Документационное обеспечение деятельности предприятия

     Инструкция  подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия.

     Утверждение документа должно оформляться в  форме грифа утверждения или  путем издания распорядительного  документа об его утверждении.

     Инструкция  должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

     Содержание  инструкции по виду деятельности следует  излагать от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже. Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

     Нумерация пунктов и подпунктов документа  должна производиться арабскими цифрами. 

     2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ 

     Нормирование  времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществляется на основе соответствующих документов — нормативов времени и норм времени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполнение тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти — нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные Постановлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

     • определяется и обосновывается численность  работников служб ДОУ;

     • устанавливаются должностные обязанности работников;

     • распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).

     В необходимых случаях на основе указанных  документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

     • временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

     • временные затраты на выполнение отдельных видов работ — в  случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

     «Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

     Значения  норм времени устанавливаются в  часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы — например, лист, коробка, папка, дело.

     Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».[13,С.213] 

     2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ 

     «Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов — планов, отчетов — является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем случае план работы — это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.)». [23,С.139]

     Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

     • показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

     • основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

     • цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

     На  основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

     Индивидуальное  планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуществляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы.

     Отчет — это документ, в развернутой  форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и  сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия.

     Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы начальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан — в приложении 6 к настоящему пособию. 

     2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ 

     Особую  группу в составе организационно-распорядительной документации службы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершенствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависимости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприятий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.[3,С.12]

     Как отмечалось, осуществление комплекса  мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероприятий, касающихся:

     • разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

     • изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

     • обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных  лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

     • обеспечения соответствующей документацией  структурных подразделений предприятия.

     Реализация  мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана  мероприятий по совершенствованию  деятельности службы ДОУ предприятия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске. 

     2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ 

     «Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников — руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству». [23,С.141]

     Должностная инструкция должна подписываться ответственным  за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».

     Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

     Требования  к должностным инструкциям отдельных  категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

     • задачи работника (например, для делопроизводителя  — прием, регистрация входящих и  отправка исходящих документов);

     • порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

     • профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

     • основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться  работник в своей деятельности.

     В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

     • предмет ведения или участок  работы, закрепленный за работником;

     • перечень видов работ, из которых  складывается выполнение возложенных  функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок  и т. д.).

     В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

     • связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей  информации;

     • предполагающие обязательное использование  определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

     • требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

     • касающиеся порядка исполнения поручений;

     • затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

     В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права  работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

     В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются  критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

 

      Заключение