Распределение часов по темам и видам учебных  занятий

Исходные понятия  делопроизводства

      Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения и использованию архивных документов относят к архивному делу.

Рис. 1. Классификация делопроизводства

Этапы делопроизводства в  России

 В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Унификация  и стандартизация управленческих документов

      Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

      Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

      Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Для совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве  проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

     УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

      В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

      С 01.07.1998 года в Российской Федерации  был введен в действие ГОСТ Р6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации, в связи с компьютеризацией делопроизводства. В настоящее время используется ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.

     Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

     Основная  цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращение количества и  повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий  для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Документирование. Документооборот.

Общие нормы и правила  оформления документов

     Документ  – зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами,  позволяющими её идентифицировать (различить).

      Понятие делопроизводства базируется на понятии  документирования.

      Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её силу.

      Создание  документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

      Средства  документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

• простые средства (ручки, карандаши)
• механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)
• средства автоматизации (компьютерная техника).

     В зависимости от используемых средств  документации различают способы  документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

     Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

     Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление. 

      Размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

      Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности  и белизны).

      ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских  форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Размеры полей, используемые в документах

      В соответствии с требования ГОСТ Р6.30-2003 для организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – не менее 20 до 35 мм, верхнее и нижнее поле — не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм.

      Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют  на случай износа бумаги; верхнее —  для указания страниц в многостраничных  документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая размеры полей. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

Нумерация страниц в документах

      В соответствии со сложившейся практикой  установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").

Способы оформления дат

      Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р6.30-2003: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 — 2005 гг. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.). Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.