Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

      На  основании акта бухгалтер сделает проводку по

      Дебету счета 10 «Материалы», 41 «Товары»

      Кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

        К счету 10; 41 следует открыть  специальный субсчет «Неотфактурованные поставки». Когда в организацию поступят расчетные документы поставщика, бухгалтер сторнирует ранее сделанные проводки и отразит поступление товароматериальные ценности в обычном порядке, установленном учетной политикой организации.

      Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

      Товарный  раздел заполняет грузоотправитель. Этот раздел служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.

      Транспортный  раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным транспортного раздела производятся расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

      Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля.  

      Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех  экземплярах:

      - первый - остается у грузоотправителя  и предназначается для списания  товарно-материальных ценностей;

      - второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

      - третий и четвертый - сдаются организации - владельцу автотранспортного средства.

      Перед отправкой груза организация-грузоотправитель передает водителю второй, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной. Эти экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырех экземплярах товарно-транспортной накладной.

      Доставив  груз получателю, водитель передает ему  второй экземпляр товарно-транспортной накладной. Кроме того, грузополучатель заверяет своими подписями и печатями (штампами) третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной и передает их водителю. Эти экземпляры сдаются в бухгалтерию организации-грузоперевозчика. Третий экземпляр служит основанием для расчетов с заказчиком автотранспорта. Организация - владелец автотранспортного средства выписывает счет за оказанные услуги по грузоперевозкам, прилагает к нему третий экземпляр товарно-транспортной накладной и высылает плательщику - заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Четвертый экземпляр товарно-транспортной накладной вместе с путевым листом хранится в бухгалтерии организации-грузоперевозчика в течение пяти лет.

      В розничной торговой сети отпуск (продажа) товароматериальных ценностей  оформляется выдачей чека ККМ (контрольно-кассовой машины) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста. Если торговля ведется с лотка, автолавки, ручной тележки и т. п. (мелкая розница), то стоимость проданных товарно-материальных ценностей и выручку указывают в расходно-приходной накладной.

      Моментом  возникновения права собственности  у покупателя является момент передачи ему товароматериальных ценностей, если иное не предусмотрено законом  или договором.

      Договором купли-продажи может быть предусмотрено, что моментом перехода права собственности на товароматериальные ценности является момент его оплаты покупателем. Такая ситуация регулируется статьей 491 ГК РФ: право собственности на переданные покупателю товароматериальные ценности сохраняется за продавцом, а покупатель не может продать этот товар или распорядиться им иным образом. Такие

товароматериальные  ценности до момента оплаты отражается у покупателя на забалансовом   счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». И только после оплаты товарно-материальных ценностей покупатель отражает его стоимость в балансовом счете 10 «Материалы», 41 «Товары».

       Производственные запасы материалов пополняются за счёт их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчётов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приёмки т.п. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платёжные требования-поручения и счета- фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учёт выполнения договорных обязательств  на предприятиях осуществляет отдел маркетинга, поэтому платёжные требования –поручения и счета-фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или в финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учёта поступающих грузов (ф.№ М-1), делают отметку в книге учёта выполнения договоров и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

           После регистрации платёжные  документы получают внутренний  номер (регистрационный) и передаются  в бухгалтерию предприятия для  оплаты, а квитанция и товарно-транспортная  накладная передаются в бухгалтерию предприятия в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

           С этого момента у бухгалтерии  предприятия возникают расчёты  с поставщиками груза на склад  выписывается приходный ордер,  затем при реестре сдаётся  в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платёжному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчётного счёта о списании денежных средств в пользу  предприятия-поставщика.

           Учёт расчётов с поставщиками  товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Счёт по отношению к балансу пассивный : сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованнм поставкам; оборот по дебету о суммах оплаты, списаний и зачётов за отчётный месяц; оборот по кредиту о суммах по принятым к оплате акцептованным платёжным документам и неотфактурованным поставкам за отчётный месяц.

    Учёт расчётов с поставщиками ведётся в журнале-ордере №6.

