Учет материально-производственных запасов

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными па отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и являётся основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. 

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную. 

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. 

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов. 

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе. 

2 Бухгалтерский учет и аудит материально - производственных запасов 

2. 1 Учет материалов 

Первичные документы по движению материалов поступают в бухгалтерию со склада и из цехов. Здесь они группируются по складам, по синтетическим счетам, субсчетам и шифрам затрат. 

Итоги группировки первичных документов по приходу отражаются в ведомости прихода материалов. Аналогично, по расходным документам составляется ведомость расхода. 

Итоги этих ведомостей являются основанием для обобщения данных о движении материалов в сводной оборотной ведомости № 10 «Движение материальных ценностей в денежном выражении» (приложение В). 

Ведомость состоит из трех разделов. В ней формируются показатели о движении материалов в стоимостном выражении в разрезе отдельных групп, субсчетов и счетов. 

В разделе 1 приводятся данные о движении материалов по складам без разбивки по счетам и группам. 

В разделе 2 приводятся показатели по поступившим материальным ценностям в разрезе групп, счетов и субсчетов. Показатели этого раздела приводятся в учетных ценах и по фактической себестоимости заготовления (т. е. по первоначальной стоимости), т. е. здесь показываются суммы ТЗР. 

В разделе 3 показывается расход материалов, их остатки на складах в разрезе групп, счетов субсчетов в 2-х оценках: 

- По учетным ценам (FIFO, LIFO, средневзвешенной и т. д.).

- По фактической себестоимости, т. е. с учетом доли ТЗР. 

Показатели ведомости № 10 в отношении учетной стоимости оставшихся на конец месяца материальных ценностей по складам сверяются с протаксированными остатками сальдовой ведомости. Так контролируется соответствие данных складского и бухгалтерского учета. 

Параллельно бухгалтер осуществляет группировку расходных документов по направлениям затрат (производство изделий «А», «Б», «В»; административные нужды; сбытовые нужды; исправление брака; социальные нужды; ликвидация последствий чрезвычайных событий и т. д.). 

Эти проводки при журнально-ордерной форме учета отражаются в журналах-ордерах 5 и 5 а (ранее -- 10 и 10/1). 

Одним из недостатков работы нашего предприятия является то, что бухгалтерия работает еще с устаревшими журналами - ордерами 10 и 10/1 (приложение Г). 

Далее все данные заносятся в главную книгу. 

Форма учета материалов на предприятии обязательно должна быть зафиксирована в его учетной политике. 

Учетная политика организации по постановке учета поступления материально - производственных запасов требует: 

а) четкого определения границы между основными средствами и средствами труда в обороте; 

б) применения счета 10 «Материалы» с оценкой материалов на данном счете в сумме фактических затрат на приобретение; 

в) применения счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов». При этом на счете 10 материалы должны числиться по учетной цене. 

В составе средств в обороте принято учитывать следующие предметы: 

а) со сроком полезного использования менее 12 мес.; 

в) другие предметы, определяемые организацией исходя из правил положений по бухгалтерскому учету. 

В то же время за руководителем организации остается право установить для принятия к бухгалтерскому учету в составе средств в обороте меньший лимит стоимости предметов относительно предусмотренных нормативными документами. 

При выборе организацией в качестве учетной политики счета 10 «Материалы» для оценки материально - производственных запасов в сумме фактических затрат на приобретение в журнале - ордере № 6 делается запись: 

Дебет счетов 10 «Материалы»; 

19 «НДС по приобретенным ценностям»; 

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам» 

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 

Журнал - ордер № 6 открывается на месяц. В нем осуществляется синтетический учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме. Вначале записываются остатки непогашенной задолженности перед поставщиками, переходящие с прошлого отчетного периода. В течение отчетного периода записи в этот учетный регистр производятся на основании предъявленных поставщиками счетов - фактур и документов, подтверждающих приемку грузов на склад.[4] 

Для каждого счета - фактуры в журнале - ордере № 6 отводится отдельная строка, по которой записываются регистрационный номер, основные реквизиты и суммы, принятые к платежу, суммы зачета и пр. суммы, принятые к платежу, показываются развернуто по каждому элементу счета, составляющему покупную стоимость приобретенных материалов. Отдельно показываются суммы выявленной недостачи и суммы различных претензий. Излишки, выявленные в процессе приемки грузов рассматриваются как неотфактурованные поставки и показываются по отдельной строке журнала - ордера № 6. 

По неотфактурованным поставкам на основании данных документов склада о приемке осуществляется запись раздельно по каждой поставке с указанием буквы «Н» в графе «Номер счета - фактуры». Оприходование происходит по договорной стоимости с данным поставщиком, по учетной цене или цене предыдущей поставки. При получении счета - фактуры указанная выше запись сторнируется и делается обычная запись. Одновременно по строке, где указаны неотфактурованные запасы, в раздел «Отметка об оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам» проставляется номер строки, на которой произведена сторнировочная запись. 

Отметки об оплате делаются в течение двух месяцев с момента получения груза, в том числе и в части поставок, не подкрепленных документами. После истечения указанного срока неоплаченные или несписанные суммы и суммы по неотфактурованным поставкам без отметок о сторно записываются как входящие остатки на третий месяц отдельно по каждому счету - фактуре или заменяющему его документу. В дальнейшем отметка об оплате, списание или сторно производятся уже в данном журнале - ордере, в котором на последней странице приводятся сводные данные за отчетный месяц о состоянии расчетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».  

Обороты по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за отчетный месяц включают как суммы за полученные МПЗ, так и суммы по таким запасам, оставшимся в пути. 

В синтетическом учете сумму ранее акцептованного счета поставщика на материалы, не поступившие к концу отчетного месяца, покупатель принимает к учету как материалы в пути: 

Дебет счетов 10 «Материалы»: 

Субсчет «Материалы в пути»; 

19 «НДС по приобретенным ценностям» 

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам»  

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 

В следующем отчетном месяце при поступлении этих ценностей на склад ранее сделанная запись сторнируется. После этого составляется обычная бухгалтерская проводка на приход если учетной политикой принят вариант оприходования материалов по фактической себестоимости. 

Если текущий учет приобретения материально - производственных запасов ведется по покупной цене, то расходы по погрузке, транспортировке и т. д. учитываются на отдельном аналитическом счете «Транспортно - заготовительные расходы» к счету 10 «Материалы»: 

Дебет счетов 10 «Материалы» - по покупной цене: 

Аналитический счет «Транспортно - заготовительные расходы»; 

19 «НДС по приобретенным ценностям» 

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам» 

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 

Приобретение материалов через подотчетных лиц отражается в журнале - ордере № 7 записью: 

Дебет счетов 10 «Материалы»: 

19 «НДС по приобретенным ценностям» 

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам» 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 

Груз, полученный как неотфактурованная поставка, должен быть оприходован в условной оценке: по договорной цене, цене предыдущей поставки и т. п. В этой же оценке данная поставка должна быть сторнирована при получении расчетно - платежных документов: 

Дебет счетов 10 «Материалы»: 

19 «НДС по приобретенным ценностям» 

Субсчет 3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам» 

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 

После этого делается обычная запись на приход материалов в сумме, которая приведена в указанных выше документах. 

Претензии, предъявленные поставщикам при оприходовании поступивших материалов, независимо от их характера (несоответствие условиям договора, недостача и т. д.), не освобождают покупателя от обязательств перед поставщиком до даты разрешения спора и отражаются записью: 

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 

Субсчет 2 «Расчеты по претензиям»  

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 

Отказ арбитражным или иным судом во взыскании сумм недостачи, ранее предъявленных поставщику или транспортной организации в виде претензии, оформляется так:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Субсчет 2 «Прочие расходы»

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

Если на момент приемки МПЗ причина недостачи установлена (вина работников, естественная убыль и т. д.), то в этом случае общий размер потерь отражается следующей записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В последующем сумма недостачи списывается по принадлежности исходя из ее содержания за счет организации (в пределах норм убыли):

Дебет счетов 20 «Основное производство»

26 «Общехозяйственные расходы» и т. д.