Учет дебиторской задолженности

   В процессе совершения сделок возможны факты неисполнения договорных обязательств одним из контрагентов. В этом случае одна из сторон предъявляет претензии другой, нарушившей условия договора. Претензия должна быть составлена в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у организации, предъявившей претензию, второй — передается контрагенту, ответственному за нарушение условий договора. В претензии конкретизируются факт нарушения договорных обязательств и в связи с этим соответствующие требования по возмещению потерь и расходов организации исходя из документов, подтверждающих размер потерь и расходов. Такими документами являются копии квитанций, счетов-фактур, платежных документов, актов и др. Только после признания претензии другим участником сделки или судом ее сумма отражается в учете по дебету счета 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

  Также записи делаются по претензиям, связанным с выявлением недостач груза, сверх допустимых договором норм. Претензии предъявляются покупателем и при получении товара ненадлежащего качества (технические неисправности, дефекты внешнего вида и т. д.) или ненадлежащего ассортимента. Так, при получении товаров не соответствующих ассортименту, определенному в договоре, покупатель вправе: отказаться от всех товаров и принять их на ответственное хранение; оприходовать товары, соответствующие согласованному ассортименту; потребовать замены товаров ненадлежащего ассортимента. Предъявленные покупателем и признанные поставщиками и подрядчиками претензии отражаются бухгалтерской записью:

            Дебет сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

            Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

         при принятии на ответственное хранение товаров, по которым предъявлена претензия, —

              Дебет сч. 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;

       претензии, предъявленные поставщиками и подрядчиками в связи с использованием материалов ненадлежащего качества в производстве, в результате чего зафиксированы брак и простои, —

            Дебет сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

               Кредит счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве»;

        претензии организаций, предъявленные кредитным организациям по ошибочно списанным суммам, —

            Дебет сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

              Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;

       суммы претензий (штрафов, пеней, неустоек), в размерах признанных контрагентами или решениями суда, взыскиваемые с поставщиков подрядчиков, покупателей, транспортных организаций и других организаций за нарушение условий договора —

          Дебет сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

          Кредит сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы»;

      при этом сумма дохода облагается налогом на добавленную стоимость, который отражается до погашения дебиторской задолженности —

          Дебет сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы»

          Кредит сч. 76, субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС»;

      при получении денежных средств по предъявленным претензиям—  в соответствии с выписками по счетам денежных средств —

             Дебет сч. 51 «Расчетные счета», 55, субсчет 2 «Аккредитивы» и др.

           Кредит сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»;

    одновременно отражаются расчеты с бюджетом по НДС -

             Дебет сч. 76, субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС»

            Кредит сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам».

  Аналитический учет по счету 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям», строится так, чтобы получить информацию по каждой претензии (даты ее предъявления, принятия на учет и погашения дебиторской задолженности), а также суммы задолженности по каждому дебитору. 

  2.4. Учет списания дебиторской задолженности. НДС при списании  дебиторской задолженности

  Одной из важнейших предпосылок обеспечения реальности статей баланса, включающих дебиторскую задолженность, является подтверждение полноты отражения этих сумм в учете, а также своевременность списания просроченной задолженности. С этой целью организации ежегодно проводят инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, другими дебиторами и кредиторами. Итоговые данные инвентаризации дают возможность выявить суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшими сроками их погашения, списание которых производится за счет финансовых результатов. В этой связи отметим, что своевременность и соблюдение порядка списания просроченной дебиторской и кредиторской задолженности позволяют организациям правильно определить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

  Рассмотрим установленный порядок списания дебиторской задолженности в соответствии с действующими нормативными актами.

  Дебиторская задолженность в зависимости  от возможностей ее истребования (возврата) организацией-кредитором подразделяется на истребованную и неистребованную. Исходя из этого деления, применяется различный порядок списания дебиторской задолженности.

  Истребованной дебиторской задолженностью считается  та, по которой организация-кредитор предпринимает определенные действия с целью выполнения организацией-должником обязательств по расчетам. К таким действиям урегулирования отношений с организацией-дебитором относится: досудебный порядок урегулирования споров, в случаях, если он предусматривался Федеральным законом для данной категории споров или договоров (предприятия железнодорожного, автомобильного и водного транспорта), а также предъявление иска в арбитражный суд с приложением документов, подтверждающих уплату государственной пошлины; направление копий искового заявления и приложенных к нему документов. Из этого следует, что предъявление иска является обязательным условием истребования дебиторской задолженности.

