Учет расчета с подотчетными лицами

    Порядок выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, установлен в письме Минтруда РФ и Минфина РФ от 17,05,1996 г. №1037-ИХ.

    В тех случаях, когда работники, направляемые в командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не осуществляет. Если же принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% от нормы.

    В настоящее время для определения  нормируемого размера суточных в  иностранной валюте следует обратиться к постановлению Правительства  РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относят  к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» от 08,02,2002 г. №93. В приложении к данному приказу утверждены нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В приложении установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, включая государства – члены СНГ. 

    Следует иметь в виду, что в соответствии с п. 3 ст. 217 гл. 23 Налогового кодекса РФ в доход работника при оплате командировочных не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения и суточные в пределах установленных норм. Однако суточные, превышающие установленный норматив, включаются в доход работника и подлежат налогообложению.

    В бухгалтерском учете расчеты  с подотчетными лицами, получившими  под отчет валюту, ведутся в  инвалюте и ее рублевом эквиваленте, поэтому следует разделить расчеты с подотчетными лицами внутри страны и за рубежом. Для обеспечения этого разделения к счету 71 следует открыть два субсчета:

    1. «Расчеты с подотчетными лицами  по командировкам внутри страны»

    2. «Расчеты с подотчетными лицами  в валюте»

    Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке.

    Командированный предоставляет авансовый отчет  о произведенных расходах, который  должен быть утвержден руководителем организации. Авансовый отчет является основным документом, на основе которого списывается задолженность с подотчетного лица, к нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Задолженность списывается по курсу на день представления авансового отчета.

    Списание  задолженности с подотчетного физического  лица оформляется корреспонденцией счетов. 

    3. Представительские  расходы:

      Так же существует еще одно направление расходования подотчетных сумм, это представительские расходы. Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

    Заключение:

     Освоение  методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

     Научно  обоснованная система организации  бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

     Помимо  выплаты заработной платы предприятие  выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

      Основным  первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

      Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

      Расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. Правильность ведения  данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, т.е. касается бюджета государства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы: 

1. Трудовой  кодекс РФ
2. Налоговый кодекс РФ
3. План счетов бухгалтерского учета, Постановление от 31 октября 2000 г., № 94н с изм. и доп.
4. Ареис Э.А., Лоббек Дж. К. Аудит, 2003.
5. Федеральный закон «О бухгалтерском учете».от 21.11.96 N 129-ФЗ
6. Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ
7. Положение Банка России от 22.06.97 № 62
8. Арефкина Е И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное  особие для студентов вузов. – М.: 2004

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 1

                                                           Командировочное удостоверение

Выдано____{фамилия, имя и отчество, должность}__________

____{наименование объединения, предприятия, учреждения,}_______

   Штамп учреждения (организации)           _____{организаций, выдавших удостоверение}_______________

     «___»_________ 20__г.                       Командирован в _______{пункты назначения, наименование}_

_____{объединения, предприятия, учреждения, организации}_______

Срок  командировки «_____» дней

_______{цель командировки}_______________________

Основание: приказ (распоряжение)__________ ________________________________________

М. П.                                              Действительно по предъявлении паспорта

Подпись руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации______

Отметки о выбытии в  командировку, прибытии в пункты назначения и выбытии из них:

Выбыл из _______________________                    Прибыл в ____________________________

«___»____________ 20__г.                                       «___»____________ 20__г.          

Подпись                                                                     Подпись

Печать                                                                        Печать

 

Выбыл из _______________________                    Прибыл в ____________________________

«___»____________ 20__г.                                       «___»____________ 20__г.          

Подпись                                                                     Подпись

Печать                                                                        Печать

 

Выбыл из _______________________                    Прибыл в ____________________________

«___»____________ 20__г.                                       «___»____________ 20__г.          

Подпись                                                                     Подпись

Печать                                                                        Печать

 

               Приложение 2

Форма по ОКУД

____________________{организация}___________________ по ОКПО

________________{структурное подразделение}_______________________

 

Расходный кассовый ордер                                             

 
 
 

Выдать__________________{фамилия, имя, отчество}________________________________

Наименование _______________________________________________________

Сумма(прописью)_____________________________________________________

________________________________________________ руб. _________ коп.

Приложение _________________________________________________________

____________________________________________________________________

Руководитель  организации ______{должность, подпись, расшифровка подписи_________________________}

Главный бухгалтер_{__________________________подпись, расшифровка подписи____________________________}

Получил ____________________{сумма прописью__________________________________________________}