Это комбинированный  регистр, аналитический учёт в котором  организуется в размере каждого  платёжного документа, приходного ордера или приёмного акта. Открывается  этот журнал-ордер суммами незаконченных  расчётов с поставщиками и подрядчиками на начало месяца:

           - по акцептованным платёжным документам, срок оплаты которых не наступил , или просроченным, материалы поступили (сальдо на начало месяца по счёту 60);

           - по акцептованным платёжным документам оплаченным, материалы не поступили (справочно «За неприбывший груз», сальдо нет);

           - по акцептованным платёжным документам неоплаченным, материалы не поступили (справочно «За неприбывший груз» и сальдо на начало месяца);

          - сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платёжные документы для оплаты их не поступили).

           В течение отчётного месяца  бухгалтерия предприятия получает  платёжные документы поставщиков,  акцептованные отделом маркетинга, принимает приходные ордера и приёмные акты складов, получает выписки из расчётного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчёты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

          Журнал-ордер № 6 ведётся линейно-позиционным способом, что даёт возможность судить о состоянии расчётов с поставщиками и подрядчиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счёта, регистрационный номер, наименование  поставщика) в журнале-ордере № 6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учётным ценам предприятия и стоимость по платёжному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчётном документе. Суммы по учётным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платёжным требованиям – в разрезе видов материалов (основные , вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т.п.). Сумма претензий записывается на основании актов.

         По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платёжного документа.

          Порядок учёта неотфактурованных  поставок. Неотфактурованными считаются  поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платёжного документа . На складе приходуют их, выписывая приёмный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учётным ценам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и  акцепт. Неотфактурованные поставки регистрируются в журнале-ордере № 6 в конце месяца (в графе Б «Номер счёта» ставится буква Н), когда возможность получения платёжного документа в данном месяце отпала. Оплате в отчётном месяце  они не подлежат, так как основанием для оплаты банком является платёжные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платёжных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются  бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе «акцепт» в сумме платежного требования, а по строке сальдо (незаконченных расчётов) ранее записанная сумма по учётным ценам сторнируется  тоже по группе и в графе «акцепт». Расчёты с поставщиком таким образом по этой поставке будут закончены. 

  3.3 Первичная документация  по учёту расчётов  с поставщиками  и подрядчиками

  Основным  документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура ( в редакции Федерального закона от 22.07.2005 г. №119-ФЗ) который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков.

       Счет-фактуру (<письмо> МНС РФ от 17.09.2004 N 03-1-08/2029/16 
"О порядке оформления счетов фактур") выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняют следующие реквизиты: наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки и др. В нем указывают наименование, количество, цену и сумму, а также общую сумму, на которую отпущено товаров. В документе обязательно делают ссылку на договор-заказ, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям. 

  Счета-фактуры  поставщиков тщательно проверяют  с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, таксировки и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученного груза с данными счета-фактуры составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику.

Счета-фактуры  по НДС

      Кроме обычных счетов-фактур по  расчетам с поставщиками за поставленную продукцию, товары, услуги применяются также специализированные счета-фактуры для учета НДС, постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. №46  « Об утверждении правил ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур при расчётах по налогу на добавленную стоимость» с изменениями от 16.02.2004г.

   Согласно  этим постановлениям организации одновременно со специализированными счетами-фактурами ведут также журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж по налогу на добавленную стоимость.

  Специализированная  форма счета-фактуры выписывается поставщиком на покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр в течение 10 дней с даты отгрузки представляется покупателю; он дает право на учет сумм НДС после оплаты товара. Второй экземпляр счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции.

  В счете-фактуре обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: порядковый номер счета-фактуры; наименование и идентификационный номер поставщика товара (работы, услуги); наименование получателя товара (работы, услуги); наименование товара (работы, услуги); страна происхождения товара; номер грузовой таможенной декларации (по товарам иностранного производства, по отечественным ставится прочерк); стоимость (цена) товара (работы, услуги); сумма налога на добавленную стоимость; дата составления счета-фактуры.

  Счет-фактура  подписывается должностными лицами поставщика, в том числе руководителем и главным бухгалтером, скрепляется печатью поставщика. При получении товаров счет-Фактура подписывается покупателем или его уполномоченным. В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки, исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.

   Получаемые и выдаваемые счета-фактуры  записываются раздельно в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.