Поступив  к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

      Исходящие документы –  направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например: письма, справки, отчеты и пр.

      Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 2).

      

      Рис. 2. Схема прохождения исходящей документации

      На  стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.

      Подготовленные  и согласованные проекты исходящих  документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены. После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт. Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

      Внутренние  документы – издаются предприятием, исключительно  для внутреннего  пользования, например: приказы, протоколы, акты и т.д.

      Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Некоторые документы не проходят все стадии оформления. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

      Учет  объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

      Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.  Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

      Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства — пневмопочта, транспортеры. Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д. Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах структурного подразделения документы доставляются секретарем.

 

Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы предприятия (организации, учреждения). 

1. Положение о кадровой службе предприятия.
2. Положение о подразделении кадровой службы.
3. Инструкция по организации кадровой работы.
4. Положение об аттестации сотрудников.
5. Положение о персональных данных сотрудников.
6. Правила внутреннего трудового распорядка.

 

   Положение о кадровой службе предприятия – это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.

Функции и задачи кадровой службы.

Основными функциями кадровой службы являются:

- информационная;

- контрольная;

- регулятивная;

- методическая.

Комплекс  организационных (административных) задач:

- организация  рекрутинга сотрудников;

- организация  социально-профессиональной адаптации  сотрудников;

- организация обучения (тренинга) сотрудников;

- организация контроллинга сотрудников;

- организация мотивации сотрудников;

- организация  ротации сотрудников;

- организация кадрового делопроизводства.

Комплекс  информационных задач:

- оформление  и ведение трудовых книжек, личных  карточек, личных дел, страховых  свидетельств государственного  пенсионного страхования (ГПС), медицинских полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).

- поддержание  в актуальном состоянии базы  данных о сотрудниках предприятия;

- ведение  четно-справочной работы.

Комплекс  контрольных задач:

- контроль  за соблюдением на предприятии  законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.

- контроль  достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками.

- организация  проведения внутренних проверок  и расследований.

Комплекс  регулятивных задач:

- формирование  и оптимизация организационной  структуры предприятия;

- определение  и уточнение предельной численности  и фонда оплаты труда сотрудников  предприятия.

- планирование, анализ состояния и подведение  итогов кадровой работы.

Комплекс  методических задач:

- методическое  руководство кадровой работой в структурных подразделениях предприятия;

- консультирование  должностных лиц по вопросам  кадровой работы;

- работа  с обращениями сотрудников, организация их приема по насущным вопросам.

   В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия задачи кадровой службы могут уточняться.

   Положение о подразделении кадровой службы – это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего подразделения, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности (локальный акт).

   Инструкция  по организации кадровой работы –  это документ, в котором устанавливается  порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения  положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (локальный акт).

   Положение об аттестации сотрудников – это  документ, устанавливающий системно связанные между собой  правила по вопросам аттестации сотрудников и регламентирующий порядок ее организации (локальный акт). Целью аттестации является определение соответствия сотрудника своей должности (своему месту работы) на основе объективной оценки его профессиональной деятельности.

   Положение о персональных данных сотрудников  – это документ, устанавливающий  системно связанные между собой  правила по вопросам обращения с  персональными данными сотрудников  и  регламентирующий порядок организации такого обращения (обработки) (локальный акт).

   Правила внутреннего трудового распорядка предприятия – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрении и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

 

Виды документов, функции, классификация

     Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников  информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

      Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

      Документ  — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.

      Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Общие функции:

• информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)
• социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
• коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)
• культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций).