Документационное обеспечение деятельности предприятия

     Содержание 

Ведение…………………………………………………………………………….3

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и  состав……………………………………………………………………………...4

1.1. Служба  документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………4

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия……5

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется…………….7

1.4. Организационная  структура и численный состав  службы………………...8

1.5. Квалификационный состав………………………………………………...13

ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………14

2.1.Штатное  расписание предприятия…………………………………………14

2.2. Положение  о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...16

2.3. Инструкция  по документационному обеспечению  управления…………17

2.4. Инструкции  по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….18

2.5. Инструкция  по организации рабочих мест  персонала службы ДОУ……19

2.6. Нормы  времени на выполнение работ  по ДОУ…………………………...20

2.7. Документы  планирования и отчетности службы  ДОУ…………………..22

2.8. Документы  по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….24

2.9. Должностные  инструкции персонала службы  ДОУ……………………..26

Заключение  ……………………………………………………………………...28

Список  использованной литературы…………………………………………...29

Приложение………………………………………………………………………31

 

      Введение

     Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

     По  подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

     Тема  моей курсовой работы: организация  службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

     Цель  – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

 

      ГЛАВАІ. Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав  

     1.1. Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ)  современного предприятия,  ее назначение, задачи  

     «В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».[26,с.213]

     Назначение  службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

     • внедрение на предприятии единого  порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

     • осуществление методического руководства  организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

     • обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

     • совершенствование форм и методов  работы должностных лиц предприятия  с документами. 

     1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия 

     • Конституция Российской Федерации.

     • Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

     • Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).

     • Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

     • Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

     • Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

     • Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

     • Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

     • Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

     • Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».

     • Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

     • Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

     • ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

     • ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

     • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

     • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

     • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

     • Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

     • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

     • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

     • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23). 

     1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется: 

     • положением о службе ДОУ;

     • положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);

     • инструкцией по ДОУ;

     • инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

     • инструкцией по организации рабочих  мест персонала службы;

     • нормами времени на выполнение работ  по ДОУ;

     • документами планирования и отчетности;

     • должностными инструкциями персонала  службы.

     В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы —

     частности, документы по совершенствованию  деятельности службы ДОУ. 

     1.4. Организационная  структура и численный  состав службы 

     Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

     Для определения оптимальной организационной  структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного  предприятия в документированной  информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

     «На государственных предприятиях (объединениях) — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

     а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению  технических средств;

     б) рассмотрению писем (жалоб);

     в) секретариат;

     г) экспедиция;

     д) машинописное бюро;

     е) копировально-множительное бюро;

     ж) архив.

     В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) — правлением. В акционерных обществах — учредительной конференцией. В кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются:

     а) секретариат;

     б)канцелярия;

     в) группа контроля;

     г) протокольная группа;

     д) группа совершенствования работы с  документами;