К
компетенции Государственный архив
штата Виктория относятся:
-
подготовка стандартов, регулирующих
процессы создания документов
правительства штата;
-консультирование
представителей государственных
структур по вопросам реализации
положений стандартов на практике.
Проведение тренингов и семинаров.
Анализируя
структурную схему организации Архивного
фонда Австралийского союза, можно сделать
вывод, что профильные органы являют собой
совокупность федеральной государственной
организации, федеральной общественной
организации и государственных организаций
субъектов, и выполняют «триединую функцию»:
-
разработчика законодательных и
нормативных актов в области
архивного дела;
-
контролера-ревизора, который призван
следить за реализацией их
положений на практике;
-
образовательной среды [12; стр 70-72].
Итак,
Австралийский союз занимает одно
из первых мест в мире в разработке стандартов
в области делопроизводства и архивного
дела, многие стандарты принятые в Австралийском
союзе становятся международными, тем
самым активно влияю на развитие делопроизводства
во всем мире.
2. 2
Опыт работы с
документами в
Италии
Делопроизводство
в современной Италии существует
с начала XIX века – с тех времен,
когда Итальянские государства
находились во власти Наполеоновской
Франции. Французское правительство
привило Италии классификацию документов
и систему регистрации, основные черты
которой сохраняются и сегодня. Через
четырнадцать лет после образования Итальянской
Республики, которое произошло в 1861 году,
правительство открыло в Риме – Архивио
Централе делло Стато
(Центральный Государственный Архив).
Расположенный в Риме, Архив хранят документы,
изданные центральными административными
органами национального правительства
Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией
государственных архивных организаций
на всей территории Италии и формирует
структуру общегосударственного делопроизводства.
Можно
сказать, что современное делопроизводство
в Италии началось с издания Королевского
указа 1900 года (в документе были изложены
основополагающие принципы работы канцелярий
и архивных учреждений государственного
правительства). Однако лишь в 1963 году
сформировалось структура делопроизводства
в том виде, в котором она официально существует
и сейчас. В это время вышел Декрето
дель Президенте делло
Република (Президентский указ), определивший
основные требования к архивному хранению
и делопроизводству, которые, с незначительными
изменениями, применяется и по сей день.
Рассмотрим суть этих требований.
Итальянская
система регистрации была изложена
в Королевском указе 1900 года и
мало чем отличается от других европейских
систем. Каждая категория документов,
объединенная общим заголовком или темой
соответствует ряду документов в журнале
регистрации . Как правило, для каждой
категории документов заводится отдельный
журнал. Как и в большинстве систем регистрации,
каждый документ, поступивший или созданный
в канцелярии, подлежит обязательной регистрации
в журнал. Зарегистрированные документы
последовательно нумеруются; записи входящих
и исходящих документов ведутся в журнале
раздельно. Факт регистрации документа
является официальным подтверждением
не только самого существования документа,
но и его подлинности.
При
регистрации входящих документов в
журнале проставляется дата получения,
имя отправителя и предмет
дела. При регистрации исходящих
документов указывается дата создания,
адресат и предмет дела. Кроме того, все
документы регистрируются в журнале той
канцелярии, в которую они поступают.
В
европейских канцеляриях обычно
используется какая-либо стандартная
схема классификации дел в
сочетании с журналами регистрации, и
Италия в данном случае не является исключением.
Королевским указом 1900 года была введена
«систематическая классификации по мандатам
(поручениям)». Эта стандартная система
предусматривает как общие, так и специальные
предметные категории, составляющие основу
ведения дел в государственных министерствах.
Общие
категории дел позволяют классифицировать
административные документы, общие
для всех или для большинства
министерств (такие, например, как личные
дела), в то время как специальные
категории отражают потребности отдельно
взятого министерства, обусловленные
спецификой его деятельности. Различные
предметные категории составляют иерархию
классов и подклассов, каждому из которых
присваивается собственный буквенно-цифровой
код. Похожая система широко используется
в Северной Америке.
