Учетные докумменты и НСА архива организации

ht:12pt">Глава 3 Классификация  архивной документации 

 

Проблема классификации  архивной документной информации –  это стержневая проблема современной  организации архивного информационного  пространства. Поэтому в настоящее  время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного  аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц  необходимой документной информацией. Документная информация – это  сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной  документной информации.  

Различные сообщения о  документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной  документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную  документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие  документную информацию, делятся  на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники  существуют во всех государственных  архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники  создаются с учетом специфики  документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы  НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

1)         взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2)         неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3)         преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать  поиск более эффективным и  избегать затрат труда архивиста  на дублирование информации.

Если описание и каталогизация  фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и  взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда  и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и  заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень  важен для организации поисковой  работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных  архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел  составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно  утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном  архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи  должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных  архивов.

Структура системы НСА. Система  НСА структурного подразделения  на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы  основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники  системы НСА подразделяются:

1.         на справочники по учету;

2.         справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень  системы основан на иерархии классов  справочников к следующим комплексам архивных документов:

1.         АФ РФ в целом;

2.         сети архивов;

3.         архиву;

4.         фонду;

5.         делу или отдельному документу.

В соответствии с таким  делением можно назвать наиболее распространенные справочники и  справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ РФ:

Центральный фондовый каталог  Росархива и разрабатываемая  ранее  на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа архивов отдельного  региона:

фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив:

путеводитель или краткий  справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива;

4. Фонд:

лист фонда;

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели;

5. Отдельное дело или  отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и указательные;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все  справочники в результате их классификации  по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и  межфондовый (на уровне фондов или их частей);

внутирфондовые (на уровне фонда  или его части).

Подробный перечень справочного  аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего  оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

1.         Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2.         Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив  - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3.         Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.

4.         Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться  на основе единства методов учета  и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие  требования, предъявляемые к ним:

1)      удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;

2)                ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

3)                быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;

4)                иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

5)                отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6)                развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации  документов, которое достигается  единством научно-методических основ  классификации документов (единая система  НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);