Опыт организации работы с документами за рубежом

     К компетенции  Государственный архив  штата Виктория относятся:

     - подготовка стандартов, регулирующих  процессы создания документов  правительства штата;

     -консультирование  представителей государственных  структур по вопросам реализации  положений стандартов на практике. Проведение тренингов и семинаров.

     Анализируя структурную схему организации Архивного фонда Австралийского союза, можно сделать вывод, что профильные органы являют собой совокупность федеральной государственной организации, федеральной общественной организации и государственных организаций субъектов, и выполняют «триединую функцию»:

     - разработчика законодательных и  нормативных актов в области  архивного дела;

     - контролера-ревизора, который призван  следить за реализацией их  положений на практике;

     - образовательной среды [12; стр 70-72].

     Итак, Австралийский  союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском  союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. 2 Опыт работы с  документами в  Италии 

     Делопроизводство  в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства  находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство  привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

     Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

     Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и  мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой соответствует ряду документов в журнале регистрации . Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

     При регистрации входящих документов в  журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет  дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

     В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная  схема классификации дел в  сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.

     Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие  для всех или для большинства  министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.

     Помимо  журналов, о которых говорилось выше, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио . Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.

     Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются. 

     В Президентском указе 1963 года, о коем уже упоминалось выше, определены сроки архивного хранения для  всех категорий государственных  документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также  муниципалитетов.

     Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора, региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций  и другие организации.

     Органы  архивного надзора функционируют  независимо от государственного архива и решают вопросы регионального  уровня в отношении документов, находящихся  в собственности частных лиц  или организаций [20].

     Итак, делопроизводство в Италии стало развиваться поздно.   Большое влияние оказало Французское правительство в таких областях как классификация документов и система регистрации. На сегодняшний день итальянская система делопроизводства мало чем отличается от других европейских систем. 
 

3. Анализ современного  состояния управления  документами в  России

     В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

     Высшей  правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

     Федеральный закон Российской Федерации «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам [1].

     Об  обязательности документирования говорится  и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

       Законодательство Российской Федерации  об Архивном фонде Российской  Федерации и архивах установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

     Законодательными  актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств  связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

     Ряд правовых актов содержит нормы, которые  необходимо учитывать при составлении  и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

     В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой действует ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она  состоит из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Она  представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) [2].

       ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

     Стандарт  распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…., используемые в деятельности:

     - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

     - предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы»[17].

     В настоящее время в  области  ДОУ можно выделить несколько  проблем и путей их решения. Необходимо введение закона о документации.

     Основополагающую  роль в решении проблем ДОУ  должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Для обеспечения унификации необходима разработка новых стандартов.

     Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД  и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-2003. "УСД. Система  ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к  унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.