Помимо
журналов, о которых говорилось выше,
в итальянских канцеляриях используется
специальная категория журналов
регистрации, называемых репорторио
. Эти журналы представляют собой перечень
всех дел по каждой предметной категории.
Индексы к журналам состоят из двух журналов
регистрации с алфавитными списками лиц,
создавших, отправивших или получивших
документы, тогда как в третий журнал заносятся
предметные индексы зарегистрированных
документов.
Вышедшие
из активного пользования документы перемещаются
из итальянских государственных ведомств
в так называемые «депозитарные архивы»
– промежуточные хранилища, представляющие
собой сложную общегосударственную систему
хранения. Раз в год документы из внутриведомственных
архивов направляются в депозитарные
архивы, где они хранятся в течение 40 лет
с момента поступления. По истечении этого
срока документы, имеющие историческую
ценность, переводятся в соответствующее
архивное хранилище, а все оставшиеся
– уничтожаются.
В
Президентском указе 1963 года, о коем
уже упоминалось выше, определены
сроки архивного хранения для
всех категорий государственных
документов, включая документы правительства,
областей и провинций, а также
муниципалитетов.
Как
уже отмечалось, расположенное в Риме
Центральное Архивное Управление осуществляет
руководство государственной сетью архивных
учреждений, в которую входят Центральный
Государственный Архив, Органы архивного
надзора, региональные архивы отдельно
взятых территорий и провинций и другие
организации.
Органы
архивного надзора функционируют
независимо от государственного архива
и решают вопросы регионального
уровня в отношении документов, находящихся
в собственности частных лиц
или организаций [20].
Итак,
делопроизводство в Италии стало развиваться
поздно. Большое влияние оказало Французское
правительство в таких областях как классификация
документов и система регистрации. На
сегодняшний день итальянская система
делопроизводства мало чем отличается
от других европейских систем.
3.
Анализ современного
состояния управления
документами в
России
В
настоящее время регламентация
документирования, организации и
технологии документационного обеспечения
управления ведется в нескольких
направлениях: законодательное регулирование,
стандартизация, разработка нормативных
и нормативно-методических документов
общегосударственного действия.
Высшей
правовой значимостью обладают законы
Российской Федерации.
Федеральный
закон Российской Федерации «Об
информации, информационных технологиях
и о защите информации» закрепил
обязательность документирования информации,
установил ряд терминов (информация, информатизация,
информационные ресурсы, документированная
информация и др.), урегулировал отношения,
возникающие при создании и использовании
информационных технологий, установил
обязательность предоставления информации
государственным органам [1].
Об
обязательности документирования говорится
и в других законодательных актах.
Так, Гражданский кодекс Российской
Федерации определил правовые основы
не только деятельности юридических лиц,
но и ее документирования. В ряде статей
установлены требования к составу информации
(содержанию) документов и их оформлению.
Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к
содержанию устава и учредительного договора,
на основании которых действуют юридические
лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого
документа, как доверенность; в ст. 878 определен
формуляр чека и т.д.
Законодательство Российской Федерации
об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах установили,
что в Архивный фонд Российской Федерации
входят документы, находящиеся на ее территории,
независимо от формы собственности организаций,
в которых они образовались. Поэтому многие
документы учреждений, организаций и предприятий
по истечении определенного срока должны
передаваться на хранение в государственные
архивы в порядке, определенном нормативными
документами.
Законодательными
актами Российской Федерации регулируются
требования к документам, пересылаемым
с помощью разнообразных средств
связи (почта, телеграф, факсимильные и
электронные сообщения), требования к
защите информации на разных стадиях ее
создания и хранения, приданию документам
официальности (юридической силы). В них
также содержатся основы регулирования
процессов информатизации. Законом установлены
право собственности на отдельные документы
и массивы документации, категории информации
по уровням доступа к ней.
Ряд
правовых актов содержит нормы, которые
необходимо учитывать при составлении
и оформлении управленческих документов.
