Документационное обеспечение деятельности предприятия

  Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

 При работе с  документами по личному составу  следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме: 

 

Увольнение проводится по следующей схеме: 

  При переводе работника на другую должность в  рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме: 

 
Описание  документов по личному составу:

   Приказы по личному составу  - по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

  Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы  № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

  Приказ  о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В  графе "основание" указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

 При отсутствии типовых бланков приказы о  приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

  По письменному  заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

  Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную  нумерацию с добавлением индекса "л/с". Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").

 

  

  В процессе деятельности предприятия могут  издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к...) и формируются в отдельное дело.

    Резюме  - в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу претендент хотел бы получить) и устраивающий его размер заработной платы.

  Резюме  лиц, не принятых на работу, хранится 1 год (статья 341 "Перечня документов с указанием сроков хранения"). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.

   Расписка  - документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ, денег, документов. В расписке содержаться обязательства, которые указывают с указанием срока возврата. Реквизиты расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда делается оговорка: "составлена в присутствии свидетелей". Свидетели своими подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны быть прочеркнуты.

  Доверенность  — это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей:

• Официальные - выдаются представителям предприятия;
• Личные - выдаваемые гражданам.

   Официальные доверенности выдаются представителю  предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или  других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные- должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

   Личные  доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий, указанных в ней).

 

   

7. Оформление деловой переписки

  Деловая переписка — неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. На большинстве предприятий письма превалируют над остальными документами.

  Письмо  - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почты и т.д. По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие.

  Письма  инструкционные (директивные) исходят  из государственных или муниципальных  органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

  К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых услуг, товаров.

  Коммерческие  письма составляются при заключении и выполнении договоров. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товаров), ответы на рекламацию, кредитные письма и т. п.

  В рекламационных письмах предприятия требуют  возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, как правило, актов, подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу.

  При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в котором продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

  В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает  фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

 В некоторых  случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного  пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

 Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Письмо имеет следующие реквизиты: дату, номер, ссылку на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом), заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

  Текст письма должен быть лаконичным, кратким, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

 Во вводной  части указывают причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылкой на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель: предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.

  Факс- документ, полученный с помощью факсимильной связи по телефонным каналам. Факс по сути является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, диаграммы, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом условно называют письмо, полученное с помощью факсимильного аппарата.

Оформление факса  осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите  "адресат" указывается номер телефакса получателя письма.

  Передача  по факсу документов с грифом "Для  служебного пользования", "Конфедициально" и других подобных документов проводится только по специально защищенным системам связи

 

  

Заключение

   Выполнение  данной контрольной работы способствовало закреплению теоретических знаний по организации системы делопроизводства, развитию навыков самостоятельного составления документов и их обработки.