Учет расчетов с подотчетными лицами

  Кроме приказа  руководителя и командировочного удостоверения  при направлении работника в  командировку могут также оформляться  и другие документы, в частности  доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление  интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в  случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом  организации на это прав.

  На основании  приказа руководителя работнику  выдается аванс на командировочные  расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья  на срок командировки.

  Как и при  выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО.

  После возвращения  из командировки работник в течение  трех дней отчитывается о проделанной  работе во время командировки и использовании  полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии  составляется авансовый отчет (см. приложения 7- 9).

  Основными реквизитами авансового отчета являются:

  наименование  организации;

  ФИО и должность  работника;

  номер и  дата составления авансового отчета;

  назначение  аванса;

  сумма и  дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

  и некоторые  другие реквизиты.

  На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

  дата;

  порядковый  номер документа;

  кому, за что  и по какому документу уплачено;

  сумма оплаты;

  итоговая  сумма израсходованных средств  и подпись подотчетного лица.

  К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся  следующие:

  командировочное удостоверение с заверенными  отметками о дне выбытия и  дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки  о дне прибытия и дне выбытия  делаются в каждом пункте. Отметки  о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием  организации, в которую был командирован работник;

  оплаченные  счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы  по найму жилого помещения и другие расходы;

  проездные билеты, подтверждающие фактические  расходы по проезду к месту  командировки и обратно;

  отчет о  проделанной работе (по требованию нанимателя).

  Цели служебной  командировки могут быть разными: выполнение работ, налаживание контактов с  поставщиками, ведение переговоров  с партнерами по бизнесу, учеба и  переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень  культуры и качества обслуживания клиентов.

  Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что оформлением  ПКО.

  В случае не предоставления в установленный  срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия  остатков неиспользованных авансов  бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

  Новый аванс  подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее  выданному. Бухгалтер производит необходимые  расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения  их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие  графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

  После проверки бухгалтером авансового отчета и  определения суммы к учету  руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в  аналитическом учете счета 71, чем  списывается задолженность с  конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением  расходного или приходного ордера.

  Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных  документов установленной формы, основными  из которых являются расходный и  приходный кассовые ордера, командировочное  удостоверение, авансовый отчет  и некоторые другие.

  2.2 Синтетический и  аналитический учет  расчетов с подотчетными  лицами 

  Синтетический учет расчетов с работниками предприятия  по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета  отражается дебиторская задолженность  работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная  сумма денежных средств, выданная в  подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток  подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[13]

  На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

  Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

  Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. [6]

  В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» ведется в  журнале-ордере №7. Он является комбинированным  регистром, сочетающим аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что  каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале-ордере одна строка.

  При применении сокращенной журнально-ордерной формы  учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

  Учет наличия  и движения подотчетных сумм при  упрощенной форме обобщается в ведомости  № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и  других документов. [14]

  В бухгалтерии  на выданные по РКО подотчетные суммы  составляется запись, отражающая дебиторскую  задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

  Возврат неизрасходованных  сумм сопровождается обратной записью  с составлением ПКО, т.е Д50 К71

  Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

  Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная  прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

  Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных  сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

  На сумму  невозвращенных в срок подотчетных  средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается  на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

  При направлении  подотчетного лица в заграничную  командировку ему выдается аванс  в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие  записи:

  приходование  валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;

  списание  выданной в подотчет валюты – Д71 К50.4;

  после возвращения  из командировки подотчетная сумма  списывается в счета затрат –  Д20,26 К71.

  Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности  по счету 71 относятся на себестоимость  продукции, а по дебиторской –  на финансовые результаты от деятельности предприятия.

  Таким образом, все операции по выдаче авансов и  расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток  на конец периода по 71 счету.

  При автоматизированном учете все документы могут  вестись в электронном виде с  возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские  записи сохраняются. 

  3. Учетная политика  и практика учета  расчетов с подотчетными  лицами на исследуемом  предприятии 

  3.1 Применяемая форма  бухгалтерского учета,  первичные документы,  регистры и технические  средства по учету  расчетов с подотчетными  лицами 

  Основным  видом деятельности исследуемого предприятия  ООО «БелТАСП» является строительство.

  Предприятие находится в г. Минске и не имеет  филиалов и обособленных подразделений.

  Как и многие другие предприятия, ООО “БелТАСП”  стремится увеличивать свою прибыль  и рентабельность за счет бесперебойной  работы предприятия. Это возможно только при наличии устойчивых экономических  связей с заказчиками и генподрядчиками, а так же изучения опыта передовых  стран и применения различных  материалов, облегчающих производство работ и улучшающих производственные показатели, не ухудшая при этом, качества выполненных работ. По роду своей деятельности предприятие  заключает договоры на выполнение работ  не только в г. Минске, но и в других населенных пунктах.

  Все это  вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том  числе и зарубежные, для маркетинговых  изучений рынков ближнего зарубежья, а  так же для выполнения работ за пределами

  г. Минска.

  Для обеспечения  бесперебойной работы на строительных объектах иногда имеет место необходимость  срочного приобретения строительного  инвентаря, хозяйственных принадлежностей, топлива и средств индивидуальной защиты за наличные деньги.

  Этот процесс  находит документальное оформление и на ООО “БелТАСП”.

  Согласно  учетной политике, принятой в исследуемом  предприятии, применяемая форма  бухгалтерского учета – автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета  на предприятии используется бухгалтерская  программа 1С:Бухгалтерия версии 7.7.

  Предприятие выдает наличные деньги под отчет  на командировочные, операционные и  хозяйственные расходы.

  Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные  расходы выдаются в размерах и  на сроки, определяемые директором предприятия  по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.[11].

  При учете  расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:

  - приходно-кассовые  ордера;

  - расходно-кассовые  ордера;

  - авансовые  отчеты;

  - командировочные  удостоверения;

  - платежные  ведомости;

  - кассовые  чеки;

  - и иные  документы.

  Порядок расчетов с подотчетными лицами в ООО «БелТАСП»  регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом  законодательством Республики Беларусь.

  Приходно-кассовые ордера заполняются от руки на бланках  строгой отчетности (см. приложение 10).

  Расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской  программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение  учета происходит автоматически. (см. приложения 11 и 12).

  Авансовые отчеты заполняются на основании  документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение  учета происходит автоматически.