К таким актам относятся, например,
закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания
и наименованиях мест происхождения товаров»,
который определяет порядок регистрации
эмблемы предприятия, помещаемой на бланке;
постановление Правительства РФ «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
государственного герба Российской Федерации»
и др.
В
настоящее время в соответствии
с федеральной целевой программой
действует ГСДОУ - системы положений,
определяющих основные правила работы
с документами в организациях. Система
ориентирована и на коммерческие структуры.
Она состоит из двух частей: нормативной
и методической. В нормативной части, определяются
основные задачи и функции, правовое регулирование
деятельности службы документационного
обеспечения в организации, ее примерная
структура; порядок подготовки и оформления
документов; все этапы работы с ними: доставка,
прохождение, обработка, учет, регистрация,
контроль исполнения, информационно-справочная
работа, оперативное хранение документов,
поиск документов и информации; защита
информационно-поисковых систем; подготовка
документов в архив; порядок проведения
экспертизы ценности документов; организация
хранения документов. Она представляет
собой единый комплекс автоматизированного
документирования на базе современных
текстовых редакторов, автоматизированного
документооборота (включая электронную
почту), баз данных и автоматизированного
хранения и использования документов
(в том числе автоматизированные номенклатуры
дел, описи дел и т.д.) [2].
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов.
Стандарт
распространяется на «организационно-распорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной
системе организационно-распорядительной
документации (УСОРД), -- постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др…., используемые в деятельности:
-
федеральных органов государственной
власти, органов государственной власти
субъектов Российской Федерации, включая
субъекты Российской Федерации, имеющие
наряду с русским языком в качестве государственного
национальный язык, органов местного самоуправления;
-
предприятий, организаций и их объединений
независимо от организационно-правовой
формы»[17].
В
настоящее время в области
ДОУ можно выделить несколько
проблем и путей их решения. Необходимо
введение закона о документации.
Основополагающую
роль в решении проблем ДОУ
должен сыграть Закон о документации
Российской Федерации. Закон позволит
нормативно закрепить общие принципы
и наиболее существенные положения документационного
обеспечения, в том числе, обязательность
документирования деятельности всех организаций,
формы и способы документирования, электронное
документировние, обмен документированной
информацией удовлетворения потребностей
в документации субъектов права, мер ответственности
за нарушения. Закон должен стать основополагающей
нормативной базой, которая не только
решит многие спорные вопросы электронного
документооборота и электронного архива,
но и в определенной степени определит
направления и дальнейшие перспективы
развития автоматизации ДОУ. Принятие
закона о документации является настоятельно
необходимой задачей ближайшего будущего. Для
обеспечения унификации необходима разработка
новых стандартов.
Решению
технологических задач документирования
способствует разработанный ВНИИДАД
и утвержденный Госстандартом Российской
Федерации ГОСТ 6.30-2003. "УСД. Система
ОРД. Требования к оформлению документов".
Стандарт, предъявляя требования к
унификации элементов оформления документации,
в значительной степени облегчает создание
типовых, унифицированных и единых процессов
как традиционного, так и автоматизированного
документирования, хранения и передачи
документированной информации. Исключительно
важное значение имеет также последующая
разработка и ведение (обновление) общероссийских
классификаторов технико-экономической
и социальной информации, в т.ч. форм управленческой
документации на уровне ведомств, предприятий
и организаций. Обратимся к опыту других
стран. В Соединенных Штатах Америки с
1976 г. действует Закон по управлению федеральной
документацией. Термин "Управление
документацией" означает планирование,
контроль, руководство, организацию, обучение,
выдвижение по службе и другие административно-управляющие
действия, предполагающие создание документов,
их хранение, использование и возможность
распоряжения документами. В 1980 г. - принят
"Закон о сокращении работы с документами",
направленный на создание единой правовой
основы в этой области административной
деятельности. В системе Национального
архива США действует мощное подразделение,
которое ведает вопросами управления
документацией. Возьмем более близкие
нам европейские примеры.