ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО 

ОБРАЗОВАНИЯ 

Поволжская  академия государственной  службы

им. П.А. Столыпина 

Кафедра Документационное обеспечение управления

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине: «Документоведение»

на  тему: «Электронный документ и его значение в управленческой практике». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Выполнила:

 студентка 2 курса 204 группы,

                                                                       очной формы обучения,                                               

                                                                       специальности 032001.65

                                                                       Савкина Мария Александровна

                                                                       Руководитель: Дорошина Г.В. 
 
 
 

Саратов 2010

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3

1.1 ПОНЯТИЕ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ» 4

1.2  ПРАВОВОЙ СТАТУС ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 10

1.3 СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ 17

1.4 «Уралсвязьинформ» Завершил развертывание системы электронного документооборота во всех филиалах 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 28

ВВЕДЕНИЕ

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности. 
Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.  
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Цель - выявление современного общественного  представления об электронном документе, характеристика сложившейся общественной модели электронного документа.

Задача - выявление сложившегося общественного  представления об электронном документе  и тенденций его изменения. Именно поэтому в круг анализируемых  материалов включены законопроекты, хотя общеизвестно, что принятый закон  может кардинально отличаться от представленного законопроекта. 
 
 

1.1 ПОНЯТИЕ  «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ»

     Приведем  предварительно фактографическую базу определений нормативных материалов федерального и государственного уровня. Вначале рассмотрим понятия применительно  к аналоговому документу, а затем  перейдем к электронному документу, определениям законодательства в сфере  электронного взаимодействия и предписаниям законопроектов и государственных  законов России. Эти законы должны регулировать практическое использование  ЭлД в ближайшей перспективе, их соблюдение обязательно для всех субъектов права, а их нарушение  должно караться. Так что важность адекватного описания объекта правового  регулирования не нуждается в  доказательствах.

     Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов"¹: - "ДОКУМЕНТ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".

     Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело"²: - "ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

     ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело: - "РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный элемент оформления официального документа";

     "ПОДЛИННЫЙ  ДОКУМЕНТ - документ, сведения об  авторе, времени и месте создания  которого, содержащиеся в самом  документе или выявленные иным  путем, подтверждают достоверность  его происхождения".

     "ДОКУМЕНТ  НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ - документ, созданный с использованием носителей  и способов записи, обеспечивающих  обработку его информации ЭВМ";

     "ТЕКСТ  ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА - информация, зафиксированная любым типом  письма или любой системой  звукозаписи, заключающая в себе  всю или основную часть речевой  информации документа";

     "ЮРИДИЧЕСКАЯ  СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального  документа, сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией  издавшего его органа и установленным  порядком оформления".

     Новая редакция Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" (вариант от 2000 года) предназначена  для учета новых технологических  изменений, прошедших за пять лет  с момента принятия закона. В проекте  утверждается: "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме  набора состояний элементов электронной  вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных  средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной  в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей  атрибуты для идентификации документа".

     Статья 2 проекта федерального закона "Об электронной цифровой подписи"³: - "ЭЛЕКТРОННЫЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа".

     Статья 4 проекта федерального закона "Об электронном документе"⁴: - "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования". Статья 5 проекта: - "Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком".

     С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения ЭлД, по меньшей мере, неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на неверной в данном случае ассоциации с традиционным документом. Можно говорить о фиксации АнД, под которой понимается состояние  определенных точек пространства (листа  бумаги) в данный момент времени, так  как АнД неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот  промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или  передается.

     Законодатели  не понимают и даже не осознают динамический характер активного существования  ЭлД. Грубо говоря, ЭлД индицируется во времени, а не в пространстве: чтобы переместить на малое расстояние ЭлД очень большого объема, достаточно ничтожного сечения провода, но значительное время, пропорциональное объему документа. Для аналогового документа ситуация обратная: АнД индицируется в пространстве, а не во времени. Для того чтобы переместить на малое расстояние АнД очень большого объема достаточно ничтожного времени, но значительный объем пространства, пропорциональный объему документа.

     С определенными натяжками требование закона можно применить к статическим  реализациям ЭлД в режиме хранения на магнитном носителе: но и здесь  координаты хранения неопределимы - где-то на диске. Если полагать, что "электронный  документ зафиксирован на машинном носителе", то становится недопустимой стандартная  операция "дефрагментация диска". А как понимать дублирование файла  на двух дискетах, его перезапись? Или  передачу документа, файл был зафиксирован на одной машине, а теперь - на другой? Приходим к абсурду: фиксация (неизменность!) подразумевает изменение и в  пространстве и во времени.

     Мы  опять приходим к отличию макромира  предметов, ньютоновской механики, от микромира атома, квантовой механики. Предмет можно зафиксировать, электрон - невозможно, электрон существует, пока он движется. Предмет есть нечто  сплошное, атом почти весь состоит  из "пустоты". Образное, аналоговое отображение базируется на параллельной обработке информации: воспринимается весь предмет сразу, все множество  сигналов, исходящих от отдельных  точек предмета. В электронной  среде информация обрабатывается принципиально  последовательно. Когда в технике  говорят о параллельной обработке, это всегда означает небольшое число  каналов, несопоставимое с восприятием  образа человеком. Если определения  законов положить в основу работы с ЭлД, то придется забыть об активизации  документа, об его обработке, передаче, да и хранении - запись есть преобразование динамической реализации в статическую. Строго говоря, предписания законов  фактически исключают электронное  взаимодействие.

     Рассмотрим  теперь требование, что ": ЭлД должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком". Если следовать данному предписанию, то надо запретить использование  ЭлД, по крайней мере, в коммерческой деятельности - наиболее привлекательной  и экономически эффективной области  применения электронных документов. Так, почти все документы, связанные  с документальным оформлением финансовых потоков, технологически реализуются в форме, недоступной для восприятия человеком, даже при их визуализации. Электронное платежное поручение есть некоторая строго упорядоченная совокупность двоичных чисел: номер (шифр) типа финансового документа, числовой адрес банка, клиента, номер счета, сумма, валюта, одна или несколько электронных цифровых подписей (ЭЦП), и др. банковские реквизиты. ЭЦП при визуализации представляется (в зависимости от стандарта) числом, включающим до 1000 двоичных разрядов, к тому же номера корреспондентского и банковского счета требуют еще по 80 разрядов, и т.д. При визуализации электронного платежного поручения мы получим несколько страниц, заполненных случайной, с позиций человека, совокупностью нулей и единиц. Можно преобразовать двоичный код в десятичный, будет всего страница, заполненная цифрами. Но вряд ли от этого облегчится восприятие. Если же буквально выполнять закон, т.е. формировать и обрабатывать электронное поручение в виде, подобном аналоговому, то его объем настолько возрастает за счет ненужной для ЭВМ информации (но нужной для восприятия человеком!), что обработка, передача, хранение ЭлД станет экономически нецелесообразной. Более того, так как визуализация ЭЦП (150-разрядное! десятичное число) не воспринимается человеком, то отсутствует один из важнейших ": реквизитов, позволяющих идентифицировать информацию", и согласно определению информация не является документом.