Учет расчета с подотчетными лицами

    При журнально-ордерной форме учета  операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере №7 . Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенной в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 (см. выше).

    Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода. 

    2.Учет командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками:

    Кроме командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии необходимо вести учет по загранкомандировкам.

    Следует отметить, что в соответствии с  Законом РФ «О валютном регулировании  и валютном контроле» Центральный  банк РФ, являясь органом валютного регулирования и контроля, определяет сферу и порядок обращения иностранной валюты, Устанавливает правила проведения резидентами и нерезидентами валютных операций, определяет соответствие проводимых операций действующему законодательству. Эти функции он осуществляет через своих агентов, которыми являются уполномоченные банки ЦБ РФ.

    В целях контроля за использованием наличной валюты ЦБ РФ выпустил «Положение о  порядке покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов», утвержденное 25.06.97 №62 (далее – Положение №62). Этот нормативный документ содержит требования, расширяющие принятую систему документооборота по оформлению заграничных командировок. В нем определен порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченных банками и их филиалов (далее – «уполномоченные банки») клиентам, т.е. юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам), для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации; введены новые документы, наличие которых обязательно для подтверждения произведенных операций.

    В соответствии с пунктом 2.1 Положения  №62 клиенты могут без специального разрешения Банка России покупать в  безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. ⁴

    Это очень важно, так как до последнего времени некоторые банки отказывались выдавать, а тем более покупать валюту организациям, которые хотели отправить своих сотрудников в зарубежную командировку, если у них не было контракта с иностранным партнером.

    В платежном поручении банку на покупку иностранной валюты необходимо указать в качестве цели покупки  – командировочные расходы. Приобретенная  валюта зачисляется на текущий валютный счет клиента и может быть использована только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу клиента либо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы РФ.

    Последовательность  действий клиента при направлении  им своего сотрудника (далее «командируемого лица») в зарубежную командировку включает следующие шаги.⁵

    1. Представление в уполномоченный  банк оригинала и копии заявки  для получения наличной валюты  на командировочные расходы. Этот  документ введен Положением №62. Заявка составляется в организации на основе следующих документов:

    приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых  лиц);

    приказа о командировании командируемого лица в служебную командировку за пределы  РФ с указанием ФИО командируемого лица, предполагаемой даты выезда в служебную командировку за пределы РФ, даты возвращения из командировки, страны командирования.

    Заполненная банком копия заявления возвращается клиенту с отметкой уполномоченного  банка о дате приема оригинала заявки.

    Банк  может выдать запрашиваемую валюту не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия в командировку. Следовательно, каждая организация должна определить день подачи заявки в зависимости  от наличия валюты на текущем валютном счете и времени, необходимого для покупки и зачисления валюты на счет.

    2. На основе заявки клиента уполномоченный  банк открывает досье «Командировочные  расходы», в которое помещается  заполненный оригинал заявки.

    Уполномоченный  банк ведет такое досье по каждому  клиенту, в них он собирает документы по контролю за расходованием средств в иностранной валюте (использованием дорожных чеков) для оплаты командировочных расходов.

    3. Получение организацией наличной  иностранной валюты, покупка дорожных  чеков в уполномоченном банке  осуществляют за счет средств на текущем валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. При этом запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, например на оплату таможенных пошлин в валюте.

    4. Уполномоченный банк выдает организации  запрашиваемую сумму наличной  иностранной валюты либо дорожные  чеки командируемому лицу с  одновременной выдачей справок  по форме №0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы РФ. Эта справка является основанием для вывоза из России наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами в соответствии с действующим порядком.

    5. В обязанности организации входит  ведение отдельного журнала по  форме №0406007. Полученные справки  хранятся в кассе организации  до выдачи их командируемым  лицам.

    6. По возвращении из командировки  командируемое лицо представляет  в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах.

    Положением  №62 определен срок представления  авансового отчета – 10 календарных  дней с даты окончания служебной  командировки за пределы РФ.  

При наличии  у командируемого лица перерасхода  по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

• выдачи сумм задолженности в наличной иностранной валюте;
• выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсы рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности;
• перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица – резидента в уполномоченном банке.

    Валюта  и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом.

    Положением  №62 разрешено по договоренности командированного лица и организации, отправившей  его в зарубежную командировку, погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой, иной, чем полученная им под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо путем внесения в кассу клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

    При этом для расчета суммы задолженности  применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающим обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, подтверждающим обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту.

    В случае отсутствия документа банка  страны командирования, подтверждающего  обмен выданной для оплаты командировочных  расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется  курс, установленным Банком России на дату погашения задолженности.

    7. Организация, направлявшая сотрудника  в командировку, должна не позднее  даты, определенной уполномоченным  банком в заявке, представить  в банк отчет. Прием уполномоченным  банком неиспользованной наличной иностранной валюты (покупка неиспользованных дорожных чеков), справок по форме №0406007 в случаях, когда командировка была перенесена на более поздний срок, без представления отчета не допускается.

    Организация представляет в уполномоченный банк оригинал и копию отчета. Оригинал отчета подшивается уполномоченным банком в досье «Командировочные расходы», его копия с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала отчета возвращается организации.

    Возвращенные  экземпляры справок по форме №0406007 погашаются уполномоченным банком в день их получения, заверяются подписью кассира банка или других ответственных работников и помещаются в досье «Командировочные расходы». Сданная в уполномоченный банк наличная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

    Кроме того, уполномоченный банк на основании  отчета организации обязан купить проданные  ранее дорожные чеки, не использованные по назначению, и зачислить всю  вырученную от продажи сумму иностранной  валюты на текущий валютный счет организации.

    Аналогично осуществляются банком погашение перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте – только при наличии отчета организации. При этом банк выдает справку по форме №0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии отчета в виде записи «Перерасход погашен».

    Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения  валютных расходов в бухгалтерии  организации должен накопиться следующий  пакет документов: копии заявки с  отметками банка, копии отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и журнал учета справок по форме №0406007.

    Допускается также перевод средств за границу  в пользу командируемого лица с аналогичным  набором отчетных документов.

    Все эти требования должны быть приняты к сведению, Поскольку Положением № 62 предусмотрена ответственность организации и уполномоченных банков за их нарушение.

    Организация несет ответственность в виде штрафа в пределах суммы, которая  не была учтена, была учтена не надлежащим образом или по которой документация и информация не были представлены в установленном порядке в соответствии с пунктом 2 статьи 14 Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» за:

    нарушение срока предоставления отчета в уполномоченный банк, указанного в графе 12 заявки;

    нарушение порядка ведения журнала учета  справок по форме №0406007.

    В соответствии с пунктом 1 статьи 15 этого  Закона в случае непредставления  организацией в уполномоченный банк отчета в установленные сроки  уполномоченный банк приостанавливает операции по выдаче наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации до представления им отчета.

    Взыскание указанных штрафов производится Федеральной службой России по валютному  и экспортному контролю с юридических  лиц в бесспорном порядке, а с физических лиц – в судебном.

    Выдача  командировочных сумм в иностранной  валюте оформляется обычным порядком через кассу.

    Командированному  сотруднику возмещаются командировочные  расходы, в первую очередь, в размере  расходов на проезд, проживание и суточные.

Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, могут превышать установленные  законодательством документами  нормы. При этом в целях бухгалтерского учета сумма командировочных  расходов принимается в полном размере, а в целях налогообложения – нормируется.