Учетные докумменты и НСА архива организации

Единство описания документов, которое достигается единством  методики составления справочника.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности  архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда  при этом понимают различную степень  информативности материалов этого  фонда. Так, к значимым, много аспектным  по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники  создаются фондом I категории. 

Более упрощенной НСА создается  к фондам II и III категории.

3.1 Распределение  дел в соответствии со схемой  классификации

Может проводиться двумя  способами: непосредственной группировке  и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным  способом.

При непосредственной группировке  дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе  группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в  предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются в  порядке валовой нумерации. После  этого проводится уже окончательная  группировка дел фонда.

Карточный способ классификации  документов наиболее удобен в тех  случаях, когда архивный фонд велик  по объему и сложен по составу. Кроме  того, этот способ  обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.   

3.2 Влияние классификации  документов и дел в пределах  архивного фонда на составление  архивной описи

Строится в соответствии с классификацией дел архивного  фонда

Поэтому прежде чем перейти  к составлению описи рассмотрим организацию работы по классификации  дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки схемы классификации  дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации  дел фондов является важным шагом  для практического осуществления  научной организации документов государственных архивов. Кроме  того, классификационная схема –  это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений  учреждения – фондообразователя, его  функций или вопросов и направлений  его деятельности. Классификационная  схема является основанием для организации  архивного фонда, для распределения  дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции  или структуру, что и закрепляется описью.

Распределение  дел в соответствии со схемой классификации может проводиться  двумя способами: непосредственной  группировки  и расположения дел в соответствии со схемой  классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке  дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе  группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в  предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются  в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации  документов наиболее удобен в тех  случаях, когда архивный фонд велик  по объему, и сложен по составу. Кроме  того, этот способ обеспечивает большую  сохранность документов, так как  не требует многократного перемещения  единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

3.3 Составление  собственно архивной описи дел

После проведения классификации  дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного  фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости  от схемы классификации, объема и  завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса  документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная  самостоятельная опись может  быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной  структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или  несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также  одной или нескольких функциональных,  предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда  или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного  числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись  отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию  дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи  выделяются разделы, подразделы  и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи  представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит  из следующих элементов:

v   порядкового номера;

v   делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого  инвентарного номера);

v   заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

v   крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

v   количества листов в деле;

v   примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует  своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый номер»- отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.

Присвоенный в порядке  валовой нумерации номер последней  статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.

При изменении количественного  состава дел описи делается соответствующая  запись в конце описи («Итоговые  записи»).

Графа 2 –«Делопроизводственный номер»- это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3- «Заголовок дела»- отражает информационную функцию описи, раскрывая  состав  и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций  и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках  - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки  после основного заголовка  заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4-«Крайние даты»-  раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 2 года, то -4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой  заголовка.

Графа 5 –«Количество листов»- дает представление об объеме единицы  хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

 

3.4 Составление  справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к  описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет  дополнительную информацию о фонде.         

 Состав справочного  аппарата к описи включает:

v   титульный  лист;

v   оглавление;

v   предисловие;

v   список сокращений;

v   указатели.

Это основные элементы справочного  аппарата, но опись может содержать  и дополнительные элементы - переводные  таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие  полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании)  разделов описи и справочного аппарата  к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы  шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших  элементов справочного аппарата. Если фондообразователя - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю: