Документационное обеспечение деятельности предприятия

     е) группа писем (жалоб);

     ж) машинописное бюро;

     з) копировально-множительное бюро;

     и)архив.

     В организациях, не имеющих службы документационного  обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».[23,c.134]

     Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

     • секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

     • инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

     • отдел писем (жалоб), то есть отдел  по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

     • отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

      • центральный архив (архив). 
 
 
 
 

     Рис.1. Примерная организационная структура управления делами

     Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе которых находятся:

     • группа (отдел) учета и регистрации;

     • группа (отдел) контроля;

       • группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

       • группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

       • секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

     Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (рис. 3).

       
 
 
 
 
 
 

     Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

       
 
 
 
 

     Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) 

     Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе которых находятся:

     • секретариат;

     • канцелярия (группа делопроизводства);

     • группа контроля;

     • протокольная группа;

     • группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

     • группа рассмотрения писем (жалоб);

     • машинописное бюро;

     • копировально-множительное бюро;

      • архив. 
 
 
 
 

     Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

     Определение численного состава службы ДОУ —  по структурным подразделениям и в целом — рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

     • объем документооборота;

     • основные виды управленческих документов;

     • периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

     Пример  расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение) 

     1.5. Квалификационный состав 

     Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах  работ по ДОУ, выполнение которых  предполагает наличие у сотрудников  соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

     Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

 

      ГЛАВА ІІ. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ 

     2.1.Штатное  расписание предприятия 

     Штатное расписание — это организационный  документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

     Указанная форма — форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом  к книге компакт-диске) — предназначена  для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

     Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

     «Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписывается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

     • наименование предприятия;

     • его код по ОКПО;

     • дата введения в действие штатного расписания;

     • дата и номер документа;

     • дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

       •численность штата в единицах;

       • размер фонда заработной платы (в рублях);

     • наименование структурного подразделения;

     • наименование профессии (должности) работника;

     • количество штатных единиц;

     • размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)». [1,с.9] 

     2.2. Положение о службе  ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения) 

     При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, представленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приводится в приложении 3 к настоящему пособию.

     Положение о структурном  подразделении предприятия (организации, учреждения)

     При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном отделе, функционирующем на правах структурного подразделения в составе службы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функционирующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

 

      2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления 

     При подготовке текста инструкции по документационному  обеспечению управления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, — например, Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

     ( Утверждена, Приказом Росархива  от 27.11.2000 г. № 68.)

     При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответствующие положения других документов, регламентирующих те или иные направления ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе составляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения). 

     2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ 

     Инструкция  по виду деятельности — нормативный  документ, в котором излагается порядок  осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.

     Инструкция  по виду деятельности подписывается  начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

     Инструкция  по виду деятельности должна оформляться  на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией.

     Содержание  инструкции по виду деятельности следует  излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа  должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о  порядке ведения служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».

     Основной  текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и  подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

     Нумерация пунктов и подпунктов документа  должна производиться арабскими цифрами. 

     2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ 

     Инструкция  по организации рабочих мест —  нормативный документ, в котором  излагается порядок организации  рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия (персонала определенной квалификационной или профессионально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими порядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавливающими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной области деятельности.