические пособия  по обработке дел фонда и  др.

Документы в деле фонда  располагают в хронологической  последовательности. Листы документов нумеруют.

Акты, фиксирующие изменения  в составе  и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.

 

1.1Учет и обеспечение  сохранности документов архивного  фонда Российской Федерации 

 

Архивист как хранитель  фондов должен знать вверенное ему  документальное богатство с точностью  до каждого дела. Обществу же в целом  необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление  их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных  документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в  органы управления архивным делом субъектов  федерации;

составление в органах  управления архивным делом  сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный  учет документов – это система  учета, основанная на сосредоточении в  органах управления архивным делом  сведений о количестве архивных  документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета –  регламентация взаимодействия Федеральной  архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной  части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета –  преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с  ними (единство учетных документов);

динамичности учета –  любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности  государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного  фонда РФ   называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного  фонда РФ являются:

v   архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

v   единица хранения;

v   отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда  и 3 333 104 единицы хранения.

Организация учета  документов Архивного Фонда Российской Федерации

Государственному учету  подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и  библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений  организаций, хранящих документы (ведомственных  архивов);

негосударственных архивов  юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда  РФ на основе соглашения с Федеральной  архивной службой.

Современные правила учета  базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции  8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Практически организация  учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения  учетных документов. У некоторых  неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных  показателей  возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается  документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы  делятся на внутренние и централизованного  государственного учета и различаются  по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах  управления архивным делом субъектов  РФ и Росархиве.   

1.3 Составление  учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой  для всех сводных форм: если первичные  формы составлены небрежно, неточны  или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

К внутренним учетным  документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. 

Книга поступлений предназначена  для первичного учета поступающих  в архив документов. С ее помощью  можно узнать, откуда, когда, в каком  состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно  установить поступления в архив  фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно  раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.        

 В книгу поступлений  в хронологической последовательности  заносятся все поступления независимо  от того, является поступление  первичным или вторичным. При  ведении книги необходимо обратить  внимание на следующие моменты:  стадчик-фондодержатель может не  совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать  их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а  также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается  на основании сдаточной описи, а  если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами  поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые  они получают по мере их поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя  и официально принятое сокращенное  название.

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списков  фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается  фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого  его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может  быть присвоен другому фонду, так  как прежний номер мог войти  в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе  документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава  и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении  и выбытии документов.        

 Лист фонда состоит  из трех основных разделов:

1)   сведения о переименованиях фондообразователя;

2)   сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)   сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных  и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может  быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных  материалов – только количество единиц хранения.