Учетные докумменты и НСА архива организации

По листу фонда присваивается  номер каждой описи. Если материалы  какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный  учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного  фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке  фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов  к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др. 

Таким образом, из дела фонда  можно получить следующие сведения:

v   о дате создания учреждения;

v  подчиненности;

v  реорганизации;

v  условиях хранения материалов;

v  видов научно-технической обработки материалов.        

 Каждому делу фонда  присваивается номер фонда и  его название. Дела фондов хранятся  в порядке их номеров.

Документы о поступлении  и выбытии материалов фонда, о  переименовании фондообразователя  и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений  в списке фондов, в описях, реестре  описей.

Все документы, находящиеся  в деле фонда, должны быть подшиты  и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного  государственного учета. Документы  централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного  учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт  архива организации, который оставляется  архивами учреждений в зависимости  от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно  большее число показателей и  состоит из следующих разделов, которые  показывают его состав и объем:

v   архивные материалы;

v   страховой фонд копий;

v   научно-справочный аппарат;

v   условия хранения документов.         

 Карточка фонда служит  основой для создания фондового  каталога субъекта Федерации  и Центрального фондового каталога  Федеральной архивной службы. Она  содержит сводные данные из  листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архивах  и архивах отраслевых фондов они  не составляются.

Сведения об изменении  в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены  для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов  Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов  архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они  включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю архива;

негосударственных организаций;

государственных организаций;

а также о наличии в  архивах учреждений номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного  учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах  учреждений и отраслевых фондов, архивов  системы Российской академии наук, а также документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте

 

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива

Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают  в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы  архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач  по использованию документов могут  создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу  для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового  характера.

Карточки должны содержать  фамилию, имя, отчество сотрудника организации  и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в  которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации  и учета документов и дел, как  на стадии делопроизводства, так и  в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении  на новый технический уровень.

Особое место среди  архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при  первом поступлении документов фонда  в архив организации. В последующем  по истечении 5-7 лет целесообразно  составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку  составляет и  подписывает заведующий  архивом. В организациях с небольшим объемом  дел, образующихся за год, историческую справку  можно заменить предисловием к описи  дел постоянного хранения.

Историческая  справка состоит  из трех разделов:

1.   истории фондообразователя;

2.   истории фонда;

3.   характеристики документов фонда.        

 Первый раздел - история  фондообразователя, (в хронологической  последовательности) содержит следующие сведения:

1.   даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации  организации;

2.   крайние даты деятельности  организации;

3.   изменения в названии и деятельности  организации;

4.   задачи и функции  организации и их изменения;

5.   масштаб деятельности организации и ее место  в системе государственного аппарата, отрасли;

6.   структура организации и ее изменения  (с указанием дат).

Второй раздел-история  фонда, содержит следующие сведения:

1.   Количество дел в фонде и крайние даты  дел фонда;

2.   состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

3.         время поступления фонда в архив  организации;

4.   степень сохранности документов;

5.   изменения в составе и объеме документов фонда;

6.   указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный  государственным  архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. основные виды документов;

2. указывают на особенности  документирования в данной организации;

3. дают общие сведения  об использовании документов (основное  содержание и   количество справок социально-правового характера,  подбора и выдачи документов  в структурные  подразделения, и т. п.

Справку печатают на общем  бланке организации в 4-х  экземплярах (3 экземпляра предназначены  для государственного   архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

2.1 Система научно-справочного  аппарата к архивным документам

Система научно-справочного  аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных  и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в  целях эффективного использования.