Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно  оформлен. Подписан он

должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и

сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник,

который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить  свои расходы

оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные

билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же

сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без  подробной расшифровки, то

можно создать  комиссию, которая составит акт и  укажет в нем, за что были

уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть

приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть

право торговать  без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько,

сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не

образуется.

Если же часть  денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть

остаток в кассу  предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер.

Если у работника  выданных денег не хватило, и он еще  потратил свои, то

возможны следующие  варианты:

1)    руководитель  предприятия признал, что перерасход  оправдан, работнику

должны возместить разницу;

2)    руководитель  решит, что работник проявил  излишнюю самостоятельность, то

сумму перерасхода  ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный  срок, подлежат

отражению по кредиту  счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и

потери от порчи  ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-

пассивный и  в аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету

(когда кто-то  из работников не отчитался  по подотчетным деньгам) и кредиту

(сотрудник потратил  свои деньги, а предприятие их  пока не вернуло).

В Читинском  ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр

аналитического  учета - журнал формы К-10, в нем  делается группировка,

подсчитываются  итоги за месяц.

Выдача денег  сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета

составляется  мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной

формы учета  является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры

аналитического  учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с

указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном

журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге

(Приложение 5). Сальдо  показывается развернуто в синтетическом  (Главная

книга) и аналитическом  учете, сверяются данные. На основании  Главной книги

составляется  оборотная ведомость по счетам Главной  книги и на ее основании

составляется  баланс.

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными

лицами нужно  указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по

строке 628 «Прочие  кредиторы».

     3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных

товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и

экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно

подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком,

дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный  номер

продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения

операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки

контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля.

Такой кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование

организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца;

номер кассового  аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом

НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка

горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра

ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым

чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива

и цену единицы (литра и т.п.).

                                     Пример                                    

В Читинском  облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются

талоны водителям, которые приобретаются в организации  «Нефтемаркет» по

безналичному  расчету. Допустимы расходы на покупку  запчастей (Приложение 6).

Комиссия, в которую  входят: специалист по транспорту, начальник  АХО (состав

комиссии утвержден  руководителем) признает замену запчастей  необходимым и

выносит решение  о списании старых, износившихся запчастей  на новые. В учете

это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных  запасных частей водителем;

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек  необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в

частности для  указания конкретного перечня приобретенных  товаров (например,

степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается  указывать в товарных

чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например,

канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и

стоимости приобретенных  организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки  приобретенных

товаров представители  организации должны составить акт, фиксирующий

номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является

своеобразной  накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных

товаров. При  отсутствии товарного чека акт, составленный представителями

организации и  удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей

за наличный расчет, будет выполнять функции  товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей

необходимо правильно  оформить торгово-закупочный акт, который  является в

данном случае первичным документом.

Данный акт  должен содержать реквизиты, перечисленные  в п. 13 Положения по

бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,

утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование

документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого

составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители

хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование

должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и

правильность  ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и  проверить

достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные

средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного

лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное  лицо выступает от

своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-

материальные  ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между

юридическими  лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за

счет своих  собственных средств, а уже затем  организация возмещает работнику

потраченные на эти цели денежные средства. При  этом налоговые органы в

отдельных случаях  рассматривают такую операцию как факт покупки организацией

товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в

расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров

не для собственных  нужд, а для организации работнику следует оформить покупку

от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в

интересах организации  может быть как прямое указание на данную организацию в

документах на оплату (корешках к приходному кассовому  ордеру) и передачу

товара (накладные  подписаны по доверенности или непосредственно  лицом,

имеющим право  подписи финансовых документов), так  и указание на физическое

лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в

сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по

возмещению работнику  произведенных им расходов. Выдача из кассы организации

средств производится на основании авансового отчета с  приложением к нему

необходимых первичных  документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные

ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным  товарно-

материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением

его отдельной  строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации  перед работником на

основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед  физическим лицом по

приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и  другой вариант, когда работник может  также заранее заключить

договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в

форме оплаты приобретаемых  товаров.