Документационное обеспечение деятельности предприятия

 
 
 
 
Контрольная работа

по учебной  дисциплине: «Документирование управленческой деятельности и

                          делопроизводство»

На тему: «Документационное обеспечение  деятельности предприятия». 

 
 
выполнил:

студент 3 курса 

специальностьМенеджмент организации

 
Руководитель:                                                        
 

Москва 2010г.

 

Введение

  Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

  Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией -это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

  Руководители  предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность  и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может  обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.

  С документацией  связана деятельность всех работников - от технических исполнителей до руководителей. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

  Делопроизводство  на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

 

  

Содержание

Введение

1. Досье фирмы
2. Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)
3. Организационные документы
4. Распорядительные документы
5. Информационно-справочные документы
6. Подробное описание документов по личному составу
7. Оформление деловой переписки

Заключение

 

1. Досье фирмы

На данном предприятии  используются следующие документы:

1 Организационные документы:

1. Устав;
2. Положение о персонале;
3. Положение о структурном подразделении;
4. Правила внутреннего трудового распорядка;
5. Структура и штатная численность;
6. Штатное расписание.

2 Распорядительные документы:

1. Постановления;
2. Решения;
3. Распоряжения;
4. Приказы по основной деятельности;
5. Указания;
6. Извещения.

3 Информационно-справочные документы:

1. Докладные, объяснительные, служебные записки;
2. Справки по производственным вопросам;
3. Акты;
4. Протоколы (полные и краткие).

4 Документы по личному составу:

1. Приказы по личному составу;
2. Заявления;
3. Резюме;
4. Расписки;
5. Доверенности;
6. Контракты.

5 Деловая переписка

 

2. Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)

 
 Делопроизводство  - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

  Организационно-распорядительные документы - это документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями, регулирующая процесс управления в организации, ее структурных подразделениях, это права и обязанности организации в целом.

В состав организационно-распорядительных документов входят:

1. Организационные документы - устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

2. Распорядительные документы - приказы, решения, распоряжения, указы, постановления;

3. Справочно-информационные документы - протоколы, служебная переписка, деловая переписка, коммерческая переписка, справки, акты, докладные, объяснительные, служебные записки;

4. Документы по личному составу - приказы по личному составу, заявления, личные карточки, справки, автобиографии, характеристики, резюме.

 

3. Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов,

регулирующих  структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права  обязанности, ответственность руководителей и специалистов.

Устав - документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее

структура, функции, правовое положение.

  Уставы, после  их утверждения вышестоящей организацией, подлежат обязательной регистрации  в администрации. Реквизиты и  текст устава аналогичны реквизитам и тексту положения. Дополнительным реквизитом являются лишь подписи учредителей. Текст устава структурно разбивается на разделы:

1. Общие положения: изложены основания организации, порядок и формы управления организацией, ее подчиненность.

2. Цели и виды деятельности, направления деятельности организации.

3. Организационное единство: структурные подразделения и их взаимосвязь.
4. Регламентация деятельности: формы управления, права и обязанности должностных лиц.
5. Финансово-материальная база: определяются размеры основных и оборотных средств, источники образования хозяйственных средств, распоряжение средствами и ценностями.
6. Контроль, проверка и ревизия: устанавливаются формы и виды контроля за деятельностью предприятия.
7. Отчетность.
8. Реорганизация и ликвидация предприятия: излагаются порядок проведения реорганизации или ликвидации предприятия.

Устав подписывают учредители предприятия.

  Положение о персонале (правила  внутреннего трудового  распорядка) - составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом, утверждается руководителем предприятия. Структура текста:

1. Общие положения: отражают условия труда работников, их количество, категории специалистов, кто является руководителем и т.д.

2. Порядок приема, перевода и увольнения.

3. Основные обязанности служащих, администрации.
4. Рабочее время и его использование
5. Поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
6. Отпуска.
7. Командирование, временное командирование и перевод на новое место работы.
8. Зарплата, социальное страхование, компенсации.
9. Меры поощрения, дисциплинарные меры.
10. Освобождение от работы.
11. Рассмотрение трудовых споров.
 

Положение о структурном  подразделении  - определяются задачи, функции, права и обязанности, взаимоотношения данного отдела с другими подразделениями: права, ответственность, организация работы. Структура текста:

1. Общее положение: определяется правовой статус структурного подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться данное структурное подразделение.

2. Задачи и функции: излагаются направления деятельности данного структурного подразделения, перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением.

3. Права и обязанности - указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним предприятиям.
4. Ответственность: устанавливается ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное исполнение структурным подразделением возложенных на него функций, не использование предоставленных ему прав.
5. Взаимоотношения и связи: определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними предприятиями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласованию документов, совместного выполнения работ и др.

6. Организация работ: определяется порядок деятельности структурного подразделения предприятия, контроль подразделения, его организации и ликвидации.

 Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и/или подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом, утверждается директором предприятия. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора.

 
 
  Структура и штатная численность  - определяется численность работников структурных подразделений (должности) и указываются все наименования структурных подразделений, вводимых на предприятии. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

 

  

  Штатное расписание - содержит наименование структурных подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда. Оформляется аналогично структуре и штатной численности. Подписывается заместителем директора, визируется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем предприятия. В грифе «Утверждено» указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд оплаты труда. Гриф «Утверждено» заверяется печатью. Изменения в штатное расписание вносится директором.

 

  

 4. Распорядительные документы - должны строго соответствовать закону и иметь различия в конечной стадии оформления. Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

  Для постановлений  и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа. Распорядительные документы могут состоять из одной, двух частей. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть в зависимости от вида документов начинается словами: в постановлении - постановили, в решении - решили, в распоряжении - предлагаю, обязываю, в приказе -приказываю. Распорядительные слова пишутся прописными буквами, иногда в разрядку от левого поля, отступив два интервала от констатирующей части до распорядительного слова и два интервала до текста.