Организация электронного архива учреждения

 

Графический метод  исследования анализа документооборота отражен на рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Анализ документооборота в ОПФЕАО за 2009 - 2011гг.

 

Стабильное увеличение документопотока происходит из-за увеличения численности сотрудников, усиления контроля в организации.

Входящей документацией организации являются письма от вышестоящих учреждений, заявления и письма граждан, телеграммы, телефонограммы.

К исходящим документам относятся ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата. Исходящие документы оформляются на бланках и имеют состав и порядок расположения реквизитов. К исходящим документам относятся отзывы на жалобы и письма, извещения, уведомления.

В документообороте, или порядке движения документов в организации можно выделить несколько этапов:

• обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация документов;
• организация рационального движения документов внутри учреждения, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

Этапами документооборота занимается отдел кадров.

Были рассмотрены основные этапы документооборота. Также подсчитали объем документооборота Пенсионного фонда РФ.

В последнее  время большинство организаций  стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

• более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
• автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
• быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
• автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат - повышение исполнительской дисциплины;
• автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.

 

 

2.3 Разработка проекта по организации электронного архива Отдела Пенсионного Фонда ЕАО с помощью системы управления документами 1С: Архив 8

 

 

В последнее  время в связи с большими объемами информации появилась потребность  в создании программы, которая бы позволяла наиболее удобно и качественно  хранить ее. Данная возможность в  компьютерной среде предоставляется путем архивирования файлов. Компания 1С выпустила программу, которая обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

1С: Архив  8 - универсальная система управления  документами, основным назначением  которой является централизованное  хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников  к документам для просмотра  или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С: Архива 8 позволяет упорядочить  хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С: Архив  8  может хранить документы  любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С: Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С: Архив 8  документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов организации, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С: Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных организациях.

Функциональность  системы

Хранение  документов

С помощью 1С: Архива 8 можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание  документов

Документы в 1С: Архиве 8 можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С: Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С: Архива 8 в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет  документов

На каждый документ в 1С: Архиве 8 ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие  пользователей

В 1С: Архиве 8 пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа  с документами

Для просмотра и редактирования документов 1С: Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции

В системе 1С: Архив  можно вести учет и регистрацию  входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ

1С: Архив  8  обеспечивает коллективный  доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Доступ через Web

Входящие в  комплект поставки компоненты позволяют  организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Итак, попробуем  разобраться в принципе работы данной программы.

После запуска  программы «1С: Архив» пользователь попадает на рабочий стол, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому. Основная часть работы может выполняться непосредственно на нем.

 

 

 

Хотелось бы заметить, что программа «1С: Архив 8 « позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТу и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Все документы  в «1С:Архиве 8» хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

 

 

 

Структура папок  может формироваться в соответствии с организационной структурой организации или по типам документов (например, «договора», «приказы», «служебные записки») или по уровню доступа (например, «общие», «конфиденциальные»), что очень упрощает поиск нужного документа.

Для сохранности  документов в программе каждой папке  устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей  различных операций:

• чтения,
• добавления,
• редактирования,
• удаления.

К примеру, если на папке не стоит разрешение удаление, то ее удаление из программы невозможно.

 

 

 

Программа»1С: Архив 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документа  сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
• оповещение исполнителей,
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Повседневная  работа с документами и файлами  выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

 

 

 

«1С: Архив 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить  активную (текущую) версию.

Необходимо  заметить, что реализация в «1С: Архив 8» полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.

Пользователи  могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени.

В программе  реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

 

 

 

Для автоматизации коллективной работы с документами в 1С: Архив 8  предусмотрены такие бизнес-процессы, как:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

К каждому из указанных бизнес-процессов можно  приложить один или более документов.

Документам  и бизнес-процессам можно назначить  дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения» и др.).

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.