Учет и анализ движения денежных средств

     Схема ведения кассовых операций на предприятии  представлена на рисунке 2.1.  

     

     Рис.2.1. – Ведение кассовых операций в ОАО «ЮгПолиграфИздат» 

     Первичные документы в ОАО «ЮгПолиграфИздат» оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Поступление наличных денег в кассу ОАО «ЮгПолиграфИздат» оформляют приходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

     При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

     Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

     В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

     Отрывную  квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации  приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

     Выдача  наличных денег из кассы организации  оформляется расходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном  экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

     Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

     Сумма проставляется цифрами в соответствующей  рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

     Ордер также подписывает человек, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля ) и свою подпись.

     Кассир  записывает в соответствующей графе  его паспортные данные.

     Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир погасит их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

     Расходные кассовые ордера регистрируют в журнале  регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности.

     В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно – платежную ведомость. Ведомость оформляется при выдаче заработной платы работникам организации

     На  общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.

     При работе с кассовыми документами  кассиром ОАО «ЮгПолиграфИздат» соблюдать следующие требования:

     приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко шариковой ручкой;

     в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);

     прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только в день их составления;

     в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

     Сумму денежных средств, поступившую или  выданную из кассы, в ОАО «ЮгПолиграфИздат» отражают в кассовой книге.

     В ОАО «ЮгПолиграфИздат»при приёме кассира на работу, руководитель организации ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составлен по типовой форме, которая приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

     Договор предусматривает ответственность  кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов.

     Договор составлен в двух экземплярах:

     - один экземпляр остался у кассира;

     - второй экземпляр - в бухгалтерию.

     Со  стороны организации договор  подписал главный бухгалтер.

     После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве организации в течение 5 лет.

     В связи с тем, что в исследуемой  организации применяется журнально  – ордерная форма ведения учета, то производится заполнение Журнала - ордера №1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 « Касса » с ведомостью к нему №1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов.

     Записи  в Журнал-ордер и ведомость  производятся итогами за день. Итоги  за день в разрезе корреспондирующих  счетов устанавливаются путём подсчёта сумм однородных операций, отражённых в кассовом отчёте или приложенных к нему документах. Каждому отчёту кассира в учётных регистрах отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчёт. Количество занятых строк в журнале соответствует количеству сданных кассиром отчетов.

     Остаток средств в кассе приводится в  ведомости на начало и на конец месяца. На протяжении месяца, для контроля, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

     По  окончании месяца бухгалтер переносит  итоговые данные из Журнала - ордера №1 и ведомости №1 в Главную книгу.

     На  предприятии ОАО «ЮгПолиграфИздат» бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности.

     Синтетический учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

     В ОАО «ЮгПолиграфИздат» применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».

     Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

       Получены наличные деньги со  счетов в банках:

       Дебет 50 «Касса» 

       Кредит 51 «Расчетный счет»; 

      52 «Валютный счет»; 

      55 «Специальные счета в банках».

     2. Поступления наличных денег от  реализация продукции, основных  средств, прочих активов:

       Дебет 50 «Касса» 

       Кредит 62 « Расчеты с покупателями  и заказчиками »;

      76 « Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами »;

      90 « Продажи »;

      91 « Прочие доходы и расходы  ».

     3. Возврат в кассу ранее выданных  авансов, излишне выплаченных  сумм заработной платы, неизрасходованных  подотчетных сумм:

       Дебет 50 «Касса»

       Кредит 62 « Расчеты с покупателями  и заказчиками »;

      70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;

      71 « Расчеты с подотчетными  лицами »;

      76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами ».

     4. Поступления наличных денег в  погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:

       Дебет 50 « Касса »

       Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям»;

      75 «Расчеты с учредителями»;

      76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами».

     5. Получены наличные деньги от  дочерних (зависимыми) организации  и подразделений организации: 

       Дебет 50 « Касса »

       Кредит 79 « Внутрихозяйственные расчеты ».

       Поступление в кассу процентов  по векселям, дивидендов по ценным  бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:

       Дебет 50 « Касса »

       Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами ».

       Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:

       Дебет 50 «Касса» 

       Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам »; 

      67 « Расчеты по долгосрочным  кредитам и займам ».

       Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования:

       Дебет 50 « Касса »

       Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам »; 

      67 « Расчеты по долгосрочным  кредитам и займам »;

      86 « Целевое финансирование ».

     9. Поступления наличных денег в  счет доходов будущих периодов (арендная плата авнсом, плата  за комунальные услуги и т.д.)

       Дебет 50 « Касса »

       Кредит 98 « Доходы будущих периодов  ».

     Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками: