Бланк документа

      Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках — национальном и русском.

      Бланки  документов должны иметь поля (мм): 20—35 — левое; 10— правое; 20 — верхнее, нижнее.

      Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

      Бланки  допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизводить с  помощью ПК непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Изготовленные бланки подлежат учёту и ответственному хранению.

      Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

      — общий бланк;

      — бланк письма;

      — бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

      Бланки  структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. В том случае, когда документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем. 

 

Оформление  документации по  личному составу

Состав  кадровой документации

      Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой  кадровой службой, входят первичные  учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы. Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

Документация, используемая при  приеме на работу

      Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рис. 4):

Рис. 4. Последовательность документирования при приеме на работу

Резюме

      Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Заявление о приёме на работу

      При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие (организацию, учреждение), указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.). Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

      Анкета — составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью. В настоящее время существуют рекомендованные бланки анкет.

Трудовой  договор

      Трудовой  договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. В трудовом договоре могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду. Договор составляется в 2-х экз., подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экз. остается в организации, другой вручается работнику. Трудовым кодексом запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора (ст. 64 ТК РФ). Т.д. могут заключаться на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор – заключается в случая, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами). Если в т.д. не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

      Личный  листок по учету кадров – это вспомогательный документ унифицированного первичного учета персональных данных работника.

      Личная  карточка – это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника в соответствии с инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, заполнение и последующее ведение личной карточки на лиц, принятых на работу, производится по форме Т-2 на основании следующих документов:

      - приказ (распоряжение) о приеме на  работу;

      - трудовая книжка;

      - паспорт;

      - военный билет;

      - документ об окончании учебного  заведения;

      - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

      - свидетельство о постановке на  учет в налоговом органе;

      - другие документы, предусмотренные  законодательством.

      Используются и другие сведения, сообщенные о себе работником (как правило, в письменной форме, - например, в автобиографии).

     Автобиография – это документ, в котором по установленной предприятием форме (в виде связного текста) излагаются краткие сведения о персональных данных гражданина и его профессиональной (учебной) деятельности. В соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) в документе следует последовательно изложить сведения: о дате и месте рождения, о гражданстве, о социальном происхождении (включая семейное положение и сведения о ближайших родственниках), о полученном образовании и специальности (профессии, квалификации), с указанием наименований учебных заведений и периодов обучения в них, о профессиональной деятельности (с указанием наименований организаций, должностей, выполнявшихся трудовых функций, а также периодов работы в них и, если таковые имелись, перерывов в работе.

     Личное  дело – сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о работнике предприятия (организации, учреждения). Обычно в личные дела группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

- заявление  о приеме на работу;

- личный  листок по учету кадров (с последующими  дополнениями);

- автобиография;

- анкета;

- копия  документа об образовании;

- трудовой  договор (второй экземпляр);

- документы  об участии работника в конкурсе на должность;

- документы  по аттестации работника;

- договор  о материальной ответственности  (для материально ответственных  сотрудников);

- выписки  из приказов (копии приказов) о  переводе на другую работу;

- выписки  из документов (копии документов) о поощрении (награждении) или  о привлечении к дисциплинарной ответственности.

В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных (научно-педагогических) работников в дополнение к личной карточке оформляется и ведется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Трудовая  книжка

      Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой предприятия в присутствии работника (после издания соответствующего приказа) не позднее недельного срока со дня приема на работу.

      В трудовую книжку вносятся:

      — сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

      — сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

      — сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);

      — сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Приказ

      Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к  тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п. Содержание приказов (распоряжений) о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Состав  документации, используемый при увольнении работника

Увольнение (высвобождение) работника осуществляется по схеме (рис.5)