Учет и анализ фонда оплаты труда

В самой бухгалтерии на каждого работника (или группу) должны заводиться следующие документы: табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12); табель учета использования рабочего времени (форма №Т-13); расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49); расчетная ведомость (форма №Т-51); платежная ведомость (форма №Т-53); лицевой счет (формы №Т-54 и Т-54а); записка – расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60); рабочий наряд; акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма №Т-73).

Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику.

Совокупность указанных первичных документов позволяет проводить вычисления по оплате труда. Эти вычисления могут проводиться в специальных ведомостях или в расчетно-платежных ведомостях. Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (подоходный налог, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам и т.п. – см. п. 11.4). Кроме этого, в расчетных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда. Это, в первую очередь, отчисления в фонды социального страхования и обеспечения.

Расчетно-платежная ведомость используется также для выплаты заработной платы. (Иногда для этой цели применяют просто платежную ведомость.)

Выдача заработной платы, премий и т.п. осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3-х рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе «Расписка в получении» платежной или расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп «Депонировано». Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы хранятся в банке в течение 3-х лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия.

1.4 Синтетический и аналитический  учет расчетов по оплате труда

Учет заработной платы может вестись как аналитически, так и синтетически, то есть как по каждому работнику в отдельности, так и обобщенно. Поэтому и учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. К регистрам аналитического учета заработной платы относятся расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки лицевой счет работника и т.п. Регистры синтетического учета – это мемориальные ордера, оборотные ведомости. На предприятии к документам по учету расчетов с персоналом по оплате труда относятся: «Расчетно-платежная ведомость» (форма №Т-49), «Лицевой счет» (форма №Т-54) и расходные ордера.

Форма №Т-54 «Лицевой счет» заводится отдельно на каждого работника организации на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу и используется для отражения расчетов по оплате труда. В лицевом счете указываются фамилия, имя и отчество работника, структурное подразделение, табельный номер и т.д. Ежемесячно в лицевом счете приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. Основанием для заполнения лицевых счетов являются первичные документы: табель учета использования рабочего времени для расчета повременной оплаты труда и по окладам, доплата за ночные часы и сверхурочное время; листки нетрудоспособности; приказы о выплате премий; оказания материальной помощи; расчеты по оплате отпусков; решения судебных органов по исполнительным листам и т.д.

«Расчетно-платежную ведомость» (форма №Т-49) применяют для расчетов с работниками за целый месяц. В ней отражается начисление и выплата заработной платы, пособий, отпускных и премий работникам организации. Заполняется ведомость по данным лицевых счетов работника. Для каждого сотрудника предприятия в ведомости отводится одна строка. В расчетно-платежной ведомости указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче. Для выплаты заработной платы на предприятии используют расходные ордера.

В настоящее время в связи с неустойчивым финансово – экономическим положением в стране особенно увеличилась роль внебюджетных фондов Российской Федерации, так как именно за счет средств этих фондов осуществляются выплаты пенсий, пособий по уходу за ребенком, отчисления, связанные с разработкой и реализацией помощи безработным, оказание медицинской помощи, выплаты различных пособий (по временной нетрудоспособности, беременности, родам и т.д.), а также финансирование домов престарелых, интернатов для инвалидов и т.д. В соответствии с Налоговым кодексом с 1 января 2001 г. введен единый социальный налог, зачисляемый в Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации. Статьей 235 НК РФ налогоплательщики единого социального налога объединены в две группы.

К первой группе относятся юридические и физические лица, производящие выплаты физическим лицам, ко второй – индивидуальные предприниматели и адвокаты.

Для организаций объектом налогообложения по единому социальному налогу признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам. Согласно ст. 241 НК РФ единый социальный налог исчисляется по регрессивной шкале ставок. Ставки дифференцированы в зависимости от величины облагаемой базы. Это означает, чем выше налоговая база на каждого работника, исчисленная нарастающим итогом с начала года, тем меньше ставка налога. Ставки единого социального налога зависят от категории налогоплательщиков.

Налогоплательщики уплачивают авансовые платежи по налогу ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца. Сумма налога, подлежащая уплате в Фонд социального страхования РФ, подлежит уменьшению налогоплательщиками на произведенные ими самостоятельно расходы на цели государственного социального страхования, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Для учета расчетов по взносам на социальное страхование, в Пенсионный фонд и на медицинское страхование используется счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Этот счет имеет следующие субсчета:

69–1 «Расчеты  по социальному страхованию»;

69–2 «Расчеты  по пенсионному обеспечению»;

69–3 «Расчеты  по обязательному медицинскому  страхованию».

Начисленные суммы в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, в фонды обязательного медицинского страхования относят в дебет тех счетов, на которые отнесена начисленная оплата труда, и в кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

В организациях по расчетам по обязательному пенсионному страхованию, как и по единому социальному налогу, должен быть организован синтетический и аналитический учет взносов и платежей. Аналитический учет взносов на обязательное пенсионное страхование осуществляется по каждому физическому лицу в индивидуальной карточке, предназначенной для учета авансовых платежей по единому социальному налогу.

Из начисленной работникам организации заработной платы, оплаты труда по трудовым договорам, договорам подряда и по совместительству производят различные удержания, которые можно разделить на три группы: обязательные удержания, удержания по инициативе организации, удержания по инициативе члена трудового коллектива.

1. Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.
2. По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания:

• долг за работником;

• ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период;
• в погашение задолженности по подотчетным суммам;
• за ущерб, нанесенный производству;
• за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей, за брак;
• за товары, купленные в кредит и т.д.

Удержания осуществляются на основании приказа руководителя организации с указанием причины удержаний, с которым должно быть ознакомлено под расписку лицо, с доходов которого производятся удержания.

3. К удержаниям по инициативе члена трудового коллектива относятся: удержания профсоюзных взносов, удержания в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника.

Обязательные удержания возникают из нормативной базы (налоги на доходы физических лиц; удержания по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу третьих лиц).

При начислении заработной платы все виды удержаний вносятся в расчетно-платежную ведомость предприятия. Также для каждого вида удержаний существуют свои документы, которые каждому предприятию необходимо учитывать.

Удержания алиментов производятся в соответствии с семейным кодексом РФ. Поступившие в бухгалтерию организации исполнительные листы или заявления плательщика регистрируют в специальном журнале или карточке и хранят как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному исполнителю.

В письменных заявлениях о добровольной уплате алиментов работники обязаны указать следующие данные: фамилию, имя отчество заявителя и получателей алиментов, дату рождения детей ли других лиц, на содержание которых взыскиваются алименты. Адрес лица, которое будет получать алименты, размер алиментов.

Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусмотрена Трудовым кодексом. Различают полную и ограниченную материальную ответственность. Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества. Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй – у работника. Полная материальная ответственность возникает при получении работником какого-либо имущества по разовой доверенности или другим разовым документам под отчет в случае, когда ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или порчей какого-либо имущества, а также когда ущерб причинен в состоянии наркотического опьянения или он явился следствием преступных действий работника, установленных приговором суда.

Удержания из заработной платы могут устанавливаться (кроме налогов) только по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ (ст. 137). Ст. 138 ТК РФ устанавливает предельный размер всех удержаний из заработной платы – 20 процентов, а в иключительныхслучаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Таблица 1. Корреспонденция счетов по операциям начисления заработной платы