Учет материально-производственных запасов

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта  выписывается в двух экземплярах  на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в  обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

При небольших объемах  отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.

По лимитно-заборной карте  ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных  документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется  штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на это уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

К сверхлимитному отпуску  материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления  брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.

Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

При этой системе отпуска  материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, отпускаемых указанным способом в подразделения организации, где  он применяется, устанавливает руководитель организации. Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации.

Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделений организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй - основанием для их оприходования.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Отходы, образующиеся в  подразделениях организации, собираются в установленном порядке и  сдаются на склады по сдаточным накладным  с указанием их наименования и  количества.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Списанные материалы, использование  которых возможно в хозяйственных  целях (материалы с пониженными  качественными характеристиками), или  подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.) приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей. Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Все первичные учетные  документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться  в бухгалтерскую службу в установленные  организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

После проверки первичные  документы таксируются, т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем  умножения количества материалов на учетную цену.

В настоящее время  применяются различные варианты учета материалов в бухгалтерской  службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения по местам хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей:

1) в бухгалтерской  службе ведутся карточки количественно-суммового  учета материалов, которые открываются  на каждое наименование (номенклатурный  номер) материалов. В карточках  бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями.

Таким образом, в бухгалтерской  службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях - только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и  остатки на начало следующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

В оборотных ведомостях указываются:

- номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

- наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);

- единица измерения;

- цена;

- остаток на начало месяца - количество и сумма;

- приход за месяц - количество и сумма;

- расход за месяц - количество и сумма;

- остаток на конец месяца - количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости  выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий  итог по складу.

На основе указанных  оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается  движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости  сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся  в бухгалтерской службе, с данными  в карточках складов и подразделений;

Целесообразным в практике учета материалов считается использование сальдового метода.

Сальдовый метод  учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, исходя из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные  лица складов (подразделений) ведут  количественный учет материалов в карточках  или книгах складского учета, а в  некоторых случаях и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета, подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках.

Одновременно проверяется  правильность выведения остатков.

Количественные остатки  материалов на 1 -е число каждого  месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому  номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость или сальдовую книгу сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру, в соответствии с порядком хранения материалов, определяемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах ведется  непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Прием, хранение, отпуск и учет материалов по каждому складу возлагаются на соответствующих  должностных лиц (заведующего складом, кладовщика и др.), которые несут  ответственность за правильный отпуск, учет и сохранность вверенных им материалов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С данными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учет материалов, находящихся на хранении в складах, ведется на карточках складского учета.

На складах ведется  количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе.

При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника  бухгалтерской службы.

Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие  места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материалов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации. В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом.

В карточках указываются дата совершения операции, наименование и номер документа  и краткое содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с  отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляют номера всех таких документов или составляется их реестр.