Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

       Составленный  документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара, и скреплен печатью организации. Разрешено визирование счета-фактуры иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации.

       Получаемые  покупателем товаров счета-фактуры в отличие от экземпляров поставщика не являются бланками строгой отчетности, а относятся к первичным бухгалтерским документам. При этом учет их поступления будет лишь дублировать книгу покупок. Покупатель заинтересован в полной сохранности счетов-фактур, их своевременном и достоверном отражении.

       Счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж.

       Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации  счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога, подлежащих зачету. При этом ее итоговые данные по определенным графам используются при составлении расчета по налогу на добавленную стоимость.

       В случае использования приобретенного товара, по которому зачет произведен, в непроизводственной сфере в книге покупок делается корректирующая запись с уменьшением итоговой суммы налога, принимаемой к зачету в текущем периоде.

       Следует отметить, что после получения  сопроводительных документов материально ответственное лицо должно проверить исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях – по массе. Станция (пристань, аэропорт) назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.

       При обнаружении при перевозках недостачи  в пределах норм естественной убыли сотрудники станции назначения (пристани, аэропорта) должны произвести необходимую запись на обороте накладной.

       В случае обнаружения неисправности  вагона, контейнера или повреждения  упаковочной тары, отсутствия или  повреждения пломбы, неясности оттиска  на ней (или наличия пломбы промежуточной  станции), а также во всех случаях повреждения, недостачи груза по количеству или массе материально ответственное лицо обязано потребовать от станции (пристани, аэропорта) назначения составления коммерческого акта и получить его копию. При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или железнодорожной милиции и составить акт о результатах приемки. Отказ сотрудников станции назначения составить акт следует обжаловать в установленном порядке. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий к транспортным компаниям или поставщику.

Получение товаров  автотранспортом.

       При поставке товаров автотранспортом  сопроводительным документом служит товарно-транспортная накладная.

• Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении товаров на торговое предприятие. Она состоит из двух разделов – товарного и транспортного.
• сведения о грузе (артикул, наименование и краткое описание товара; единицы измерения; количество единиц; цену за единицу; сумму, на которую поставляется товар (с учетом налога на добавленную стоимость)).

       Кроме того, указываются сопровождающие груз документы, вид упаковки, количество мест.

       Один экземпляр этих документов материально ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является Материально ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон. 

3.6 Учёт неотфактурованных поставок, недостачи и порчи материалов 

Неотфактурованными  поставками считаются материальные запасы, поступившие и организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком). К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплаченные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов.

  Организация обязана принять меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов. Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же меся цел ибо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.

  Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов). При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. В случаях, если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам.

  При поступлении таких материалов составляется акт о приемке материалов (форма № М-7). Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта, второй — направляется поставщику.

 Материалы приходуются по складскому учёту, а  в бухгалтерском учёте проводка:

 Дебет счёта 10 «Материалы»

 Кредит  счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

      При поступлении расчетных документов ранее сделанная запись сторнируется, а черными чернилами делается запись на сумму, указанную в этих документах. Неотфактурованные поставки определяют, как правило, в конце отчетного месяца на основе данных о фактическом поступлении материально-производственных запасов и данных поступивших расчетных документов.

  Понятие «неотфактурованные поставки» предполагает наличие договорных отношений между покупателем и поставщиком (должна быть информация о том, по каким ценам можно учитывать поступившие материалы при отсутствии расчетных документов). Если же такого договора нет, а материалы поступили, организация не имеет права ни использовать запасы для собственных нужд (кроме отдельных случаев, прямо установленных нормативными документами -например. скоропортящихся товаров или материалов), ни приходовать их по балансовому учету — поступившее имущество принимается на ответственное хранение и учитывается за балансом — на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Может возникнуть вопрос о правомерности  списания на себестоимость конкретных объемов продукции (работ, услуг) отклонений в стоимости материалов по ценам, указанным в договоре, и по ценам, указанным в расчетных документах, поступивших позднее. Вопрос решается положительно, так как подобная схема оценки поступивших запасов прямо установлена документами систем],! нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности (включая и  

Методические  указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.). Кроме того, следуем отметить, что на практике имеет смысл организовывать учет неотфактурованных поставок только тогда, когда номенклатура и движение запасов достаточно велики отношения с поставщиками долговременные, а более позднее представление документов предусмотрено договором поставки. Если же речь идет о единичных случаях поступления документов позднее, чем поступление материалов, то расхождения должны регулироваться порядком, приведенным ранее.

  После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам  их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

  Если  расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности:

а)    учетная стоимость материальных запасов не меняется;

б) величина налога на добавленную стоимость  принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;

в)  уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы между  учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:

— уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

— увеличение стоимости материальных запасов  отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки прошлых лет, выявленных в отчетном году).

  Учет  недостач и порчи материалов.

  Недостача и порча имущества являются весьма распространенными явлениями в производственной и хозяйственной деятельности организаций. В соответствии со ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

  Недостачи и порчи материалов могут возникать при их поступлении от поставщиков, а также в процессе их хранения и использования. Таким образом, вопросы бухгалтерского учета недостач и порчи материалов следует разделить на два под -вопроса.

Учёт  недостачи и порчи, обнаруженных при приемке материалов  

  В соответствии с п. 58 Методических указаний недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

  а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

  б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

В фактическую  себестоимость включаются:

    - стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;

    - сумма транспортно- заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость)

- сумма  налога на добавленную стоимость,  относящиеся к основной стоимости  недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

  Таким образом, установлена следующая схема бухгалтерских записей:

  Дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

  Кредит  счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на общую сумму стоимости недостающих материалов или материалов, испорченных в пути;

  Дебет счёта 16 «Отклонение в стоимости материалов»

     Кредит счёта  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму недостачи или порчи в пределах норм естественной убыли;

  Дебет счёта  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 

  Кредит  счёта 16 «Отклонение в стоимости материалов» — на сумму отклонений в стоимости материалов в части, относящейся к стоимости недостающих или испорченных материалов;

  Дебет счёта 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» 

    Кредит счёт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам» - на сумму НДС по стоимости недостающих или испорченных материалов.