Оформление распорядительных документов

align="justify">       Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

Если подписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

       Первый  экземпляр приказа после регистрации  подшивается в дело с приказами  по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

       После подписания и регистрации с приказа  снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии». 
 
 
 
 

Образец оформления приказа по основной деятельности 

ПРИКАЗ

Дата                                    №___________

Место издания 

О внесении изменений  в 

должностные инструкции

(категории ИТП  и служащих) 

В связи с (констатирующая часть, в которой излагаются цели и причины издания приказа) 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

Внести в должностные  инструкции (наименование категории ИТП и служащих) следующие изменения:

1. __________________________(Ответственный  И.О.Фамилия, срок исполнения)

2. __________________________(Ответственный  И.О.Фамилия, срок исполнения)

3. __________________________(Ответственный И.О.Фамилия, срок исполнения) 
 
 

Руководитель  учреждения           Подпись                            Расшифровка подписи 
 
 

Фамилия и телефон  исполнителя 
 

 

Оформление распоряжения

       Распоряжение  — один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

         Данный вид документа используют  руководители государственных органов  власти, руководители администраций  на местах, а также организаций,  учреждений, предприятий и фирм.

         Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

         Распоряжения готовятся и оформляются  по тем же правилам, что и  приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ.

         Состав реквизитов аналогичен  составу таковых в приказе,  однако текст документа зачастую  не содержит констатирующей (вступительной) части.

         В тех случаях, когда распоряжение  имеет констатирующую часть с  объяснением причин издания документа,  текст распорядительной части  начинается с ключевого слова  «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ:». 
 
 
 
 
 
 
 

Образец оформления распоряжения. 

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000                                                                                                 № 00

Место издания

Заголовок начинается

с предлога «О…» 

        Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения)

Констатирующая  часть отсутствует

        Распорядительная часть начинается  словом

ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ):

1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель-действие-срок.
2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах:

Контроль  за выполнением распоряжения возложить  на (приводят наименование структурного подразделения или должности-инициалы, фамилия). 

Должность лица,

подписавшего  документ            (подпись)              И.О.Фамилия 

Гриф согласия или визы 

Исполнитель (И.О.Фамилия)

Телефон                                                                                Идентификатор

                                                                                               электронной копии

В дело 00-00 (подпись, дата)                                              документа (может

                                                                                               отсутствовать)

 

Оформление  указания

       Указание  — распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики прочих руководящих документов. Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).

         Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», используются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту может иметь констатирующую часть и — обязательно — пункт о контроле за исполнением.

         Указания, направляемые в адрес  подведомственных организаций, оформляются  на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно 

2.Организация  работы с документами,  содержащими конфиденциальную  информацию.

       Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

       В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

      Исторически сложилось, что степени доступа  конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа документов, относящихся к государственной тайне. Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.). Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации.

               Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

      Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного  предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем  предприятия.

      Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Для сохранения коммерческой тайны (КТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

      Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют  гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

      Такие грифы показывают, что право собственности  на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

      В тексте документа также может  быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На обороте  листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

      Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем  доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

      Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта  уничтожения записью на копии  документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

      Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы  отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в завершительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

      Все поступающие (входящие) документы с  грифом «КТ» принимаются и вскрываются  специально назначенным должностным  лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое  право. При поступлении обязательно  проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

      Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается завершительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.