Контрольная работа по «Документальному обеспечению управления»

СЕВЕРНЫЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  МЕДИЦИНСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ 

ИНСТИТУТ  МЕНЕДЖМЕНТА 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА 

По дисциплине «Документальное обеспечение управления» 

Вариант 3:

Документ 1. Рекламное  письмо.

Документ 2. Письмо-извещение  на запрос о поставке товаров или  предоставлении услуг.

Документ 3. Сопроводильное письмо на отправленные фирмой материальные ценности.

Документ 4. Письмо-претензия  в адрес фирмы-поставщика.                                                               

Выполнила:

Факультета  «Финансы и кредит»

Шифр: ФЗС 070619

Студентка II курса

Митусова  С.В. 

Проверила:

Зотова  Е. М. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Архангельск

2009 г. 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

1. Рекламное письмо………………………………………………………….3
2. Письмо-извещение на запрос о поставке товаров или предоставлении услуг………………………………………………………………………...6
3. Сопроводительное письмо на отправленные фирмой материальные ценности……………………………………………………………….……8
4. Письмо-претензия в адрес фирмы-поставщика………………………   10
5. Список литературы……………………………………………………….12

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Рекламное письмо

     Рекламно-информационное (презентационное, коммерческое) письмо относится к разряду информационных писем. Такие письма предназначены для презентации какой-либо продукции, организации, персоны (в порядке саморекламы) - например, политического деятеля или общественно значимого события вроде городского праздника.       

Рекламно-информационное письмо носит открытый характер, то есть, обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По этой причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.       

Стандартным началом презентационного письма, представляющего  какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь, случаем, обращаем ваше внимание на...». Кроме этой, возможны и следующие формулировки:

• К вам обращается (обращаются)...;
• Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...;
• Поводом для этого письма является...;
• Прошу рассматривать данное письмо как..
• Вам выпал редкий шанс принять непосредственное участие в....
• Вы, конечно же, откликнетесь на наш призыв...
• Мы будем только рады, если...
• Это событие представляет большое значение для...
• Нам будет приятно доставить Вам немного радости... и т. п.

 

      При изложении  соответствующей информации следует  привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описанным в послании.       

В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному  участию в чем-либо. Обычно презентационное  письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п. Автор письма, осуществляющий «самопрезентацию», может приложить к посланию резюме или биографию.      

Часто допускаемой ошибкой в презентационных  письмах является написание местоимения "Вы", "Ваш" с прописной буквы. Такое написание допустимо лишь в случае обращения к одному конкретному лицу в официальных или личных сообщениях. Во всех остальных случаях используется строчное написание местоимения вы, ваш и т. д.

Пример  рекламного письма указан ниже.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Туристическая фирма ВЛАДИС . 

163060 Архангельск, ул. Северодвинская,67/4, офис 2-01

тел.: (818) 23-90-15, тел./факс: (818) 23-90-15

e-mail: vladis.@mail.ru  web: http://www.vladis.ru

 
 

Уважаемые коллеги,

предлагаем Вашему вниманию:

 

Рекламный тур по ГОА.

 

Вылеты: 16.04.09 г.

 

(11дней/12ночей, возврат 28.04.09г).

 

Перелёт авиакомпанией "АвиаНорд".

 

16.04 – 28.04 KAJ 2801, вылет из Архангелька 16.04, прилёт  в ГОА 17.04.

 

Вылет из ГОА  KAJ5800, 00.50, прилёт в Архангельск 07.25.

 
 

Стоимость рекламного тура 840$.

 
 

В стоимость  входит:

 

авиаперелёт, автобус, джипы, проживание, питание полный пансион (в отелях и ресторанах), медицинская  страховка, трансфер аэропорт-отель-аэропорт, билеты в музеи.

 
 

Подавайте предварительные  заявки.

 

Рекламный тур  предназначен только для менеджеров туристических агентств. Туристические  агентства должны представить свои гарантийные письма, подтверждающие факт работы отправляемого в тур сотрудника в своём агентстве.

 
 

Подробная программа тура в  прикрепленном файлеE-mail: vladis@mail.ru                      www.vladis.ru

Т/ф. (818) 23-90-15, 23-90-16, т. 23-90-17.

2. Письмо-извещение на запрос о поставке товаров или предоставлении услуг

        Первым письмом в составленной переписке является письмо-извещение. Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; в производстве нового вида продукции и т.п... В данной переписке письмо-извещение на запрос о поставке товаров используется фирмы-потенциального покупателя партии шелкового пастельного белья и возможной поставки.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ООО “СОН” 
Россия, Архангельск, Попова 22, 163060

ИНН/КПП 2332323233/2312321332, ОГРН 122133243445

 
 
Уважаемые господа: 
 
 
      Нам стало известно, что ваша фирма проводила  исследования  на спрос  
шелкового пастельного белья различных производителей, которые  показали  достойный ассортимент. 
      Как эксклюзивные дистрибьюторы фирмы VLADIS в Восточной  Европе  мы  рады предложить вам свои  услуги.  В  2009  году  выходит  новая коллекция шелкового пастельного белья. Его выпуск планируется  осуществить  в  мае  этого  года.  Мы надеемся  на сотрудничество с вами, и что  эта  информация  заинтересует  вас  и   позволит   прислать конкретные сведения о ваших интересах в этой области. 

Искренне  Ваш, 
 
Нач. отд.продаж 
Jaques L. Roches 
VLADIS France Ltd.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Сопроводительное письмо на отправленные фирмы материальные ценности.

   Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении, каких либо документов, материальных ценностей. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета.

       Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

-Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 1997 г. для...

-Высылаем наложенным платежом...

-Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

-Предоставляю на утверждение проект плана...

-Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты..,

-В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Разновидностью  сопроводительного письма является письмо на отправленные фирмой материальные ценности, которое подтверждает факт отправки фирмой материальных ценностей.

Образец текста такого письма:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ООО “СОН” 
Россия, Архангельск, Попова 22, 163060

ИНН/КПП 2332323233/2312321332, ОГРН 122133243445

 

Исх. № 23 от 02.04.2009г.                                                               г. Архангельск

 
 

Направляем вашей организации ООО «РАЙ» материальные ценности на сумму 500 000,00(Пятьсот тысяч) рублей и все необходимые документы к грузу.

 

Приложение:

1. Материальные ценности
2. Перечень материальных ценностей
3. Договор №2(2экз.)
4. Товарная накладная(2экз.), товаротранспортная накладная(2экз.)

 

Просим нам возвратить подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также товарную и товаротранспортную накладную.

 

С уважением, 

Менеджер  Митусова С.В.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Письмо-претензия  в адрес фирмы-поставщика.

Письмо  претензия составляется в тех  случаях когда, одна из сторон не согласна или неудовлетворенна исполнением настоящего договора.

Стороны обязаны соблюдать претензионный порядок урегулирования споров и разногласий, возникающих из настоящего договора.

Претензия заявляется в письменной форме и  должна быть подписана уполномоченным представителем Стороны. Претензия  должна содержать:

      -изложение  требований заявителя;

      -указание суммы претензии и ее расчет (если претензия подлежит денежной оценке);

      -изложение  обстоятельств, на которых основываются  требования заявителя, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой  на соответствующее  законодательство;

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ООО «Три толстяка»