Организация электронного архива учреждения

Преимущества:

• связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
• реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
• распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

• снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
• значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
• снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
• значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
• контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.

ПЕРЕХОД К СЛЕД ПУНКТУ

 

1.2 Нормативно-правовая  база электронного архива учреждения

 

 

Нормативно-правовая база деятельности архивов - это совокупность законов, нормативных актов, регламентирующих организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архивное законодательство появилось  в 1918 году с принятием Декрета  СНК РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела»¹. В последствии было много декретов и постановлений в области архивного дела.

Считается², что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд». 12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров РСФСР «О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории. На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР».

Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Современная архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в архивном деле. В стране действуют законодательные акты, прямо или косвенно регулирующие вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ для ЭВМ и многие другие.

Это такие как:

1. Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ (ред. от 21.11.2011, с изм. от 06.12.2011) «О государственной гражданской службе Российской Федерации», определяющий порядок сдачи в архив личного дела гражданского служащего при расторжении служебного контракта и увольнении его с гражданской службы;
2. Федеральный закон от 25.06.2002 N 73-Ф3 (ред. от 30.11.2011) «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации», регулирующий отношения в области сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия народов РФ. Данный Федеральный закон направлен на реализацию конституционного права каждого, на доступ к культурным ценностям и конституционной обязанности каждого, заботится о сохранении исторического и культурного наследия, беречь памятники истории и культуры, а также на реализацию прав народов и иных этнических общностей в РФ на сохранение и развитие своей культурно-национальной самобытности, защиту, восстановление и сохранение историко-культурной среды обитания, защиту и сохранение источников информации о зарождении и развитии культуры.
3. ФЗ от 10 января 2002 г. (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Данный федеральный закон устанавливает порядок и сроки хранения сертификата ключа подписи электронного документа.
4. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 19.07.2011) «О государственной тайне». Данный закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречением или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. Рассекречивание сведений и их носителей - снятие ранее введенных в предусмотренном настоящим Законом порядке ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к государственной тайне их носителям.

Органы государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, обязаны периодически, но не реже чем через каждые 5 лет, пересматривать содержание действующих в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной ранее степени секретности.

Срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

5. Закон РФ от 15.04.1993 N 4804-1 (ред. от 06.12.2011) «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Данный закон имеет целью сохранение культурного наследия народов Российской Федерации. В соответствии со ст. 7 данного Федерального закона под его действие попадают архивы, включая фото-, фоно-, кино-, видеоархивы.
6. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обязательном экземпляре документов». Федеральный закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. В нем сказано, что в состав обязательного экземпляра входит такой вид документа как: электронные издания - документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях.

ВЫВОД

 

1.3 ынок современных средств организации электронного архива

 

 

Участники рынка электронных архивов  в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:

Разработчики  программного обеспечения для организации  электронных архивов ELMA Элевайз, Компания ReDocs, DocuWare, «ITS — Системная интеграция», Алее Софтвер, Корпорация «Электронный Архив», Архисофт, Компания «ЭОС», «Докфлоу Бест Практис», CSoft Development;

Поставщики и производители  оборудования (Триал Электронике  ПЛС, Корпорация «Электронный Архив», Пирит, Canon, Kodak);

Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства (ЭОС, DocsVision, OPTIMA-Workflow,ЭлектроОфис, MetaQuotes Software Corp.); - подсистемы в СЭД

Разработчики систем оптического  распознавания символов (ABBYY, CuneiForm,OmniPage).

 

 

2 Организация электронного архива  в Пенсионном Фонде РФ

 

 

2.1 Общая характеристика организации

 

 

Рассматриваемая организация - Отделение Пенсионного  фонда России по Еврейской автономной области.

Отделение Пенсионного  фонда России по Еврейской автономной области создано 5 мая 1991 года постановлением Правления ПФР

Численность работающих согласно штатному расписанию - 227 человек. 76% специалистов имеют высшее образование. Отделение обслуживает население Еврейской автономной области, которое на 1 января 2011 года составляет 180 000 человек, из них 46 500 получателей пенсии. В территориальных органах ПФР Еврейской автономной области состоит на учете более 46 тысяч получателей пенсии.

Пенсионный фонд осуществляет ряд социально значимых функций, в т.ч.:

• учет страховых средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию;
• назначение и выплата пенсий; среди них трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащим и членам их семей, социальные пенсии (нетрудоспособным гражданам), пенсии госслужащих;
• назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, инвалидам вследствие военной травмы;
• взаимодействие с работодателями - плательщиками страховых пенсионных взносов;
• выдача сертификатов на получение материнского (семейного) капитала;
• формирование и инвестирование средств пенсионных накоплений;
• реализация Программы государственного софинансирования добровольных пенсионных накоплений (56-ФЗ от 30.04.2008 г. «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»), которая дает возможность каждому гражданину, зарегистрированному в российской системе обязательного пенсионного страхования, увеличить свою будущую пенсию за счет собственных дополнительных взносов на накопительную часть пенсии и паритетного софинансирования со стороны государства, а также дополнительных взносов работодателей. В программе «Софинансирование» участвуют 5080 застрахованных лиц. Сумма добровольно перечисленных страховых взносов составляет 9,9 млн. рублей;
• администрирование страховых средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию и обязательному медицинскому страхованию (с 2010 г.), которое включает в себя контроль за правильностью исчисления и уплаты страховых взносов, в том числе учет платежей, зачет или возврат излишне уплаченных страховых взносов, взыскание задолженности по платежам;
• установление федеральной социальной доплаты к социальным пенсиям в целях доведения совокупного дохода пенсионера до величины прожиточного минимума (с 2010 г.).

В ЕАО более 10 лет функционируют мобильные  клиентские службы, созданы отличные условия для работы стационарных клиентских служб (видеонаблюдение, система двусторонних мониторов, изолированные рабочие места для приема посетителей). В 2008 году образован первый в России Музей истории пенсий, который является уникальной площадкой для проведения разъяснительной работы с населением области. Управление Пенсионного фонда в ЕАО по итогам ежегодных конкурсов, проводимых Пенсионным фондом Российской Федерации, дважды награждено дипломом ПФР с присвоением звания «Лучшее отделение ПФР в федеральном округе за 2008 год» и трижды признано лучшим в Дальневосточном Федеральном округе.

 

2.2 Анализ документооборота и архивного хранения документов учреждения

 

 

Для быстрого поиска и учета документной информации необходимо установить порядок движения документов в учреждении, который  включает в себя организацию документооборота, технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам и контроль их исполнения.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (создаваемые для отправки из учреждения) документы;
• внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения (см. Таблицу 1). Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

 

 

 

Таблица 1- Документооборот Пенсионного фонда ЕАО

 

Год	2009	2010	2011
Количество входящих документов	1004	1289	1456
Количество исходящих документов	760	780	801
Количество внутренних документов	280	291	304
Итого:	2044	2360	2561