Электронный документооборот

    В другой трактовке указанной статьи трудового кодекса отмечается то, что в ней вообще не говориться о документах, тем более о необходимости  создавать кадровую документацию обязательно на бумажной основе. А так как кадровые документы циркулируют в рамках внутреннего документооборота, то, по мнению некоторых правоведов, ничто не запрещает держать их исключительно в электронной форме, в составе информационных систем и баз данных организации. Главное, чтобы организация в любой момент могла доказать достоверность и неизменность своих электронных документов.

    В принципе, отмеченная трактовка законоположений  распространяется на любой вид внутренних документов организации. Если они включены в состав базы данных, которая надежно администрируется, и если существуют надежные гарантии неизменности электронных документов, то любой суд примет выписку их этой базы данных (на бумажном носителе) в качестве письменного свидетельства и судебного доказательства. Вся проблема заключается только в правильной организации внутреннего электронного документооборота.⁴

    Таким образом, современная нормативно-правовая база документационного обеспечения управленческой деятельности находится в неупорядоченном состоянии. Объективно это положение объясняется следующими обстоятельствами.

    Появление различных форм собственности сделало  невозможным распространение на все организации требований к  документам, которые традиционно  формировались государственными архивными  органами. Так, разработанные «Основные правила работы архивов организаций», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», а также «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» распространяются только на документацию государственных организаций. Контроль за соблюдением правил документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственных организаций не входит в обязанности какого-либо федерального органа.

    Широко  развитая коммерческая деятельность по проектированию и внедрению автоматизированных систем делопроизводства (документооборота, документационного обеспечения  управления и др.) приводит ко все большему разобщению документальных систем и их несовместимости.

    Системы автоматизированного делопроизводства в ряде случаев либо поддерживают несовершенную (нерациональную) практику работы с документами, либо устанавливают  свой порядок, не соблюдая при этом требования традиционного бумажного делопроизводства. Ни один государственный орган в РФ не координирует и не контролирует автоматизацию документационного обеспечения управления. Сегодня:

• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электронные документы;
• отсутствует законодательство о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов.

    Законодательство  в сфере электронного документооборота находится на стадии развития. Одним  из проявлений недостаточного внимания государства к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной базы, которая позволила бы  шире использовать электронные документы и современные технологии.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Этапы внедрения электронного документооборота

    Деятельность  предприятия (управленческая, производственная, хозяйственная) тесно связана с  обработкой и хранением значительных объемов документов: руководящих, отчетных, информативных и т.д. В современных  условиях эффективное управление предприятием становится невозможным без  эффективного управления его документооборотом. По этой причине особую актуальность приобретает использование на предприятиях систем электронного документооборота (далее СЭД), позволяющих значительно сократить временные и финансовые затраты предприятия на организациях бизнес-процессов и архивного хранения документов, а также разработать и легко осуществить мероприятия по их оптимизации.

    Система электронного документооборота может  стать эффективным управленческим инструментом для любой средней или крупной компании, если ее внедрение проводится как комплексное мероприятие, состоящее из организационных, административных и технических мер, направленных, прежде всего, на оптимизацию и повышение прозрачности существующих бизнес-процессов.

    Прежде всего, хотелось бы отметить причины, по которым следует проводить автоматизацию документооборота. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Также следует выделить ряд общих проблем, для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источники которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

    Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации;
• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

    При внедрении стоит определиться с  системой электронного документооборота. Существуют различные классы систем:

• системы автоматизации делопроизводства и документооборота
• системы управления потоками работ
• системы организации и управления архивами документов
• системы электронного управления документами

    Каждая  система решает определенный класс  задач. Так, от системы автоматизации  делопроизводства не следует ждать  полноценной маршрутизации потоков  работ.

    Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так – заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей системе, которая решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

    Приведем  ряд рекомендаций, которые помогут  избежать многих типичных ошибок:

    1) определиться - решения задач, какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

    2) определив, систему какого класса нужно искать, изучить, по возможности, все предложения, выбирать систему не только с необходимым вам функционалом, но и ту которую в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

    3) обратиться к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.

    4) выбрать систему, которая легко настраивается, расширяется и масштабируется (т.е. обеспечивает защиту инвестиций), которая удобна в использовании, обладает эргономичным интерфейсом пользователя.

    5) проверить систему в действии. Вероятно, у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

    6) не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

    Срок  внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

• Класс системы. Внедрение системы автоматизации делопроизводства, состоящей из одного АРМ секретаря, займет неделю, в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может, занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
• Масштаб внедряемой системы. Срок внедрения системы, безусловно, зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система – пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
• Настраиваемость системы. Адаптация системы в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами – настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

    Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие этапы:

• Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

    Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует  экономить на нем средства, так  как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная  система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

    В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может  занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами  предприятия может занять год  и более.

      Рассматривая более подробно вопрос об организации автоматизации системы ДОУ, следует выделить следующие пункты:

1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.

    Оформляется приказом руководителя организации, в  котором указывается структурное  подразделение  (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.

    К приказу прилагается план мероприятий  по автоматизации системы ДОУ. В  подобном плане должны быть указаны  даты начала и завершения выполнения каждого мероприятия.

2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ, исследование может быть проведено как самостоятельно, так и по договору независимой исследовательской компанией – это могут быть профильный научно-исследовательский институт, консалтинговая компания и т.п.) с целью определения организации – разработчика системы.⁵
3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации – заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами при заявлении на участие в конкурсе.
4. Согласование технического задания на проектирования АС ДОУ. При необходимости – согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней.⁶
5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование  АС ДОУ.
6. Проектирование АС ДОУ. Стадии и этап создания АС, а также содержание работ установлены «ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».
7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.
8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).
9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.
10. Ввод АС ДОУ в действие.
11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Организация обучения осуществляется отделом кадров. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию ДОУ, либо, по договору, представителями организации – разработчика АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителями организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией.