Учет материально-производственных запасов

Материально ответственное  лицо периодически сдает первичные  документы работнику бухгалтерии. После этого реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, расходу и перемещению материалов; накопление и распределение отклонений; получение ведомостей аналитического учета, инвентаризационных описей, движения материальных ценностей; синтетического учета.

Правильность и своевременность  оприходования материалов контролируется путем сличения приходных документов с расчетными документами поставщиков.

Рассмотрим пример поставки материалов. В ноябре 2011г. в ООО «ВОК-строй» поступила: доска обрезная в количестве 110 м3 на сумму 29 600,0 руб.

          В бухгалтерском учете данная операция была отражена следующими проводками:

- Дебет 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» Кредит 51 «Расчетные счета» на сумму 29 600,00 руб. (оплачен счет);

- Дебет 10.1 «Сырье и материалы» Кредит 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» на сумму 25 085,00 руб. (Отражена покупная стоимость материалов без НДС);

- Дебет 19.3 «НДС по приобретенным МПЗ» Кредит 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» на сумму 4 515,00 руб. (отражен НДС);

- Дебет 68.2 «НДС» Кредит 19.3 «НДС по приобретенным МПЗ» на сумму 4 515,00 руб. (возмещен НДС, указанный в счет - фактуре).

Отпуск материалов в  производство осуществляют на основании  требования-накладной. Пример – по требованию – накладной № 357 29.11.2011 г. со склада бригаде отпущена доска в соответствии с указанными наименованиями и номенклатурными номерами на сумму 25085-00 руб.:

Дебет 20 «Основное производство» К 10.1. «Сырье и материалы» 25085-00 руб. - отпущена доска по покупной стоимости без учета НДС, так как учет на складе ведется по учетным ценам.

 

2.4. Учет материально-производственных запасов на складе

 

         Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в ООО «ВОК-строй» созданы специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии  указывается на всех документах, относящихся  к операциям данного склада. Склады обеспечены весами, измерительными приборами и мерной тарой. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключены договора о полной материальной ответственности, При этом руководство ООО «ВОК-строй» создает необходимые условия для работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе

На предприятии ООО «ВОК-строй» учет материалов на складе осуществляют кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

 От должности кладовщик  может быть освобожден только  после сплошной инвентаризации  товарно-материальных ценностей  и передачи их по акту, утвержденному руководителем. Согласно должностным обязанностям заведующий складом выполняет следующие функции:

- руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;

- обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

- следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;

- организует проведение погрузо-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правили инструкций по охране труда;

- обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;

- участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

- контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

- принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Кладовщик ведет журнал учета материалов. При каждом поступлении  или выбытии материала делается соответствующая запись, с указанием  номера операции, даты совершения, количества, стоимости, и лица получившего материал. В конце месяца кладовщик подсчитывает обороты за месяц, и отражает сальдо на конец месяца.

 

2.5. Инвентаризация материально-производственных запасов на предприятии ООО «ВОК-строй»

 

Целью проведения инвентаризация материально производственных запасов на ООО «ВОК-строй» является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем ООО «ВОК-строй» за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации и т.д.)

Инвентаризации подлежит все имущество ООО  «ВОК-строй» независимо от его местонахождения, в том числе находящееся на ответственном хранении, арендованное.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации ООО «ВОК-строй»- бухгалтер, начальник отдела снабжения, кладовщик.

До начала проверки фактического наличия материально-производственных запасов комиссия получает последние  на момент инвентаризации записи из книги  складского учета- это служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственное  лицо ООО «ВОК-строй», кладовщик, дает расписку о том, что к началу инвентаризации все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии материалов ООО «ВОК-строй» записывают в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель ООО «ВОК-строй» создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания, перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, мерной тарой).

В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Проверка фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно- материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимает материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие  решения по устранению недостатков  в хранении и учете запасов  и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты:

- Дебет 10 «Материалы» Кредит 91/1 «Прочие доходы и расходы» - оприходованы излишки материалов.

Недостачи и порчи  запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя учетную цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу:

- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы – списана недостача материалов;

- Дебет 20 «Основное производство» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - недостача списывается на естественную убыль;

- Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - недостача списывается на материально ответственное лицо.

В бухгалтерии ведется  автоматизированный учет движения и  остатков материалов осуществляется в  карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточка учета материалов является базовым документом аналитического учета, в которой хранится полный набор информации по конкретному виду материальных ценностей. В ней отражаются данные о поставщиках, о количестве учтенных документов и указания на корреспонденцию счетов. Запись в карточках бухгалтер делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводит остаток материалов. В связи с этим бухгалтерия располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов на ООО «ВОК-строй»

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при  каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации и ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Общие требования к порядку  и срокам проведения инвентаризации определены статьей 12 Закона о бухгалтерском  учете и пунктами 26-28 Положения  по ведению бухгалтерского учета. Детализация  требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 в редакции от 08.11.2010 г.(далее Указания). В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Нетрудно убедиться, что цели инвентаризации, сформулированные в Методических указаниях, несколько отличаются, хотя, по существу, являются почти идентичными.

Указывать в учетной  политике организации обязательность проведения инвентаризаций в случае, перечисленных выше (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности), необязательно.

 

3 Совершенствование учета материально-производственных запасов в ООО «ВОК-строй»

 

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности  в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия.

1. Отлаженная работа с поставщиками.

Заказы на приобретение материалов должны делаться только после  того, как одобрен выбор поставщика. Для этого можно составить специальные перечни поставщиков. Ведение таких перечней сокращает время, расходуемое на поиск необходимой информации, что при повторе заказа существенно снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно пополняться новой информацией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками. На данном предприятии отсутствуют записи проведения анализа поставщиков. Для проведения объективного анализа должна быть разработана методика, которая максимально бы предоставляла алгоритм выбора и оценки поставщиков на основании выполнения установленных критериев по конкретным позициям. Материалы закупаются на основании 3-х основных критериев: цена, качество и сроки.

В связи со всем вышеизложенным для ООО «ВОК-строй» особенно важно:

          - вести оценку и повторную оценку поставщиков с целью определения наиболее выгодных для него партнеров;

          - определить критерии оценки поставщиков.

Также отрицательным  в учете расчетов с поставщиками является несвоевременное оформление документов по поступлению материалов. Необходимо установить четкие сроки сдачи сотрудниками первичной документации.

2. Проверка качества  материалов, укомплектованности поставок  при получении материалов.

Информация о необходимых материалах формируется на уровне бригады и передается начальнику отдела материально-технического снабжения, либо в случае больших заказов техническому директору. Контроль закупленных материалов осуществляется только визуально – по количеству и качеству. Этого может оказаться не всегда достаточным. При выявлении брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется претензия, а в особых случаях - отказ от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного поставщика из действующего реестра поставщиков. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально-производственных запасов согласно этим требованиям.