Сокращения  слов, допускаемые  в документах

      В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные слова) и графические.

      Примеры наиболее типичных сокращений:

      А) лексические сокращения:

      - буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, КБ, АКБ;

      - звуковые (при чтении произносятся  звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ, ВУЗ;

      - буквенно-звуковые (при чтении часть  слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, НИОПИК;

      - слоговые сокращения (образованы  из частей слов, слогов слов): зампред, главбух, техред, Мосжилстрой, Мосинтур);

      - частично сокращенные слова (образованы  из части или частей и полного  слова): профсоюз, рембаза, хозрасчет, Москоллектор, Мосгоркомспорт);

      - усечения: зам., зав., спец.;

      - телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника);

      - смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО,  МосгорБТИ.

      Б) графические сокращения:

      - точечные: стр. – страница, др. –  другие, т.п. – тому подобное, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица;

      - дефисные: г-н – господин, гр-н  – гражданин;

      - косолинейные: п/о – почтовое  отделение, а/я – абонентский  ящик;

      - нулевые или курсивные (как  правило, так обозначают физические  величины): т, кг, см, л;

      - комбинированные: ж.-д. – железодорожный, об./мин – оборотов в минуту, сев.-зап. – северо-западный и  др.

      Употребление:

      - слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.);

      - слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф. доцент — доц., начальник — нач., и т. д.

      - слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подп. 1.1., рисунок 5— рис. 5., раздел 2 — разд. 2.

      Слова при указании денежных единиц: рубль  — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион  рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.

      Можно использовать сокращения, принятые в  данном документе. При этом в скобках  указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно  после первого упоминания полного  написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

      Не  допускаются также следующие  сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

Оформление  в документах написания  чисел

      В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

      При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три  цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических  устройств на группы не разделяются  и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

      Простые дроби пишутся через косую  черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после  запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

      При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую  черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

      Порядковые  числительные, обозначаемые арабскими  цифрами, пишутся с падежными  окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

      Если  арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис  с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

      Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

      В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено  цифрой, то следующее за цифрой слово  пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

Оформление  в документах знаков препинания и символов

      Знаки препинания (точка, запятая, точка с  запятой, вопросительный и восклицательный  знаки) пишутся и печатаются без  пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие  за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно. Знак "тире" может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово "есть" и в качестве знака переноса. Знак "тире" при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: "социально-политические методы", "финансово-экономический факультет"). Знак "тире" при использовании его в качестве заменителя слова "есть" отделяется пробелами с двух сторон ("демократия — путь к процветанию"). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова. В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием "То же". Комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

      Примеры правильного оформления: 

      Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки "№" и "%" ставятся только при  цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки "№" и "%" также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

Документооборот

Понятие документооборота и  его основные этапы

     Организация работы с документами – предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

      Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

     Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждении с момента их создания исполнения или отправки.

      В рациональных целях организации документооборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

      Документопоток  – совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

      Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы: 

      1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

      2. Предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения.

      3. Рациональное движение документов внутри организации.

      4. Обработка исполненных и отправляемых  документов.

      Основные  принципы организации  документооборота:

      — прохождение документов должно быть оперативным;

      — каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить  или ограничить возвратные перемещения документов;

      — порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов должны быть единообразными.

      Таким образом, основная задача организации  документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

      В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

      Входящие  документы – поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т.п. Поступление входящих документов происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 1).

      

      Рис. 1. Схема прохождения входящей документации

      После вскрытия корреспонденции конверт  сохраняется только в следующих  случаях: если на документе отсутствует дата, если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.), если адрес отправителя есть только на конверте. В остальных случаях конверты уничтожаются.

      При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.  Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.