Оформление распорядительных документов

      Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ"».

      При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

      Выданные  для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту  в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

      Передача  документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через  секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

      Запрещается изъятие из дел или перемещение  документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"».

      Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях  руководитель или его заместители  могут разрешить сотрудникам  вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

      На  предприятии должен быть принят строгий  порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

• проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
• отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
• отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

      Проверка  наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия  может производиться с другой периодичностью, например, по окончании  каждого квартала.

      В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются  все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты документа руководителем предприятия  назначается комиссия.

      На  утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных  результатов, составляется акт. В «Журнал  регистрации документов с грифом "КТ"» вносятся соответствующие  отметки об утрате.

      При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема- передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

      При прекращении трудовых отношений  с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет. если иной срок не установлен трудовым контрактом.

      При передаче дел в архив на документы  с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

      На  документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

Практическая  часть.

1. Оформление письма

        Герб (или эмблема)

Наименование  организации                       Адресат: Наименование должности

Почтовый и  телеграфный адреса,             И.О.Фамилия (все в дательном        индекс предприятия                                    падеже)

№ телефона, факса  и т.д.                            Почтовый индекс, город, улица,

             ОКПО, ОГРН,                                № дома

            ИНН/КПП, ОКУД

00.00.0000 № 00/00-000

На № 00 от 00.00.0000

Место составления

Заголовок к  тексту (отвечает на вопрос

«О чем?», начинается с предлога «О») 

      Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в  которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. 

Приложение: на ___ л. в ____ экз.

Наименование  должности

руководителя                                (подпись)   И.О.Фамилия

Визы:

Должность

(подпись)                                    И.О.Фамилия

00.00.0000  

Исполнитель  (И.О.Фамилия)

Телефон (000-00-00)

В дело 00-00

00.00.0000   (подпись)

 

2.Служебная  записка.

                       Заведующему кафедрой           

                                                      «Документоведения и  документационного

                                                             обеспечения управления» 

              проф. А.К.Павлову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

      Кафедра «Экономика и управление»  передает нагрузку на II семестр 20__-20__ учебного года по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» в количестве 34 часов кафедре «Документоведение и документационное обеспечение управления».

      Прошу учесть факт передачи  нагрузки при планировании штатного  расписания по кафедре на 20__-20__ учебный год.  

Заведующий кафедрой

«Экономика и  управление»                       __________      проф. И.И.Иванов     

00.00.0000