Организация электронного архива учреждения

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема»

Факультет экономики  и управления

Кафедра информатики  и вычислительной техники

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

на тему: Организация  электронного архива учреждения

 

 

 

 

 

 

Автор КП  __________________________  

^{подпись}

Специальность 032001 «Документоведение и ДОУ»

Группа   7181

 

Руководитель  КП ____________________________   

^{подпись, дата}

 

 

 

 

 

 

Биробиджан, 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение            3

1 Теоретические  основы организации электронного  архива учреждения 5

1. Электронный архив: понятие, организация, преимущества   5
2. Нормативно-правовая база электронного архива учреждения  10
3. Рынок современных средств организации электронного архива  14

2. Организация электронного архива  в Пенсионном Фонде РФ   15

2.1 Общая характеристика организации       15

2.2 Анализ документооборота и архивного хранения

документов учреждения 

2.3 Разработка проекта по организации электронного архива

Отдела Пенсионного Фонда ЕАО с помощью системы управления

документами 1С: Архив 8 

2.4 Оценка эффективности  проекта  

Заключение 

Список литературы 

 

Введение

 

Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль  деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющиеся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А. С.Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В.Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др. [1, 3, 5, 7]

Изменения политической и экономической  организации российского общества, пробуждение потребности у широких слоев населения в архивной информации, переоценка достижений отечественной исторической науки вначале 1990-х гг. поставили перед архивами комплекс серьезных профессиональных задач. Среди них - совершенствование нормативной базы и правового регулирования архивного дела, обеспечения сохранности, экспертизы ценности документов и комплектования архивов, а также введение в научный оборот новых архивных источников, изменение структуры управления архивами.

Необходимость автоматизации документооборота учреждения определяет актуальность данной темы. Проблема создания электронного архива в связи с возрастанием объёмов документов сегодня актуальна для всех, она обусловлена недостаточной проработкой вопросов организации архива учреждений. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Решение проблемы  автоматизации документооборота, а  значит и рационального  управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.

Именно электронные архивы стали  необходимым условием эффективной  работы современной организации.

Характеристика организации электронного архива в учреждении и является целью данного исследования.

Для достижения указанной цели в  ходе исследования необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть особенности организации электронного архива учреждения;
• охарактеризовать нормативно-правовую базу организации электронного архива учреждения.
• подготовить проект по организации электронного архива учреждения и оценить его эффективность.

Таким образом, объектом исследования является электронный архив, а предметом – средства его организации в учреждении.

 

1 Теоретические основы организации электронного архива учреждения

 

 

1.1 Электронный архив: понятие,  организация, преимущества

 

 

В последнее время, говоря об автоматизации  работы архивной службы, часто употребляют  термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

Основные задачи и проблемы, возникающие  при разработке программного обеспечения - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.
2. «Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.

Создание электронного архива

Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений. Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.

Появляется оперативность в  работе с документами: электронный  архив позволяет принципиально  решить проблему оперативного доступа  к документам - поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы:

1. Экспертиза и массовое сканирование

Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.

Документация переводится в  электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе - книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента. При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.

2. Индексация документов

Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).

При всей кажущейся простоте процесс  индексации документов довольно сложен как с организационной, так  и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.

При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление. Это весьма актуально для научно- исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.

3. Наполнение электронного архива

Наконец после перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.

Создавать самостоятельно или заказать?

Для многих предприятий вопрос о  создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты.

Другой вопрос - создавать его  собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:

• специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
• особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
• наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.

Для многих предприятий самостоятельное  создание электронного архива может  оказаться непозволительной роскошью: реальные затраты на перевод документации в электронный вид собственными силами могут оказаться в несколько раз больше планируемых затрат, и не исключено, что эту работу не удастся выполнить в намеченный срок.

Основные преимущества электронных архивов.

Создание электронного архива документов организации стало возможным всего несколько лет тому назад. Однако уже сейчас многие предприятия делают выбор в пользу именно этого способа обработки и систематизации документации и баз данных.