Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

Валюта выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк

приобретает дорожные чеки. Для этого нужно заполнить  заявку в двух

экземплярах и  представить ее в банк. Форма заявки приведена в положении № 62

и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк.

Использовать  эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных

расходов, в том  числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим

сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).

Наличная валюта выдается организации банком на основании  заявки, но не ранее

чем за 10 рабочих  дней до даты выезда в служебную  зарубежную командировку.

Валюта в тот  же день должна быть оприходована в  кассу предприятия. Дорожные

чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе

учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в  долларах США». Порядок

ведения кассовых операций с наличной иностранной  валютой нормативными актами

Банка России не установлен.

Но организации  могут применять такой же порядок ведения кассовой книги, как и

для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены

Порядком ведения  кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением

совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Выдается наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели.

Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные  расходы

открывается отдельный  субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной  валюте».

В учете:

Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под отчет (возврат средств –

обратная проводка).

                      Отчеты о служебной загранкомандировке                     

После возвращения  из командировки работник должен представить  отчеты:

-  о выполнении  задания на командировку по форме № Т-10а;

-  авансовый  отчет по форме № АО-1.

Согласно Положению  № 62 в 10-дневный срок после возвращения  из командировки

работник должен сдать в бухгалтерию отчет  и рассчитаться с организацией за

выданную ему  под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило

иностранную валюту на командировочные расходы в  банке, то оно должно

предоставлять в этот банк отчет об использовании  выданной на эти цели

иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем

отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о

намерениях или  предварительные договоры, образцы  рекламной продукции,

прейскуранты, проспекты  и другие документы, так или иначе  подтверждающие

выполнение целей  служебной командировки. В бухгалтерском  учете по авансовому

отчету делаются проводки:

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В

зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на

командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими  счетами.

Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной валюты,

определяются  в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы  в иностранной валюте на

загранкомандировки  пересчитываются в рубли по курсу  Банка России на день

утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском

учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому

относится дата исполнения обязательств по оплате или  за который составлена

бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе

внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов

(дебет 91-2 кредит 71-2).

                           Расчеты с подотчетным лицом                          

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход

(он сдается  в кассу), либо остаток средств  в иностранной валюте. Предприятие

обязано вернуть  неизрасходованный остаток в  банк в течение 10 рабочих дней с

момента возвращения  командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в

иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату

погашения указанной  суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин

РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена

путем внесения в кассу организации эквивалентной суммы задолженности в рублях

по курсу Центробанка., она также сдается в банк.

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной

иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он

расходует во время  командировки собственные валютные средства, приобретенные

от своего имени  и за свой счет. В этом случае для  погашения перерасхода банк

запрашивает авансовый  отчет командируемого лица и документы, подтверждающие

его расходы  за пределами РФ. Организация может погашать задолженность разными

способами: в  наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте.

Если организация  не предъявила по требованию уполномоченного  банка авансовый

отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы

задолженности в наличной иностранной валюте или  в переводе на валютный счет

командируемого  лица.

                 5. Представительские расходы организации                

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими

контрагентами и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет

расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и

других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е.

осуществляет  представительские расходы.

В состав представительских  включаются также расходы организации  по приему и

обслуживанию  участников, прибывших на заседания  совета директоров (правления)

или другого  аналогичного органа организации.

В настоящее  время организациям следует руководствоваться  перечнем

представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо

непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие

общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника

в другую организацию, и т.д.

                         Оформление первичных документов                        

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских

мероприятий в  соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться

оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами,

на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)

разрешается только при наличии первичных учетных  документов, в которых должны

быть указаны  дата и место проведения деловой  встречи (приема), приглашенные

лица, участники  со стороны организации, конкретное назначение расходов и

величина расходов.

Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких

этапов:

1) оформление  так называемых подготовительных  документов;

2) оформление  уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое расходование денежных

средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

На первом этапе  в организации составляется и  протоколом правления (в

Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских  расходов на

отчетный год.

На этом же этапе  издаются внутренние организационно-распоря-

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации),

регламентирующие:

- перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в

переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на

представительские расходы;

- порядок выдачи  подотчетных сумм на представительские  расходы;

- порядок расходования  средств на представительские  расходы;

- документальное  оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на

представительские расходы;

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

На втором этапе  составляются внутренние оправдательные документы,

непосредственно связанные с проведением конкретного представительского

мероприятия. К  таким документам относятся:

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение

официального  мероприятия;

- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения

на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей

сторонней организации;

- программа проведения  деловой встречи с указанием  даты, места и сроков

проведения деловой  встречи, ФИО участников со стороны  организации и со

стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских

расходов.

На третьем  этапе ответственным лицом оформляются  и представляются в

бухгалтерию организации  документы, подтверждающие фактическое  расходование

денежных средств  на проведенное мероприятие:

-  отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет  с приложенными документами, подтверждающими  произведенные

расходы.

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания,

товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы

об оплате услуг  переводчика и т. д.