  Истребованная дебиторская задолженность списывается  по истечении срока исковой давности по приказу руководителя организации на финансовые результаты или за счет резервов сомнительных долгов.

  Согласно  ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года. В течение указанного срока законодательством предусматривается защита права по иску лица, право которого нарушено. Срок исковой давности определяется с момента окончания срока исполнения обязательств. По обязательствам, по которым не установлена дата их исполнения, срок исковой давности наступает с того момента, когда у кредитора возникает право предъявить требования об исполнении обязательств. При этом законодательством предусмотрено, что сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашениями сторон.

  Истребованная дебиторская задолженность отражается организацией-кредитором бухгалтерской записью:

             Дебет сч. 91, субсчет 2 «Прочие доходы»

             Кредит счетов 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

  Дебиторская задолженность организации, не погашенная в  сроки, установленные договорами и не обеспеченная соответствующими гарантиями, считается сомнительным долгом. Действующими нормативными актами предусматривается право организации создавать резерв по сомнительным долгам, возникшим в результате невыполненных обязательств по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги. 

  Если  резерв по сомнительным долгам не создавался, суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, включаются в расходы организации (п. 14.3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99)). При этом производится запись:

            Дебет сч. 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет “Прочие расходы”

             Кредит сч. 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” и др. –

      -  списана сумма дебиторской задолженности.

  В дальнейшем, если должник вернет ранее  списанный долг, производится запись:

            Дебет сч. 51 “Расчетный счет” и др.

             Кредит сч. 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет “Прочие доходы”. –

        -  погашена задолженность.

  Списанную задолженность также необходимо отражать по дебету забалансового счета 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет с момента списания. При погашении такого долга производится запись по кредиту счета 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".

    НДС при списании дебиторской  задолженности

  У организаций, утвердивших в учетной  политике для целей налогообложения момент определения налоговой базы по НДС по мере отгрузки и предъявлении покупателю расчетных документов (по отгрузке), исчисление и уплата НДС производится в день отгрузки (передачи) товара (работ, услуг) с учетом перехода права собственности в соответствии с положениями ГК РФ. У таких организаций не возникает вопроса, когда исчислять НДС с просроченной дебиторской задолженности, так как они начислили этот налог, отгрузив товары (выполнив работы, оказав услуги).

  Организации, утвердившие в учетной политике для целей налогообложения момент определения налоговой базы по мере поступления денежных средств (по оплате), исчисляют и уплачивают НДС в день оплаты отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Определение даты начисления и уплаты налога при неисполнении контрагентом своих обязательств до истечения срока исковой давности производится в соответствии с нормами п. 5 ст. 167 НК РФ. Датой оплаты товаров (работ, услуг) признается наиболее ранняя из дат:

• день истечения указанного срока исковой давности;
• день списания дебиторской задолженности.

 Организация, определяющая выручку "по оплате", списывая безнадежную дебиторскую задолженность, должна уплатить в бюджет НДС, \числящийся в бухгалтерском учете на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по неоплаченному НДС". 

  2.5. Резерв сомнительных долгов 

   Как известно, дебиторская задолженность  по истечении срока исковой давности (3 лет с момента окончания срока  исполнения договора) списывается на внереализационные расходы предприятия в виде убытка. Это, естественно, уменьшает налогооблагаемую прибыль предприятия и соответственно налог на прибыль. Но единовременное списание таких убытков приводит к несопоставимости прибыли и налога на нее по отдельным периодам, что искажает показатели финансового состояния предприятия.

     В целях устранения этого недостатка предприятия, ведущие учет доходов и расходов, в целях налогообложения по методу начислений могут заранее формировать специальные резервы по сомнительным долгам, признаваемые внереализационными расходами.

  Цель  резерва по сомнительным долгам - равномерное  списание на внереализационные расходы  не полученной в течение срока  исковой давности дебиторской задолженности.

     При создании и использовании резерва по сомнительным долгам необходимо учитывать следующие условия:

• создание резерва должно быть оговорено в учетной политике организации;
• резерв сомнительных долгов создается только по расчетам за реализованную продукцию, товары, работы и услуги;
• сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последний день отчетного периода инвентаризации дебиторской задолженности;
• общая сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 % от выручки отчетного (налогового) периода;
• сумма резерва  исчисляется   отдельно  по каждому сомнительному долгу;
• сумма резерва исчисляется в зависимости от сроков возникновения задолженности (см. табл.2).

   Таблица 2.- Включение задолженности в  резерв в зависимости от сроков возникновения