Рис. 5. Последовательность документирования увольнения работника

      Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. 

Такие виды заявлений, как заявление о  предоставлении учебного отпуска, отпуска  по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков.

Характеристика

      Характеристика  — это официальный документ, который выдает администрация учреждения (организации, предприятия) своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

      В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные  части. Первая — это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

 

  Виды служебных документов 

Положение о предприятии (организации, учреждении) – это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями), а в отдельных случаях – также с их структурными подразделениями, должностными лицами.

     Договор – это письменное соглашение двух или более лиц, предусматривающее изменение их гражданских прав и (или) обязанностей. Договорная деятельность представляет собой организационно-правовую основу для реализации предприятием своих целей посредством делового сотрудничества с другими предприятиями (организациями, учреждениями). Законодательство допускает заключение различных видов договоров, как между юридическими, так и между физическими лицами (гражданами).

Классификация отдельных видов договоров:

      При подготовке договоров целесообразно использовать типовые и примерные тексты (формы) договоров.

      Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

      В соответствии с предписаниями параграфа 4.4. Типовой инструкции по делопроизводству деловые письма могут готовиться предприятием:

      - как ответные – в связи с  исполнением ранее принятых вышестоящим  органом управления (власти) решений;

      - как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

      - как ответы – в связи с  получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

      - как инициативные.

      Подготовку  деловых писем целесообразно  производить на бланках предприятия. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте нескольких вопросов допускается, если эти вопросы тематически взаимосвязаны и (или) предполагается, что в дальнейшем письмо будет рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-получателя. Изложение делового письма производится от 3-го лица ед. ч. Либо от 1-го лица единственного или, несколько реже, множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, а во второй части, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В то же время отдельные виды писем – например, сопроводительные – могут состоять только из одной части.

      Служебная записка – краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. При этом функциональное назначение служебных записок – в зависимости от вида документа – может быть достаточно обширным. Основные виды служебных записок:

        

Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей – вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросом или групповой вопросов деятельности предприятия, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем

Приказы и распоряжения по основной деятельности

Письменный  приказ – это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение (приказание) – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником), и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1. Типовой инструкции по  делопроизводству. В соответствии с Инструкцией приказами оформляются решения нормативного характера, а распоряжениями – решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия. Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются: краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения), обоснование необходимости подписания документа, сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован. Учет приказов и распоряжений по кадрам (персоналу) ведется отдельно от приказов и распоряжений по основной деятельности – это обусловлено спецификой их функционального назначения.

Протокол  – это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения (общий порядок и правила оформления определены параграфом 4.3. Типовой инструкции по делопроизводству). Протокол составляется на основании:

- записей,  произведенных во время совещания  (заседания);

- представленных  тезисов докладов и выступлений;

- справок;

- проектов  решений;

- других  документов и материалов протокольного  мероприятия.

Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Т.и.по/д. В соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Акты бывают: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний, о приемке работ и т.п.

Доверенность  – документ, устанавливающий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу. Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частным лицам – другими частными лицами.

Согласно  Методическим рекомендациям ВНИИДАД  ФАС РФ (1998) при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю  в документе указываются: фамилия, имя и отчество доверенного лица, наименование должности доверенного  лица, вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо, образец подписи доверенного лица, срок действия доверенности. При оформлении доверенного частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности.

Справка – это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов  (событий) и т.п. Основные функции справок: информационно-справочная, отчетно-аналитическая, сопроводительная. В соответствии с Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (1998) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать: фамилию, имя, отчество лица о котором сообщаются сведения (в им.п.), должность указанного лица, указание о том, для каких целей выдана данная справка. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст. 

 

Систематизация  и хранение документов в организации.

Номенклатура  дел: определение  и функциональное назначение

Система хранения документов – это совокупность средств,  способов и приемов учета и систематизации документов, с целью их  поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Номенклатура  дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В необходимых случаях, разработке номенклатуре дел предприятия (сводной номенклатуры дел) должна предшествовать разработка номенклатуры дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются документы различного функционального назначения (например, бухгалтерские – в бухгалтерии, по личному составу (персоналу) – в кадровом органе, по делопроизводству – в службе ДОУ, по выпуску продукции – в производственных подразделениях и т.п.) в свою очередь функциональное назначение номенклатуры дел заключается:

- в организации группировки исполненных документов в дела (посредством их распределения между соответствующими делами);

- в обеспечении  правильного и быстрого поиска  дел и документов, хранящихся  составе соответствующих дел;

- в систематизации  и учете дел, закреплении их  индексов;

В определении  сроков хранения дел, а также документов, хранящихся в составе соответствующих дел.

Номенклатура  дел является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, а также для разработки информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия.

Функциональное  назначение номенклатуры дел:

В номенклатуру дел включаются все документы  предприятия, подлежащие помещению  в дела. Электронные документы  и база данных также включаются в  номенклатуру дел предприятия, а организация их хранения осуществляется в соответствии с действующими на этот счет правилами.  

Формирование  дел

     Формирование  дел – группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел должно отвечать следующим требованиям: оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов.