В крупных организациях могут создаваться  специальные подразделения, на постоянной основе обеспечивающие организацию  и развитие системы управленческого  учета, администрирование такой  системы, аналитические функции.

      В ряде случаев компании для постановки управленческого учета прибегают  к помощи внешних консультантов, чем обеспечивается признанное качество используемой методологии, привлечение  исполнителей с опытом подобных работ  в других организациях и сравнительная  независимость всей работы от решения  различных политических вопросов внутри организации. Однако привлечение внешних  консультантов требует более  существенных материальных затрат при  отсутствии гарантий эффективности  деятельности направленных подрядчиком  специалистов.

      Для успешного внедрения системы  управленческой отчетности необходимо составить детальный план действий:

• Установить  цели и задачи для системы

• Определить  и назначить менеджера проекта

• Настроить систему и разбить процесс  внедрения на конкретные задачи

• Установить  источники данных и ответственных

• Определить, как будут составляться сводки

• Установить  сроки внедрения сводок

• Назначить ответственных за подготовку отчётов

• Назначить ответственного за управление системой (старший менеджер по всем секторам плюс общее руководство)

• Оценить доступные  ресурсы

• Требуемый персонал, его профессиональный уровень, степень зависимости

• Компьютерное  оборудование (если система компьютеризованна)

• Подготовить детальный план, описывающий все  требуемые закупки или услуги и соответствующие расходы

• Подготовить детальные бюджеты внутренних и  внешних расходов

• Выполнить план по внедрению - начать с исполнительного  приказа и вдохновляющих выступлений  старших менеджеров

• Отслеживать и контролировать процесс внедрения  системы, при необходимости по ходу дела вносить корректировки и  изменения.

 
 
 
 
 

Планирование  внедрения

      Перечислите основные шаги в процессе внедрения. Назначьте ответственных лиц, сроки  и бюджет для каждого из указанных  шагов. (В Табл. 4, 5, и 6 представлены шаблоны для планирования процесса внедрения.)

Таблица 4. Внедрение: Основные шаги и ответственные лица

 

Таблица 5. Рабочий план процесса внедрения системы

 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 6. Составление бюджета процесса внедрения

 

Проблемы  в ходе внедрения управленческой отчетности.

      Первая  проблема, с которой можно столкнуться  при внедрении управленческого  учета это нереалистичные цели или сроки внедрения. Сроки могут быть слишком растянуты для эффективного решения проблемы либо слишком сжатые, в которые корректно внедрить систему невозможно.

      Особое  внимание также стоит уделить  планированию, т.к. плохое планирование приводит к плохим результатам.

      Если  в системе не создан адекватный контроль - появляются неточные данные. Это может происходить по следующим причинам:

• Лица, составляющие сводки и отчеты, имеют причины (или  просто способны) манипулировать данными.

• Лица, составляющие сводки, получают неверные данные.

      Необходимо  тщательно подходить к выбору менеджера проекта. Он должен обладать способностью руководить и пониманием дела в целом, должен быть уважаем в фирме, иметь власть для эффективного внедрения системы.

      На  менеджера проекта будет с  разных сторон оказываться давление. Со стороны пользователей системой нижнего уровня, которым придётся менять свои рабочие привычки и, может быть, делать что-то новое, со стороны генерального директора, который ожидает быстрых результатов, со стороны директоров подразделений, которые неохотно будут предоставлять информацию, опасаясь, что новые данные представят вверенное им подразделение не в том свете (или более точно), в каком бы им хотелось.

Контроль  в процессе внедрения  управленческой отчетности.

      Необходимо  проводить постоянную проверку на полноту информации. Все данные, подлежащие обработке, должны обрабатываться. Последовательная проверка всех предварительно пронумерованных документов и сверка каждого документа с формами, из которых берутся данные, будет залогом безошибочного внедрения.

      Требуется проверить соблюдение основных связей между данными

например, запас готовой продукции на начало периода + производство - отгрузка = запас  готовой продукции на конец периода

Анализ  отклонений и разумное объяснение несоответствий

      Постоянно бороться за своевременность информации. Все данные должны собираться и обрабатываться в соответствии с заданной периодичностью. Ежемесячно, еженедельно или ежедневно.

  Если возникают проблемы с внедрением системы или данные неточны, надо исать основные причины возникающих проблем:

Человеческая  ошибка

• Сделана нечаянно из-за низкого уровня обучения или по неосторожности

Техническая ошибка

• Инфраструктура  системы не предотвращает попадание  в систему неправильных данных (не по вине человека)

Плохие  отношения между руководством и  персоналом

• Отсутствие  мотивации у персонала

Плохое  планирование мер безопасности - опасная  область (см. также далее)

• Персонал  вовлечён в мошеннические действия

 

Настройка установленной системы  на удовлетворение нужд конкретного предприятия  и конкретных пользователей

      Настройка установленной системы на удовлетворение нужд конкретного предприятия и  конкретных пользователей это непрерывно идущий процесс, который предполагает постоянное улучшение системы.

Чтобы добиться необходимого результата требуется  установить систему регулярной обратной связи с пользователем, задавая следующие вопросы:

• Какая дополнительная информация жизненно важна для эффективного принятия решений на вашем уровне?

• Предоставляется ли информация вовремя для эффективного принятия решений?

• Помогает  ли система определить важные проблемы и недостатки?

• Помогает  ли система идентифицировать проблемы заранее?

• Сопоставима ли информация, получаемая в разные моменты времени?

      установить систему регулярной обратной связи с лицами, занятыми на всех стадиях подготовки сводок и отчетов

• Какие проблемы с составлением и получением сводок данных?

• Какие проблемы с созданием отчётов?

• Где узкие  места, вызывающие задержку информации? например:

Нехватка  персонала

Необученный персонал

Коммуникационные  проблемы

Проблемы, связанные с техникой и инфраструктурой

• Встречаются ли ситуации, когда нет определенной процедуры обработки данных?

Заключительные  шаги, направленные на установление контроля за внедренной системой.

 

      В любой области, для того чтобы  проверить работу системы, требуется  ее тестирование

      Рассмотрим  основные тесты и вопросы, которыми должен задаться менеджер, отвечающий за внедрение управленческой отчетности.

1. Тест на полноту и точность

• Соотносимы  ли отчёты между собой ? Например, продажи, дебиторская задолженность и поступление денежных средств регистрируются на основе одних и тех же исходных данных?

• Имеет ли смысл и релевантна ли предоставляемая информация; предоставляет ли отчет всю информацию, необходимую для обоснованного принятия решений?

• Есть ли серьезные проблемы, мешающие составлению  и распространению отчетов?

 

Тест  на принятие системы пользователем

• Имеет ли для пользователя новый отчёт  больше смысла, чем уже существующий?

• Нуждаются ли пользователи в дополнительном обучении для анализа информации, предоставляемой  в отчёте ?

Тест  на улучшение деловой активности

• Достигаются ли деловые цели ?

Тест  на безопасность

• Доступна  ли информация для нежелательных  пользователей ?

 

  Заключение 

      Хорошая система управленческой отчетности предоставляет руководству чрезвычайно  важную информацию об их организации и ее деятельности. В отчетах содержится информация по следующим семи областям: