Учёт денежных средств и денежных документов в кассе организации

     Деньги  по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении  наличных денег в кассу из банка  также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

     Выдача  наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами с приложением в необходимых случаях. Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом. В строке «Выдать» пишется Ф.И.О. плательщика.

     В строке «Основание» указывается целевое назначение выдачи, (выручка для сдачи в банк, в подотчет на хозяйственных расходы согласно служебной записи, командировочные расходы, заработная плата по ведомости) далее сумма прописью.

     В строке «Приложение» указывается документ, на основании которого выполняется  данная операция (квитанция банка, служебная  записка, приказ, расчетная ведомость).

           Если на документах, прилагаемых к Расходному Кассовому Ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном ордере (на выдачу депонированной зарплаты) не обязательна                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Выдача Расходного Кассового Ордера на руки лицам, получающим деньги, не допускаются.

     При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать  предъявления паспорта или удостоверения  личности, записывает в Расходный  Кассовый Ордер наименование и номер  документа, кем и когда он выдан  и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается в личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой, не выданной, суммы кассир от руки вписывает слово: «Депонировало» и не выданные суммы, заносит в Реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах выплаченных и депонированных.

     Какие-либо исправления, хотя они и оговорены, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп «Оплачено», он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

     При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу  кассир делает записи в кассовую книгу. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью  организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход», выводит остаток (сальдо) по кассе, и переносит его на следующий лист на первую разницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.

     После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

     Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

     По  окончании месяца путем сопоставления  итогов оборотов по дебету и кредиту  счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. 

     2.2 Синтетический учёт  денежных средств  в кассе  

     Синтетический учет - учет  обобщенных  данных  бухгалтерского учета  о  видах  имущества,  обязательств  и  хозяйственных  операций  по определенным   экономическим   признакам,   который   ведется   на синтетических счетах бухгалтерского учета.

     Движение  наличных денежных средств учитывается  на счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

     50.1 «Касса организации»;

     50.2 «Операционная касса»;

     50.3 «Денежные документы»;

     На  субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

       На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

       На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается  во всех документах, относящихся  к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге  кассира-операциониста), а также  в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой машины (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его, заместителя или главного бухгалтера.

     В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить  кассовый отчет и сдать выручку  вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний — инкассатору.

     Правительством  России утвержден перечень отдельных  категорий организаций, которые  в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

     На  субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне.  Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

     Выдача  денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру. 

     2.3 Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассе организации 

     Инвентаризация  является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в  кассе и на счетах в банке и  проводится в соответствии с Методическими  указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.

     Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно  регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

     В кассе организации могут храниться  денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.

     К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и  другие документы.

     Бланками  строгой отчетности являются: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

     Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в  банке, устанавливаются руководителем  организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

     Материальную  ответственность за сохранность  всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

     Инвентаризация  кассовой наличности проводится на основании  приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

     До  начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе  кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

     Если  в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

     На  практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием «до инвентаризации на «____» (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

     Кассир  должен дать расписку о том, что к  началу инвентаризации все приходные  и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.