Опыт организации работы с документами за рубежом

      

 

     Разработка  международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.

     Этот  комитет занимается стандартизацией  в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

     Он  имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».

     Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation - Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1:Principles) . Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности . Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы. Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами [4].

     Поэтому в большинстве развитых стран  мира при разработке национального  стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ [13; стр64-66].

     Стандарт  ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными [5].

     В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards) [6].

     Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в  торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие  широко используемые стандарты, как  ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times).

     Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует  отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами[7].

     Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) устанавливает правила представления  переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей [8].

     В 2003 году был принят также международный  стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и  документация - требования к переплету  книжных, периодических, серийных изданий  и других бумажных документов для  использования в архивах и  библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials) [13; стр64-66] .

     Из  вышенаписанного можно прийти к  выводу что, в настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей. 
 

2.1 Опыт работы с  документами в  Австралийском союзе 

2.1.1 Государственная  система стандартизации  Австралийского союза 

     Весь  опыт Австралии в области документационного  обеспечения управления является квинтэссенцией наработок ее специалистов.

     Государственная система стандартизации Австралийского союза представлена Стандартами  Австралии, организацией учрежденной в 1922. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Австралийского союза достаточно обширна. Вполне правомерно сказать, что Австралия- один из лидеров области. Примером тому может послужить ее национальный стандарт AS 4390-1996, который был взят Международной организацией по стандартизации за основу при разработке ISO 15489:2001, а значит, рекомендован всем странам, чьи национальные органы по стандартизации представлены в  ISO, как эталон при создании соответствующих национальных стандартов.

     В рамках своей деятельности  в ISO Стандарты  Австралии обеспечивают работу подкомитета  «Управление архивами/документацией», созданного в структуре технического комитета «Информация и документация», формируя его секретариат. Последний  ответственен за разработку и внедрении следующих международных стандартов:

     - ISO 15489-1:2001;

     - ISO 15489/TR-2:2001;

     - ISO 22310:2006;

     - ISO/TS  23081-2:2007

     В 2002 г. в Австралии был принят эквивалентный ISO 15489:2001 национальный стандарт по управлению документацией-AS ISO 15489-2002. Его разработкой занимался Комитет по управлению документацией -структурное подразделение Стандартов Австралии. В дальнейшем Стандарты Австралии учредили также Технический комитет по соблюдению нормативных требований в области управления документацией, цель которого –подготовка сопроводительного документа к AS ISO 15489-2002, содержащего практическое руководство по проведению организациями мониторинга и аудита.

     Хотя  стандарт AS ISO 15489-2002 во многом повторяет содержание стандарта AS 4309-1996, однако между ними есть и ряд существенных различий, касающихся терминологии, структуры, подхода к освещению различного рода вопросов [9].  

     Стандарт  AS ISO 15489-2002 был разработан и внедрен как международный стандарт, и для обеспечения соответствия его норм принятым в  международной практике некоторые термины были изменены.

Стандарт  AS  4390-1996 и смежные с ним были пересмотрены, укрупнены и модернизованы, превратившись тем самым в AS ISO 15489-2002. В то время как AS  4390-1996 содержит шесть частей, AS ISO 15489-2002 – две (непосредственно стандарт и вспомогательные материалы технического характера). Соответственно содержащаяся в , AS ISO 15489-2002 информация существенно отличается от представленной в AS  4390-1996, в основном за счет краткости и сжатости. Стандарты Австралии после издания AS ISO 15489-2002 попытались выделить ключевые компоненты AS  4390-1996, не вошедшие в новый стандарт, и опубликовать их в виде приложений, дополнений к текущему нормативно-методическому акту по организации управления документами [11; стр 66-70].

     Таким образом, необходимо подчеркнуть, что  глобализация, которая помимо прочего  характеризуется стандартизацией  экономических и технологических  процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного  обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS  4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO. 

2.1.2 Архивный фонд  Австралийского союза 

Архивный  фонд Австралийского союза представлен  сетью профильных органов, ответственных  не только за хранение документов Архивного  фонда страны, но и за разработку законодательных и нормативных актов в области архивного дела. В эту сеть входят: Национальный архив Австралии, Австралийское общество архивистов и государственные архивы субъектов Федерации.

     Национальный  архив Австралии был образован  в 1961 г., когда Архивное управление Союза отделилось от Национальной библиотеки Австралии. В 1975 г. учреждение было переименовано в Архивы Австралии, а в 1998 г. получило свое настоящее название.

     Параллельно менялся и статус   Национального  архива Австралии. Закон об архивах 1983 г. закрепил за учреждениями функцию обеспечения сохранности документов государственных органов и учреждений. В 2001 Национальный архив Австралии приобрел статус федерального органа исполнительной власти, находящегося в ведении министра по делам культуры и спорта.

     Должность руководителя  Национального архива Австралии официально звучит как  «генеральный директор». Совет Национального  архива Австралии был учрежден в  соответствии с параграфом 10(1) Закона об архивах 1983. В состав совета входят: сенатор, член Палаты представителей, а также еще 11 человек , за назначение которых ответственен  министр по делам культуры и спорта.

     В структурном отношении  Национальный архив Австралии состоит из пяти отделов: «Доступ и связь», «Консультационные  услуги», «Координация на национальном уровне», «Организация работы с документами и их хранение», «Управление правительственной информацией», каждый из которых возглавляет один из заместителей  генеральный директор».

     Австралийское общество архивистов – общественная организация, которая была образована 1975 г. в связи с нехваткой квалифицированных кадров среди архивных работников.

     В функции Австралийское общество архивистов входят:

     - воспитание собственных квалификационных  кадров, предполагающее проведение  специализированных тренингов и семинаров;

     - содействие организации хранения  документальных материалов Архивного фонда страны, надзор за их использованием надлежащим образом;

     - всесторонняя помощь в проведении  научных изысканий в области  архивного дела;

     - публикация и распространение  иными способами информации, касающейся организации архивного дела Австралийского союза.

     Решение вопросов текущей деятельности Австралийского общества архивистов возложено на совет, члены которого избираются по результатам внутреннего голосования.

     Рабочими органами Австралийского общества архивистов являются целевые группы, к которым относятся:

     - целевая группа «Архивы организаций»;

     - целевая группа «Электронные  документы»;

     - целевая группа «Проблемы коренного населения»;

     - целевая группа «Архивы местных органов исполнительной власти»;

     - целевая группа «Архивы школ»;

     - целевая группа «Архивы университетов».

       Государственный архив штата  Виктория учрежден Законом о  государственных архивах 1973 г.  для отбора, передачи на долгосрочное  и постоянное хранение и организация долгосрочного и постоянного хранения документов правительства штатов.

       Государственный архив штата  Виктория находится в ведении  Отдела по культуре департамента  премьер министра и кабинета  министров.