Оперативное хранение документов

      До  передачи документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении у исполнителя в папках с надписью: «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Экспертиза  ценности документов

     Экспертиза  ценности документов – это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующее экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечными документов с указанием сроков их хранения. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного  хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного  хранения (до 10 лет);

- подлежащие  уничтожению в связи с истечением  сроков хранения. 

Оформление  дел 

     Оформление  дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными процедурами.

Оформление  дел начинается с момента заведения  их в организации и заканчивается  в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по  брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

 

Порядок передачи дел  на уничтожение и  на хранение в архив предприятия

Основанием  для передачи дел на уничтожение и передачи в архив предприятия служат оформленные надлежащим образом акты. Очередность передачи определяется графиком, утвержденным руководителем предприятия. Сроки передачи дел, заблаговременно доводятся до сведения руководителей структурных подразделений и лиц, ответственных за делопроизводство. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям. Указанные дела до даты передачи на переработку хранятся в специально предназначенном для этой цели месте. Непосредственно перед передачей проверяется наличие дел, включенных в акт. Передача дел на утилизацию производится по приемо-сдаточной накладной, в которой, в частности, указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их вес.

Передача  дел представителю специализированного предприятия производится под роспись в приемо-сдаточной накладной. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу (по кадрам) в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций подлежат передаче в архив предприятия не позднее чем через три года после их завершения делопроизводством (включая период их текущего хранения). Факт приема-передачи фиксируется в обоих экземплярах соответствующей описи посредством простановки в графе «Примечание» напротив каждого дела условного знака (например, галочки), свидетельствующего о наличии дела. Вместе с делами в архив предприятия передаются регистрационные картотеки, иная имеющаяся учетная документация. Наименования картотек должны быть включены в соответствующую опись.

Прием особо ценных дел сопровождается их полистной проверкой на предмет  установления соответствия фактического количества листов в деле учетным  данным. По окончании приема передачи в конце каждого экземпляра описи  указываются:

- количество  фактически принятых в архив  дел (цифрами и прописью);

- номера  отсутствующих дел;

- дата  приема-передачи дел.

После этого экземпляры описей подписываются  лицами, производившими прием и передачу дел.

Принятые  дела подлежат размещению в хранилищах. Ответственность за организацию их надлежащего хранения и обеспечение сохранности в течение всего срока временного хранения несет руководитель архива предприятия. 
Использование документов архива

      Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

      В государственных архивах формы  использования документов более  разнообразны по сравнению с ведомственным  архивом, но многие из них присущи  всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам. Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

      Архивные  справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.  Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои: паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а  подлинных документов — ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

      Архивная  справка — официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

      Архивные  справки составляются на основании  подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

      Архивные  копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации — с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов.

      Для улучшения условий поиска требуемых  архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют  пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

      Создание  тайных архивов в соответствии с  законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Контрольные вопросы

1. Дайте понятие делопроизводства.
2. Понятие документа. Общие и специфические функции документа.
3. Унификация, стандартизация документов. Суть унификации, стандартизации.
4. ГСДОУ –
5. Документирование. Средства документирования.
6. Форматы бумаги, используемые для оформления деловых документов. Их применение. Размеры полей, используемые в документах.
7. Документооборот. Этапы документооборота. Документопоток.  Три документопотока.
8. Дайте понятие следующим терминам:

- входящие  документы;

- внутренние  документы;

- исходящие  документы.

        9. Дайте понятие следующим терминам: оригинал, копия, выписка из документа, дубликат.

      10. Классификация документов.

      11. Реквизит. Количество реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р6.30-2003.

      12.Наименование реквизитов.

      13.Бланк документа, его виды.

      14. Документация, используемая при  приеме на работу.

      15. Резюме, трудовой договор, личное  дело, трудовая книжка, характеристика.

      16. Документация, используемая при увольнении работника.

      17. Виды служебных документов.

      18. Договор. Классификация договоров.

      19. Деловое письмо. Виды деловых  писем.

      20. Служебная записка. Основные  виды.

      21. Протокол, акт, доверенность, справка.

      22. Номенклатура дел, ее функциональное  назначение.

      23. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов.

      24. Передача дел на уничтожение  и на хранение в архив предприятия.

      25.Использованиедокументов архива.

      26. Дайте определение архивной  справке. На основании каких  документов составляют архивные  справки.