Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие

записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом  товарно-материальных

ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности,

приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным  товарно-

материальным  ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены  из кассы расходы по

приобретению  товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет  в этом случае должен быть утвержден  в общеустановленном порядке.

Пример

В Читинском  облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.)

выписывается  требование начальником  АХО куда расходованы средства,

руководитель  подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В

учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, –  на сумму закупленных  канцтоваров

(Приложение 3). В  учетной политике указана возможность  ведения таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги

на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило,

наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При

этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот

лимит, установленный  ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами).

В Читинском  ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного  сырья у юридического

лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом  выписывается

счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно –

закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого

документа, так  как унифицированной нет. Выплата  денег физическим лицам может

оформляться и  специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом  – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена

закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом  от 24 сентября.

В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического

лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества,

цены продукции, соответствующих подписей. Право  на сдачу мяса подтверждается

соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями  или без) в

определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое

органами госветнадзора.

В бухгалтерском  учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом  произведен закуп

сельхозпродукции.

Остатка или  перерасхода нет.

Но прежде чем  выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить,

что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация выдала под отчет  своему сотруднику 80 000

руб. на закупку  у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же

месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32

000 руб. Компьютеры  предназначены для работы самой  организацией.

Остаток неизрасходованных  средств сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия  будут сделаны следующие

проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под

отчет из кассы  на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании

авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток  неиспользованных

подотчетных сумм в кассу организации.

              4. Служебные командировки по России и за рубеж             

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя

на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной

работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует считать местом постоянной работы. На

практике местом постоянной работы считается расположенное  в определенном

населенном пункте предприятие, либо отдельная его  часть, участок, отделение,

объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех

случаях, когда  филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав

объединения, предприятия, учреждения, организации находятся  в другой

местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное

объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Не признаются командировками служебные поездки  работников, постоянная работа

которых протекает  в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или

вышестоящего  органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки

считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными  причинами признаются,

например, болезнь  самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе,

обучение без  отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и  работников до 18 лет (за

исключением творческих работников средств массовой информации, организаций

кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных

лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных

спортсменов в  соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми

Правительством  РФ с учетом мнения Российской трехсторонней  комиссии по

регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

Направлять в  служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте

до трех лет, допускаются только с их письменного  согласия и при условии, что

это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие

детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со

своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим  детей-инвалидов или

инвалидов с  детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам,

осуществляющим  уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским

заключением, а  также, согласно ст. 264, распространяется на отцов,

воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей)

несовершеннолетних.

Для остальных  работников распоряжение руководителя о выезде в служебную

командировку  является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный

проступок, за который  на работника может быть наложено дисциплинарное

взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в  командировку. Средний

заработок сохраняется  ему только в той организации, которая его

командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и

совмещаемой работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям, а

расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими

организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР,

Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных  командировках в

пределах СССР»  далее – Инструкция № 62).

Только штатные  работники, заключившие с предприятием трудовой договор,

находятся в  административном подчинении у руководителя и могут быть

направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого

предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в

другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-

правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда,

поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор  возмездного

оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок  и условия возмещения

документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе

выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы  по проезду и найму

жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются

также поездки работника, которые связаны с:

§        покупкой материально-производственных запасов;

§        осуществлением работ капитального характера (выполнением функций

заказчика и  т.п.);

§        подготовкой и повышением квалификации работников;

§        участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация

имеет вклады (акции);

§        другими аналогичными нуждами.

                     Документальное оформление командировки                    

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными

документами. Формы  этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ

от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной

документации  по учету труда и его оплаты». К числу таких документов

относятся:

– служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

(форма Т-10а);

– приказ (распоряжения) о направлении работника в  командировку (форма Т-9 или

Т-9а);

- командировочное  удостоверение (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен

возвратиться  из командировки в место постоянной работы в тот же день, в

который он был  командирован.

При направлении  работника в командировку в пределах РФ издание